Twee magische vragen

In het productiviteitsprogramma ‘Getting Things Done‘ van David Allen wordt gesproken van de twee onderstaande vragen. Het is de basis van het programma, en ook de basis van effectief werken. Door deze twee vragen steeds opnieuw voor jezelf te beantwoorden kom je stap voor stap vooruit richting je doelen.

De twee vragen

  1. Hoe ziet de succesvolle uitkomst eruit?
  2. Wat is de volgende stap?

De succesvolle uitkomst

Stel, er landt een of andere vage taak op je bord waar je eigenlijk niet precies van weet wat je ermee moet. Je wordt gevraagd een ‘meeting voor te bereiden over de opdracht van de nieuwe klant’. Hoe weet je wat je moet doen? Hoe bereid je een goede meeting voor?

Sta even stil en vraag je af hoe een succesvolle meeting er volgens jou uit ziet. Begin dit plaatje vervolgens voor jezelf uit te werken in een mindmap. Je hebt een beeld van welke mensen er bij deze meeting aanwezig moeten zijn. Je krijgt een idee van welke punten er besproken zouden moeten worden, welke hand-outs er aanwezig moeten zijn en wat daarin moet staan. Wellicht moet iemand research doen? Vervolgens bedenk je misschien welke beslissingen er nog moeten worden genomen en waar en wanneer je deze meeting wilt plannen. Je denkt aan facilitaire voorzieningen (koffie, beamer etc.), kortom: je schetst voor jezelf een beeld van de ideale uitkomst van deze meeting.

Door je te richten op een ideale succesvolle uitkomst van een taak raken je hersenen in de war. Ze detecteren bijna direct een leegte tussen de huidige situatie en de ideale situatie die je je voorstelt in je hoofd. De natuur houdt niet van een vacuüm, dus de leegte wordt razendsnel gevuld met ideeën. Voor je het weet heb je voor jezelf een compleet stappenplan ontwikkeld wat alleen nog maar even in de juiste volgorde hoeft te worden gezet.

Wat is de volgende stap?

We komen vooruit in het leven door stap voor stap naar iets toe te werken. We zijn niet in één keer succesvol, dat is iets waar je jaren voor werkt. Je bent niet plotseling op je werk, je moet er stap voor stap naartoe werken om vanuit je bed achter je bureau te belanden.

Het is de kunst om jezelf steeds opnieuw te vragen, met het doel voor ogen, wat de volgende praktische stap is die je kunt nemen richting dit doel. Vervolgens rond je deze stap zo snel mogelijk af. Op die manier kom je stap voor stap dichterbij het doel, tot je het uiteindelijk bereikt, en je in dit geval kunt aanschuiven bij de meeting.

Zodra je weet hoe ‘succes’ eruit ziet bedenk je wat de eerstvolgende uitvoerbare stap in die richting is. Voer de stap uit en bedenk vervolgens weer een volgende stap. Dit gaat steeds door tot het doel is bereikt. Heel simpel en elegant, en heel effectief.

Onduidelijkheid is je vijand

Door even een brainstorm te maken van de succesvolle uitkomst bespaar je jezelf en anderen soms dagen of weken van getreuzel. Een beeld van succes zorgt voor focus en duidelijkheid. Als je niet precies weet wat je wilt bereiken zwem je maar wat in het rond. Je kunt dan namelijk nooit hele directe stappen richting het doel zetten omdat het doel niet duidelijk is. Je kunt stappen zetten, maar wellicht raak je af en toe op een zijspoor waardoor je het proces vertraagt.

Door duidelijkheid te zoeken zodra een bepaalde taak of project in je leven komt krijg je grip op je leven. Je voelt dat je meer controle hebt en je krijgt taken veel sneller gedaan door jezelf regelmatig twee vragen te stellen. Je hersenen willen graag plannen en ze kunnen je enorm helpen als je ze af en toe de kans geeft.

Dus, wat wil je vanavond eten? Schrijf in het midden van een vel papier de succesvolle uitkomst: “Gezellig een heerlijke schaal zelfgemaakte lasagne bolognese eten met het gezin”. Wat moet er allemaal gebeuren om deze uitkomst waar te maken?

Je zit nu achter de computer. Wellicht moet je naar de supermarkt, bepaalde ingrediënten halen. Pasta maken, koken, saus maken, de oven voorverwarmen, de schaal de oven in schuiven, tafel dekken, familie bij elkaar roepen, kaarsjes en muziekje aan en vervolgens heb je je doel bereikt. Goed, wat is nu de eerste concrete stap die je richting dit doel kunt nemen? Juist, opstaan en je klaarmaken om naar de supermarkt te gaan. En die taak is vrij snel en eenvoudig te voltooien. Net als alle taken die daarna komen. Je kunt zo gewoon één voor één afronden tot je je doel hebt bereikt.

Wil je meer lezen over ‘Getting Things Done’ van David Allen? Lees dan zijn boek, tegenwoordig ook verkrijgbaar in het Nederlands.

Ontvang gratis tips om je leven leuker te maken!

Maak elke week steeds leuker met mijn gezellige maandagmorgen nieuwsbrief! Ruim 140.000 mensen gingen je voor! 😁

Goed om te weten
Je ontvangt elke maandagochtend versgelegde inspiratie en af en toe een extra update. Je kunt je altijd uitschrijven. Door op de knop te drukken ga je ermee akkoord dat we je gegevens met zorg en liefde verwerken volgens onze privacyverklaring. 💛