Wat is Getting Things Done of GTD?
Getting Things Done biedt een uitgebreide methode om je leven te stroomlijnen. Zoals David Allen (de bedenker van GTD) zegt in zijn seminars: “Om iets wat complex is eenvoudig te maken, heb je een minstens zo complex systeem nodig.” Dit zijn de 7 kernpunten van Getting Things Done.
1. Verzamel ALLES!
De truc achter effectief werken is het leegmaken van je hoofd. Wanneer je relaxed bent en er geen zorgen door je hoofd zweven werk je effectiever.
Daarom moet je ALLES wat je wilt doen verzamelen. Liefst op één plek.
Gebruik een todo app op je mobiel als inbox en schrijf hierin alles op wat je wilt doen, lezen, bekijken, niet moet vergeten etc. Dan weet je zeker dat je er later op terug kunt komen en zal je brein de gedachten durven loslaten.
2. Maak je hoofd leeg
Je moet niet alleen ALLES verzamelen wat je wilt doen. Je moet ook je hoofd leeg maken. Pak een schetsblok en begin te op te schrijven wat je allemaal bezighoudt.
Je kunt dit doen zoals je zelf wilt. Een goede manier is het maken van een mindmap. Wanneer er geen gedachten meer door je hoofd zweven hoef je je niet meer druk te maken en kun je focussen op wat echt belangrijk is.
Zorg altijd voor iets om op te schrijven onderweg. Dan kun je ideeën direct van je af schrijven.
3. Koppel al je taken aan omgevingen en projecten
Wanneer je eens per week je taken inbox leegmaakt vraag je je bij elk item af of het een ‘actie’ is.
Zo ja, wat is de ideale uitkomst? Vervolgens: is het deel van een project of niet? Een project is een uitkomst die meerdere acties vereist, zoals het voorbereiden van een presentatie.
Stel, een actie in je inbox is: “Marloes bellen om meeting te regelen”. Moet je alleen bellen? Of moeten er eerst andere dingen gebeuren voordat je dit telefoontje kunt plegen?
Zoals agendapunten bepalen, slides voorbereiden, de locatie bepalen, etc. In zo’n geval is “meeting voorbereiden” dus een project met een ideale uitkomst. En is het telefoontje plegen één van de acties die je moet nemen.
Deze actie verricht je met je telefoon. Dus deze actie komt op twee lijsten: project “meeting voorbereiden” en de context “telefoon”. Wanneer je gaat zitten met je telefoon kun je direct zien welke telefoontjes je nog moet plegen, en kun je ze een voor een afronden.
4. De Someday/Maybe en de Tickler File
Wanneer je een project bedenkt wat je niet meteen kunt of wilt doen maar in de toekomst misschien wel, is het een ‘Someday/Maybe’ project. Deze projecten kun je op een aparte lijst zetten. Hierdoor verlies je nooit die goede ideeën die je in de toekomst nog wilt doen zoals: “een boek schrijven”, “de garage grondig schoonmaken” etc.
Kom je langs toekomstige taken met een specifieke datum? Deze plaats je in je agenda als TODO voor een specifieke dag. Dit kun je doen in een papieren agenda of online via bijvoorbeeld Google Calendar (gratis).
Ook acties waar je nu even niets mee te maken wilt hebben, maar op een specifieke datum wel, plaats je in je agenda. Voorbeeld: een verjaardagscadeau kopen voor je vader, maar die is pas over 5 maanden jarig. Dan plaats je het in je agenda over vier maanden, zodat je er dan automatisch aan herinnerd wordt.
5. De Waiting For lijst
Heb je een actie die jij niet kunt of wilt doen? Daar heeft Getting Things Done een geweldige oplossing voor. Wanneer je een actie overdraagt aan iemand anders zet je hem op je ‘waiting for’ lijst.
Hier kun je zien wat je allemaal nog van wie moet krijgen. Op die manier heb je een overzicht waarmee je je omgeving kunt aansturen. Indien je datums hebt afgesproken kun je deze invoeren in je agenda: bv. “agendapunten meeting van Marloes ontvangen”.
6. Wat is de volgende actie?
Heb jij ook weleens projecten lopen die maar niet vooruit te branden zijn? Dat komt omdat er geen duidelijke ‘next actions’ zijn vastgesteld.
Wanneer je een meeting wilt regelen is de volgende actie niet “meeting regelen” maar bijvoorbeeld “Marloes bellen om meeting te regelen”.
Marloes bellen is namelijk veel makkelijker om te doen dan iets abstracts als een meeting regelen. Het destilleren van praktische volgende acties is een van de belangrijkste onderdelen van Getting Things Done.
Bedenk altijd wat de volgende praktische actie is die je dichter bij je ideale uitkomst brengt. Als je voor elk project in je leven een praktische ‘next action’ bedenkt blijven alle projecten vooruitgang boeken.
7. De ‘Weekly Review’
Het is in Getting Things Done van groot belang dat je minimaal één keer per week gaat zitten om je hele systeem door te nemen.
Leeg je inbox en bekijk wat er binnen is gekomen. Organiseer je acties in de juiste projecten, contexts en categorieën. Bekijk wat er allemaal al gedaan is en bedenk een ‘next action’ voor elk project. Zorg vervolgens dat je alles leeg maakt. Zowel je mailbox als je taken inbox. Leg dingen niet terug in je inbox, zorg dat alles georganiseerd wordt.
Starten met Getting Things Done
Nu heb je kennis gemaakt met het ‘Getting Things Done’ programma van David Allen. Indien je meer wilt weten over deze productiviteit methode raad ik je het boek Getting Things Done aan.
Reacties
bedankt!!
Hoi Jelle, ik bezig GTD nu sinds 3 jaar en heb me intussen opgewerkt tot “Master level”. Dat betekent eenvoudigweg dat ik de methode nu wegleer aan collega’s en andere mensen die daar interesse in hebben. Eigenlijk zou iedereen hier een vleugje van moeten hebben… Heerlijk!
Groeten, Frank.