Kleine tijdrovende taken
Iedereen heeft in het dagelijks leven kleine taken die regelmatig terugkomen. Denk aan het beantwoorden van je mail, het verwerken van je post, de administratie op orde brengen, de vaat opruimen en het onkruid in de tuin verwijderen.
Kleine taken kosten op zich niet zoveel tijd. Als je ze echter vaak opnieuw moet uitvoeren kunnen al die kleine taken bij elkaar vrij tijdrovend zijn. Door de taken te batchen kun je dan veel tijd besparen.
De prijs van wisselen tussen taken
Telkens als je een taak afrondt of besluit iets anders te gaan doen moet je je aandacht en focus verplaatsen. Je haalt het dan weg bij de taak waar je mee bezig was, en moet het verplaatsen naar de nieuwe taak. Dit proces kan je veel tijd kosten, afhankelijk van hoe sterk je focus is.
Bij iedere taakwisseling betaal je een prijs. Het kost je namelijk altijd focus en tijd om de nieuwe taak op te pakken en hier goed mee aan de slag te gaan. Als je op een dag twintig keer je mail checkt moet je dus twintig keer je focus wegnemen van wat je aan het doen bent, twintig keer je mailprogramma voor je halen en twintig keer verwerken wat er binnenkomt. Vervolgens moet je je aandacht twintig keer opnieuw bij elkaar rapen om terug te keren naar de taak waar je mee bezig was.
Door kleine taken zoals het checken van je mail te batchen kun je een groot deel van deze ‘prijs’ minimaliseren. Je bespaart hierdoor veel tijd en krijgt bovendien meer gedaan in minder tijd.
Hoe kun je taken batchen?
Batchen betekent zoveel als ‘groeperen’ of ‘opsparen’. Een batch is in dit geval een groep gelijkwaardige taken die je in een keer af kunt handelen, zonder steeds te hoeven wisselen.
Bepaalde taken batchen we allemaal bijna automatisch. Denk aan de boodschappen, je rent niet steeds naar de supermarkt als er iets op is. Dan zou je drie keer per dag naar de supermarkt moeten! Je haalt ze een keer in de week omdat dat veel efficienter is.
Effectief batchen is heel eenvoudig, maar het vergt soms wat discipline. Zo kun je veel tijd terugwinnen door minder je mail te checken en de mails gewoon te laten opsparen. Je kunt dan, in plaats van iedere tien minuten, drie keer per dag je mailbox doorlopen en direct reageren als dat nodig is. Zo ben je op een dag bijvoorbeeld maar een halfuur kwijt aan mailverwerking in plaats van een paar uur.
Je kunt de printopdrachten opsparen en alle bestanden in een keer printen in plaats van steeds naar de printer te lopen. Bespaar veel tijd door alle bankzaken in een keer af te handelen en betaalopdrachten in te plannen. Houd een lijst bij met alle zaken die je met je baas wil bespreken en doorloop deze een keer per week, in plaats van hem of haar regelmatig te storen.
Als je toch naar de stad gaat kun je direct meerdere dingen regelen zoals dat pakketje posten, dat cadeautje kopen en je rijbewijs laten vernieuwen. Zo bespaar je een aantal ritjes naar de stad.
Batch kleine taken voor meer rust
Door veel kleine taken op te sparen creeer je meer rust in je leven. De kleine taken worden door ze te batchen namelijk overzichtelijke blokken die je in een keer af kunt handelen. Je hoeft dus niet steeds alles door elkaar te doen. Hierdoor kun je je focus beter vasthouden en is het makkelijker om de dagelijkse ‘business’ van het leven te runnen.
Door steeds te zoeken naar mogelijkheden om vaak terugkerende taken op te sparen kun je je leven makkelijker en leuker maken! Wil je meer lezen over de kunst van het batchen? Kijk dan eens of het onderstaande boek iets voor jou is. Dit boek leert je efficient te werken zodat je minder tijd kwijt bent aan nutteloze zaken.
Reacties
Nu vind ik dit een super idee, maar het boek waar je naartoe verwijst vind ik minder. Meteen al als je de klantenbeoordelingen van het boek leest zie je dat zo\’n leven voor de \’normale\’ mens niet haalbaar is.
Is er geen ander boek met betere beoordelingen?