“You can do anything,
but not everything.”
David Allen
De sleutel tot je droomleven
Hoe je er ook naar kijkt: als je niet productief bent dan krijg je weinig voor elkaar. En als je weinig voor elkaar krijgt, dan wordt het lastig om je droomleven vorm te geven.
Productiviteit is een belangrijke sleutel richting een leuker leven. Want als het je lukt om je doelen betrouwbaar te bereiken, dan kun je stap voor stap al je dromen waarmaken.
Fijn – maar hoe? Want als je bent zoals de meeste mensen dan is productiviteit niet aangeboren. Dat geldt ook voor mij. Want hoe ambitieuzer je wordt, des te groter en complexer de berg werk voor je neus lijkt te zijn. En des te makkelijker het wordt om uitstelgedrag te vertonen.
En geloof me – uitstelgedrag en ik hebben samen een hoop meters gemaakt.
Een productief en georganiseerd leven bouw je op productieve gewoontes. Dit zijn drie gewoontes die mij helpen om productief te zijn.
1. Ik schrijf alles uit mijn hoofd
Ik ben niet productief als ik gestrest ben. En ik word gestrest van het gevoel dat er nog van alles moet gebeuren zonder dat ik precies weet wát.
Dus zodra me iets te binnen schiet, noteer ik het direct in m’n smartphone. Of ik begin tot verwarring van mijn omgeving tegen m’n horloge te praten – zodat Siri het voor me kan noteren.
Kan ik de taak direct uitvoeren binnen twee minuten? Bijvoorbeeld wanneer ik iemand een appje moet sturen of iets moet opzoeken online. Dan pak ik het meteen op als het kan.
Deze gewoonte heb ik ergens in 2006 opgepikt toen ik voor het eerst Getting Things Done las van David Allen. Het doet wonderen voor mijn innerlijke rust én mijn productiviteit.
Want gecombineerd met de gewoontes die volgen zorgt het ervoor dat ik niets meer vergeet. Of liever: mijn brein kan erop vertrouwen dat ik die taak niet vergeet. En daarom stopt het met me er constant aan herinneren.
Lekker rustig.
2. Alles een plekje geven
De tweede gewoonte is simpel: een paar keer per week bekijk ik welke taken ik genoteerd heb. Vervolgens geef ik ze een plekje.
En weet je wat grappig is? Ruim de helft van de taken die zo belangrijk leken toen ik ze opschreef kunnen een paar dagen later geschrapt worden. Dat ruimt lekker op.
De overige taken parkeer ik in mijn takenmanager zodat ik ze later kan oppakken.
Op dit moment gebruik ik Things 3, maar er zijn diverse goede takenmanagers verkrijgbaar. Waaronder de standaard app die waarschijnlijk al op je smartphone staat (zoals Apple Herinneringen).
Ik loop door de lijst met taken:
- Wil ik dit nog steeds doen of kan het weg?
- Wat is de echte taak? Soms staan er een paar woorden die ik in het voorbijgaan richting Siri heb geroepen, zoals ”Hotel Brussel”. Met zo’n taak kan ik niet veel. Ik formuleer het dus als een echte taak die ik kan afvinken: ”Nachtje Brussel regelen met Billy”
- Is het een taak of een project? Sommige taken bestaan eigenlijk uit diverse afzonderlijke taken. Want voordat ik het hotel kan boeken moet ik misschien nog een aantal andere taken voltooien: datum prikken voor overnachting, oppas regelen voor Jake, met Billy overleggen in welke wijk we willen overnachten, restaurants opzoeken, overweldigd raken door honderden accommodaties terwijl de boekingssite tegen je roept dat er nog maar één kamer beschikbaar is – je kent het wel. Dus dit is eigenlijk een project met meerdere taken. Ik noteer de afzonderlijke stappen daarom in een project in mijn takenmanager, zodat ik het overzicht houd.
Ik heb bepaald wat er moet gebeuren en ik heb de taken uitgekristalliseerd in mijn takenmanager. Vervolgens is er nog één belangrijke gewoonte die ervoor zorgt dat ik lekker productief kan zijn.
3. Ik maak een planning
Elke week doorloop ik een simpele checklist die me helpt mijn week te plannen. Ik deel dit volledige (interactieve!) stappenplan overigens in het Broednest, voor als je er ook mee aan de slag wilt.
In de Broednest versie vind je uiteraard nog veel meer diepgang, maar de basis is simpel:
- Ik loop door mijn agenda van afgelopen week om te kijken of er nog dingen zijn die ik moet meenemen (zoals de aantekeningen van een meeting verwerken).
- Ik bekijk welke taken en projecten ik nog in mijn takenmanager heb staan.
- Ik bekijk mijn doelen.
- Ik bepaal aan welke taken en projecten ik de komende week wil werken, op basis van mijn doelen en eventuele deadlines. Deze taken en projecten maak ik actief, de rest moet wachten.
Ik zorg ervoor dat ik altijd minder plan dan ik dénk aan te kunnen. Dit dwingt me om prioriteiten te stellen én voorkomt dat ik teveel dingen tegelijk ga doen. Waardoor ik me overweldigd én minder succesvol voel – waardoor ik uitstelgedrag ga vertonen.
Ik gun mezelf een wedstrijd die ik kan winnen. Zo voel ik me lekker productief, succesvol en voldaan na iedere werkdag. Dat zorgt voor opwaarts momentum – en dat is precies waar ik naar zoek.
Vervolgens bepaal ik per dag – bijvoorbeeld aan het einde van mijn werkdag – aan welke 2-3 belangrijke taken ik de volgende dag wil werken.
Lukt het allemaal niet? Dan plan ik gewoon opnieuw. Een plan is maar een plan – het is belangrijk om flexibel te blijven.
Productieve gewoontes
Deze gewoontes vormen de basis van mijn productiviteit:
- Ik noteer alles zodat ik niets vergeet én rust in m’n hoofd ervaar.
- Ik geef alles een plekje, zodat ik later precies weet wat er allemaal speelt in mijn leven.
- Ik plan mijn week (en mijn dag) zodat ik weet waar ik aan moet werken om mijn doelen te behalen.
Op deze manier kom ik vooruit met meer productiviteit en minder stress. Best fijn.
Verdubbel je productiviteit
Verdubbel je productiviteit in kleine stappen. Stel een effectief doel, verminder afleiding, leer om gewoon te beginnen, ontwikkel focus en werk met een slimmere takenlijst die vóór je werkt.
In deze compacte cursus verhogen we samen je productiviteit door het simpel te houden. Geen ingewikkelde processen maar een aantal fundamentele technieken die echt werken. Zodat je effectief kunt werken richting je ideale leven.
Ben je klaar om je dromen waar te maken?
Deze cursus ontving een gemiddelde waardering van 9,4 door duizenden deelnemers.
