1. Check je mail minder
Hoe vaker je je mail checkt, des te meer mail je lijkt te krijgen. Moet je tot de conclusie komen dat je tijdens je werk 10 keer per uur je mail checkt? Dan is het tijd voor een verandering in je gewoonte.
Rij jij naar de supermarkt zodra de melk op is? Of zet je de wasmachine aan zodra er een paar sokken in de wasmand ligt? Natuurlijk niet. Waarom zou je dit gedrag dan wel in je mailbox vertonen?
Niemand verwacht van je dat je ieder mailtje direct opent en leest. Sterker nog, mensen die je een email sturen verwachten vaak pas reactie binnen 1 tot 2 dagen. Waarom zou je dan zoveel tijd verspillen in je mailbox?
Leer om je mail te laten ophopen in je mailbox, hoe tegenstrijdig dit in het begin ook mag voelen. Laat de mail rustig binnenstromen zonder dat je er naar omkijkt. Vervolgens kun je 2 of 3 keer per dag je mailbox checken, en de berichten in één keer behandelen. Hiermee bespaar je tijd en raak je minder snel afgeleid. Lees ook Batch je Taken en Bespaar Tijd
2. Maak een beslissing over ieder mailtje
Heb je mailtjes die al dagen of weken rondhangen in je mailbox? Waarschijnlijk zijn dit mailtjes waarop je nog steeds geen beslissing hebt genomen. Je wilt ze beantwoorden, maar het voelt steeds gewoon even te moeilijk om dat te doen.
Maak er een gewoonte over ieder mailtje direct een beslissing te maken. Er zijn maar een beperkt aantal keuzes:
- Weggooien/Spammen
- Archiveren
- Beantwoorden
Als je je mail slechts 2 tot 3 keer per dag checkt kun je vaak binnen 20 minuten al je mails verwerken, inclusief het beantwoorden.
3. Zorg dat je mailbox iedere dag leeg is
Zodra je nummer 2 hebt doorlopen is je mailbox in principe leeg. Er zijn veel mailtjes verdwenen in de prullenbak en spamfolder. Er zijn veel mails in het archief verdwenen en je hebt er een aantal beantwoord. Je inbox is nu leeg.
Maak er een gewoonte van om je mailbox iedere dag minimaal één keer leeg te krijgen. Dit geeft rust en controle. Zijn er lange mails die je nog moet beantwoorden maar heb je daar nu geen tijd voor? Stop die dan in een aparte map genaamd “Beantwoorden”.
De inbox hoort alleen als inbox te fungeren. Als je je brievenbus checkt laat je er toch ook niets in liggen? Je pakt alle post eruit, en verwerkt het vervolgens verder. Doe dit ook met email.
Zorg er vervolgens voor dat de ‘Beantwoorden’ map vaak gecheckt wordt en zo snel mogelijk helemaal leeg is. Leeg deze map zeker om de dag.
4. Filter onnodige email uit je leven
In vrijwel alle email programma’s vind je een manier om je inkomende mail te filteren. Zo kun je het zo instellen dat al die leuke doorstuurmails van je collega direct in de prullenbak belanden. Of wat dacht je van die irritante Hyves berichten? Of mailtjes die keer op keer door de spamfilter glippen, of die nieuwsbrief waarvoor afmelden onmogelijk lijkt.
Gebruik filters om je inbox te beschermen. Je wilt zo weinig mogelijk mail ontvangen zodat je niet onnodig veel mail hoeft te verwerken. Wees creatief en gebruik de filters in je voordeel.
5. Reageer kort en krachtig
Wees beknopt en to-the-point in je mailcontact. Dit bespaart tijd en ruis in de communicatie. Begroet de ander vriendelijk, zeg iets persoonlijks, maak je punt en sluit vriendelijk af. De meeste mails hoeven niet langer te zijn dan 5 regels.
Wil je ervoor zorgen dat andere mensen je niet constant blijven mailen? Mail dan met ‘als-dan’ regels. Dit werkt als volgt: “Jan, je kunt het rapport ophalen bij Suzanne. Als je na het lezen nog vragen hebt dan kun je die ook aan haar stellen. Als zij het rapport niet blijkt te hebben dan kun je aan Mark vragen of hij het opnieuw uitprint.”
Hiermee voorkom je dan ‘Jan’ je steeds mailt met vragen die voorkomen kunnen worden.
