In dit artikel...
Die takenlijst wordt alleen maar langer
Nog toen ik studeerde ergens in 2007 kwam ik in contact met Getting Things Done. Een productiviteitssysteem waarmee je zou veranderen in een productieve superster. Het kost wat werk allemaal – je moet een ingewikkeld takensysteem bijhouden – maar dan héb je ook wat.
Nooit meer een project dat niet wordt afgerond. Nooit meer last van uitstelgedrag. Nooit meer een deadline missen!
Tja. Het klinkt geweldig. Maar de realiteit bleek weerbarstiger.
Ja, ik begon trouw met het opbouwen van mijn GTD systeem. En een aantal principes heb ik dankbaar geïntegreerd in mijn leven. Een onderdeel van GTD en veel vergelijkbare systemen is dat je al je taken uit je hoofd schrijft. Dat je een lange lijst maakt met alles wat je wilt doen, zodat je nooit meer iets vergeet en alles uiteindelijk voltooid wordt.
Maar terwijl ik mijn leven aan het versimpelen was kwam ik tot een hele interessante conclusie: als ik eerlijk tegen mezelf ben, gebruik ik mijn takenlijst alleen om taken toe te voegen maar nooit om taken weg te strepen.
Toch vreemd.
Ben je klaar voor een positieve spiraal?
Ik leer je de snelle & moeiteloze weg naar een positief leven dat overloopt van blijdschap, rust, balans & betekenis. 🎉
In het Broednest volg je onbeperkt tientallen praktische compacte cursussen. Al meer dan 13 duizend mensen gingen je voor!
Mijn takenlijst was een wensenlijst
De zaken die ik toevoegde aan mijn takenlijst waren niet zozeer de dingen die moesten gebeuren. Want die dingen hoef ik niet op te schrijven, die doe ik toch wel.
Nee – het bleken vooral wensen. Dingen die leuk zouden zijn, maar niet echt essentieel zijn. Dingen als Spaans leren of projecten voor soChicken die leuk zouden kunnen zijn, maar waarschijnlijk nooit het daglicht zullen zien.
Wanneer ik dan een keer echt aan bak moet, omdat ik een belangrijk project wil afronden, vermijd ik altijd mijn takenlijst. Dan maak ik een korte lijst in mijn notitieboekje die ik dezelfde dag nog afwerk.
Want het voelt zo lekker om te krassen en te strepen. En het is zo fijn dat een pagina ergens stopt. In tegenstelling tot digitale lijsten waar altijd nog een taak aan kan worden toegevoegd.
Het voelde ineens heel tegenstrijdig. Al die ballast in dat takenprogramma, terwijl ik mijn leven aan het versimpelen ben op vrijwel alle andere fronten. Waarom zeul ik al die ellende met me mee? Waarom vraag ik zoveel van mezelf terwijl het zoveel eenvoudiger kan?
Dus ik bevrijdde mezelf van mijn takenlijst
Ja. En het was heerlijk. Ik isoleerde de paar dingen waarvoor ik mijn takenlijst op een effectieve manier gebruik, en vond andere manieren om ze onder te brengen.
- Checklists verplaatste ik naar de notities app op mijn Mac.
- Hetzelfde deed ik met de lijst met artikel ideeën voor soChicken.
En sinds die dag werk ik zonder todo lijst. Zonder programma met projecten, next actions en taken die ik nooit zal uitvoeren.
Want weet je – als het echt belangrijk is doe ik het wel. Als het ‘leuk’ is maar niet echt belangrijk – dan is het jammer. Dan zal ik het waarschijnlijk niet doen, en daar gaat een takenlijst niets aan veranderen.
Hoe ik nu werk
Ik werk nu een stuk lichter. Zonder schuldgevoel over allemaal taken in een takenlijst. Ik ben weer terug gegaan naar de basis: ’s avonds of ’s ochtends even in mijn notitieboekje opschrijven wat ik vandaag wil bereiken. Ik check even mijn agenda en maak vervolgens een simpel lijstje met een handjevol taken die ik aan het einde van de dag afgerond heb.
Meer niet.
Ik vraag me niet zozeer af wat voor taken er nog op mijn takenlijst staan. Ik vraag me af: ”Op welke manier kan ik vandaag het meest bijdragen?”
Vaak is dat schrijven. Soms is dat administratief werk. Andere keren is het plannen, programmeren of studeren op een nieuw onderwerp.
En nooit is dat: kijken naar mijn ellenlange takenlijst, een willekeurige taak uitzoeken en daaraan werken.
- Ik voel me minder overweldigd.
- Ik krijg meer voor elkaar.
- Ik voel me niet langer schuldig vanwege alles wat ik niet doe.
- Ik vertrouw meer op mijn intuïtie, ik weet dat ik belangrijke dingen toch wel zal doen.
- Ik heb meer plezier in mijn werk.
- Ik heb een app minder op mijn MacBook en iPhone.
- Ik hoef geen takenlijsten meer te organiseren.
- Ik stel geen belachelijke eisen meer aan mezelf om te voldoen aan één of ander systeem dat niet bij me past.
Logisch allemaal. Maar om één of andere reden was het best een ding om los te laten.
Ik werk al met een takenprogramma sinds 2007. En pas nu heb ik de ervaring en het inzicht om te beseffen dat al dat geneuzel met taken me niet productiever maakt maar wel gestrest.
Dus ik ben blij dat ik het overboord heb gegooid. Weer een stukje minder ballast. :)
Een simpel leven is een goed leven
Dat is hoe ik er tegenaan kijk. Eenvoud helpt je krachtig, energiek, gefocust, kalm en gelukkig door het leven te gaan.
Ik zeg: weg met de chaos, gooi de ballast overboord, schrap de overbodige meuk. En maak je leven stap voor stap simpeler.
Wil je weten hoe je dat het slimst kunt aanpakken? Neem dan eens een kijkje naar mijn online cursus Minder meuk, meer leuk. Dan leg ik je stap voor stap uit hoe ik het doe.
Reacties
Awel (dit is Belgisch meer bepaald Antwerps!), dit maakt me nu blij zie! Al jaren, sinds jij het aanraadt (!) zit ik te knoeien met takenlijsten en soms brengen ze me ergens, en soms baal ik ervan. Uiteindelijk kwam het altijd neer op: ik doe wat ik VOEL dat ik wil doen. Wat echt nodig is om te doen (‘moet’), doe je toch. Het enige om mij voor te behoeden is uitstellen van die dingen die ik niet zo leuk vind of waar ik nog niks van ken en dus veel tijd en energie en hersenwerk in moet steken. Gelukkig ben ik mij van dat uitstelgedrag bewust en zet ik me er op zeker moment toch aan, zin of niet. Maar dat komt als vanzelf, zo van: ‘this is the moment’ om het te doen. En dan doe ik het! Eigen gevoel en flow volgen geeft inderdaad veel rust. Ik ben natuurlijk ook een heel klein beetje ouder dan jij Jelle 😜
Zo herkenbaar! Ik heb nu mijn takenlijst gelimiteerd tot zes taken (afpsraken inclusief), dus vandaag staat er op de planning 5 taken en een afspraak. Daarna mag ik niets meer doen. Lezen misschien, of op een andere manier NIET productief zijn. Ben benieuwd hoe ik het ga vinden. Gewoon leuke dingen mogen doen. Bewust tijd voor inplannen. Jeetje. Ik vind het heel erg spannend.
Zo grappig om te lezen!
Was ik hier net zelf ook achter gekomen. En het werkt! Ik doe meer op een dag en aan het einde van de dag brengt het een goed gevoel.
Hoi Jelle,
Ik begrijp helemaal hoe heerlijk het moet zijn om die lijst los te laten. Maar voor mij zit de meerwaarde van getting things done niet eens zozeer in dat ik dóe wat op de lijst staat, maar in het opruimen van mijn hoofd en de ‘calm and relaxed control’ die ik ervan krijg. Niet-essentiële taken blijven bij mij ook vaak lang hangen, en eens in de zoveel tijd schoon ik de lijst radicaal op. Maar zeker als projectleider met superveel verschillende taakjes en zaken om in de gaten te houden geeft het me de rust van overzicht hebben. En daarmee mijn nachtrust :) Sinds ik hiermee werk lig ik niet meer wakker van mijn werk!
Voor mij ligt de grootste kans in het én-én. Je hoofd leegschrijven en taakjes ergens parkeren. En dan mede op basis daarvan ‘s ochtends bepalen wat voor waarde je die dag gaat toevoegen ofwel welke dingen je gaat oppakken. Met de rust in je hoofd dat je geen belangrijke dingen kunt vergeten. Mijn doelen staan er ook gewoon als project bij trouwens! En helpen me juist om me daar zelf regelmatig weer even aan te herinneren of ik niet teveel niet-belangrijke dingen aan het doen ben.
Kortom, een kleine nuance van een toch wel tevreden GTD-gebruiker.
Groetjes! Kim
Hoi Jelle, bij mij komt er 1 ding op als ik je verhaal lees. De dagindeling van Benjamin Franklin ;-)
En wat Kim vertelt dat herken ik wel, het overzicht hebben van de dingen die ik niet doe geeft mij inderdaad ook (nacht)rust.
Weer een inspirerend stuk Jelle. En ook herkenbaar, veel taken zijn wensen waar ik nooit aan toe kom. Toch sluit ik me ook bij Kim aan. Ik heb ook veel taken waarbij andere mensen van me afhankelijk zijn. Die schrijf ik op, met een notitie met wat details en bv telefoonnummers. Dit helpt me om mijn hoofd leeg te maken en zaken niet te vergeten. Wel zo simpel mogelijk, en dus niet te veel GTD theorie. Het moet geen doel op zich worden. Ik probeer het aantal apps op mijn telefoon te beperken, maar Wunderlist is voor mij wel een noodzakelijke.
Interessante topic Jelle :) maar voor mij werkt wat anders.
Ik ben project manager met heel veel deadlines. Werken zoals jij voorstelt “would drive me crazy”
Ik heb niet echt een takenlijst, maar ik plan meteen m’n to do’s in de agenda in.
Dat wil zeggen dat ik een taak onder de vorm van een afspraak met een duur die ik inschat dat de taak gaat duren, in m’n agenda zet.
Dit voorkomt ook dat je een ellenlange takenlijst per dag hebt die je toch niet kan afwerken.
Want alle taken zijn op duur ingeschat. En ik zit er zelden naast.
En komt er een ongeplande taak tussen, dan ga ik schuiven met taken die minder dringend zijn.
En zo kom ik eerlijkheidshalve wel taken tegen die altijd als eerste gaan schuiven, misschien moet ik wel erkennen dat dat de nice to have taken zijn, maar niet essentieel.
Dit laatste hou ik wel over van je artikel – dank je !
Hoi Jelle,
Goed om dit onderwerp eens te brengen. Ook ik vind de lange lijsten demotiverend en val vaak terug op dagelijks als start een lijstje te maken. Werk heel lekker.
Het voordeel is dat je meer op je intuïtie werkt. Als je al genoeg focus hebt, is het ook niet hinderlijk om elke dag een nieuw lijstje te maken.
Met kenniswerk, vooral binnen bedrijven, is het werk vaak gevarieerd en werk je aan vele onderwerpen tegelijk. Zoals rollen als projectleiders hierboven ook al aanstippen. En dan is je brein niet altijd even precies helaas….
Waar ik enthousiast over ben is Getting Results the agile way van J.D. Meijer. Je zou het als een modernere, meer wendbare (Agile) opvolger van GTD kunnen noemen, wat aansluit bij deze tijd waarin zaken elke dag veranderen. Je denkt misschien weer een volgende methode, maar veel principes komen eigenlijk overeen. De belangrijkste zijn denk ik:
– om perspectief te hebben en houden
– om je rollen te kennen
– om je gewenste resultaten te kennen
– om je te focussen. Kies 3 dingen voor elke dag, week en maand
– de rest te laten (someday maybe of later lijst, inactieve projecten lijst of een backlog bijhouden, wachten op en vooral NEE zeggen, ook tegen jezelf)
Dus om blij te blijven met elke dag een lijst, moeten eigenlijk de bovenstaande dingen ‘in place’ zijn, denk ik.
Groet,
Sander
Je hebt vast het boek ‘Ik heb de tijd’ over tijdsurfen van Paul Loomans gelezen? 😉
Zo niet dan is dat zeker een aanrader, voor nog meer tips.
Hoi Jelle,
Alles staat of valt met de inrichting van je takenlijst. Als bewust en zéér consequent gebruiker van de GTD manier van denken weet ik dat een takenlijst niet gestressed hoeft te maken.
Wat het gestressed maakt is de hoeveelheid die je uit je takenlijst toelaat in je dagplanning. En dat knopje afstellen, dat is precies de stap waar je achterkwam toen je je takenlijst afzwoer. Je had die keuze ook prima kunnen maken met behoud van je takenlijst hoor!!
Maar prima als je zonder takenlijst door het leven kunt. Dat is meer het gevolg van het structureel wegsnijden van overbodige zaken uit je leven. Dan wordt je takenlijst vanzelf zo kort dat je hem niet meer op hoeft te schrijven. En dan valt het onderhoud ook automatisch weg.
Groetjes, Frank.
GTD-Master by experience.
Hoi Jelle, heel herkenbaar want ik word ook soms gek van mijn lijstjes die steeds langer worden. Maar helemaal schrappen en alleen naar je plannen voor de dag kijken, vergeet je dan niet je lange-termijn wensen/doelen? Om daar een middenweg in te vinden heb ik nu naast de taken die ik snel kan afhandelen dan een ‘wensenlijstje’ waar ik bijv. alleen halverwege en aan het eind van het jaar naar kijk om te kijken of ik nog goed op koers zit.
Hoi Jelle, wat een heerlijk stuk om te lezen. Altijd was ik van de lijstjes en nooit werkte ik ze af. Lijstjes maken kan soms rust in mijn hoofd geven, maar ook stress en ontevredenheid als ik ze niet afgewerkt had. GTD heeft me nooit kunnen boeien, veel te ingewikkeld ;-)
Sinds kort schrijf ik in mijn dagboek een Done lijstje ipv een Todo. Heerlijk om na de dag opgeschreven te zien dat ik wel heel veel gedaan heb als dat soms niet zo voelt.
Het is een aanrader!! Groetjes Monique
Hoi Jelle,
Ik gebruik net als Kim de combinatie van een takenlijst in Trello om mijn hoofd leeg te maken en niet steeds hetzelfde opnieuw te verzinnen, en een dagelijks lijstje van wat ik die dag voor elkaar wil krijgen. Op mijn dagelijkse lijstje staan inderdaad maar een paar punten die ik de avond ervoor bepaal. Mijn backlog in Trello gebruik ik om ideeën en taken te droppen die door de dag heen opkomen. Waar ik vroeger heel ad hoc van het een naar het ander sprong, gaat alles nu naar de backlog.
Het klopt dat er veel op de backlog staat wat ik wellicht nooit ga doen, maar daar heb ik geen last van. Sterker, ik gooi met liefde taken en ideeën naar mijn Trello archief. Het voelt goed om ook bewust te kiezen voor wat ik niet ga doen.
Sinds kort zit er met deze methode echt een flow in mijn werk en heb ik het gevoel dat ik mijn tijd goed gebruik en focus kan houden.