“Being busy is most often used as
a guise for avoiding the few critically
important but uncomfortable actions.”
Tim Ferriss
Een takenlijst maken is té makkelijk
Je wilt lekker productief zijn vandaag. Geen uitstelgedrag, geen stress. Maar geconcentreerd werken en je takenlijst voor de dag afvinken.
Maar hier lopen veel mensen tegen een vreemd probleem aan: een takenlijst maken is té makkelijk. Of je nou een digitale takenlijst gebruikt of creatief aan de slag gaat in je bullet journal, een nieuw item aan je takenlijst toevoegen is een fluitje van een cent.
En dat is een probleem. Een veelgemaakte fout die ik jarenlang maakte. Een taak toevoegen aan je takenlijst betekent niet dat je die taak ook daadwerkelijk gaat uitvoeren.
We maken onze takenlijsten te lang.
- Hoe meer taken je toevoegt aan je dagelijkse takenlijst, des te kleiner de kans dat je die takenlijst afrondt vandaag.
- Hoe meer moeite je hebt met het afronden van die lijst, des te meer stress en frustratie je ervaart.
- Hoe vaker je dit herhaalt, des te slechter je je over jezelf gaat voelen. Dit leidt tot meer uitstelgedrag, stress en zoeken naar afleiding (entertainment, social media, etc.).
Je kúnt een takenlijst maken die je vooruit duwt vandaag. Deze tips helpen mij al jaren. Experimenteer er eens mee, wellicht werken ze ook voor jou.
1. De grootste fout
De grootste fout die de meeste mensen maken is dit:
We voegen teveel taken toe aan onze dagelijkse takenlijst in de hoop dat we zo ook daadwerkelijk meer taken afronden. Maar het tegendeel blijkt waar: hoe langer je takenlijst, des te minder productief je wordt.
Wanneer je je takenlijst voor de dag maakt, stel jezelf dan deze vraag:
”Welke 2-3 taken kan ik voltooien om deze dag af te sluiten met een gevoel van succes, vooruitgang en blijdschap?”
De beste takenlijsten helpen je vooruit richting je belangrijkste doelen. Daarnaast vul je je takenlijst aan met wat dagelijkse bezigheden.
Toen ik mijn eerste boek Steeds leuker redigeerde was dit bijvoorbeeld heel duidelijk. De belangrijkste taken voor een willekeurige dag:
- Laatste afpoetsronde van hoofdstuk 2 uitvoeren en doorzetten naar redacteur.
- Hoofdstuk 5 suggesties verwerken.
- Reageren op e-mail van uitgever.
Daarnaast stonden er nog wat kleine taken onder:
- Mailbox wegwerken
- Pakket op de post doen
Deze kleine takenlijst bezorgde me een onwijs productieve dag. Waarom?
- De lijst bevat belangrijke taken;
- De takenlijst is overzichtelijk;
- Het is haalbaar. Ik gunde mezelf een wedstrijd die ik kon winnen;
- Ik voelde me zó goed en productief dat ik extra taken afrondde die niet op de lijst stonden. Hierdoor voelde ik me een superheld.
Dit soort takenlijsten helpt je vooruit en geven je een gevoel van succes. Dit voedt je zelfvertrouwen en motivatie om verder te gaan.
2. Schuif taken niet zomaar door
Onvoltooide taken meeslepen naar de volgende dag: het is één van de meest dodelijke gewoontes voor de effectiviteit van je dagelijkse takenlijst.
Ja – als een taak niet af komt moet het toch een keer gebeuren. Maar je wilt dat dit altijd een bewuste keuze is voor die dag. Anders ontstaat er een neerwaartse spiraal:
- Op maandag is je takenlijst te lang waardoor je hem niet af krijgt.
- Je voelt je niet zo succesvol en productief, waardoor je motivatie zakt en je uitstelgedrag toeneemt.
- Op dinsdag start je de dag met een nóg langere takenlijst vanwege de doorgeschoven taken van gisteren.
- Je voelt je overweldigd en ziet er enorm tegenop. Je vecht een wedstrijd die je sowieso gaat verliezen. Hierdoor vertoon je nog meer uitstelgedrag.
Wat een ellende. Als je in deze situatie belandt is het slim om gewoon een nieuwe takenlijst te maken voor vandaag, op basis van de bovenstaande suggesties met als belangrijkste leidraad: gun jezelf een takenlijst die je vandaag kunt voltooien.
Je kunt je takenlijst altijd aanvullen met optionele taken. Je ziet het als bonus als je hier aan toe komt. Maar als dat niet lukt is dat prima.
Je hebt maar een beperkt aantal uren in je dag. Je kunt niet alles doen wat je wilt doen. Je moet keuzes maken. Het zijn die (soms lastige) keuzes die je uiteindelijk helpen écht productief te werken.
3. Je takenlijst is een klein kunstwerk
Je takenlijst maken betekent dat je de tijd neemt om te plannen. Je bent iets aan het maken, het is een creatief proces.
Een effectieve takenlijst maken is je eerste succesvolle stap. Sterker nog, je kunt de taak ‘takenlijst maken voor morgen’ toevoegen onderaan je takenlijst van vandaag. Want het werkt nog lekkerder als je aan het einde van je werkdag alvast je volgende werkdag vormgeeft zodat je kunt beginnen met een vliegende start.
Ontwikkel je takenlijst voor de dag zorgvuldig en met aandacht. Vraag jezelf af:
- Zijn deze taken belangrijk?
- Voel ik me succesvol en blij als ik deze takenlijst heb afgerond?
- Is deze takenlijst eenvoudig haalbaar in één dag?
- Zo niet, wat kan ik schrappen voor nu?
- Zijn bepaalde taken optioneel?
Een effectieve takenlijst helpt je vooruit. Steeds als je iets afvinkt voel je je blij en succesvol. En steeds als je je takenlijst daadwerkelijk wegwerkt voor het einde van je werkdag voel je je razend productief.
Hierdoor krijg je zin om morgen opnieuw aan de slag te gaan, en ontstaat er een opwaartse spiraal. Eén van de beste spiralen, als je het mij vraagt.
Verdubbel je productiviteit
Verdubbel je productiviteit in kleine stappen. Stel een effectief doel, verminder afleiding, leer om gewoon te beginnen, ontwikkel focus en werk met een slimmere takenlijst die vóór je werkt.
In deze compacte cursus verhogen we samen je productiviteit door het simpel te houden. Geen ingewikkelde processen maar een aantal fundamentele technieken die echt werken. Zodat je effectief kunt werken richting je ideale leven.
Ben je klaar om je dromen waar te maken?
Deze cursus ontving een gemiddelde waardering van 9,4 door duizenden deelnemers.
Reacties
Dank je wel, alweer! Ik zit met een glimlach op mijn gezicht relaxed te wezen na het lezen van je artikel over het maken van een takenlijst. Alleen het lezen al zorgde voor rust in mijn hoofd. Eigenlijk gebeurt dat elke keer bij het lezen van je artikelen, dat wilde ik je heel graag laten weten 😄
Hier heb je wat aan, want het klopt als een bus, hoe meer taken hoe meer stress en als je het niet af krijgt baal je van jezelf en daalt je motivitatie, wat beter werkt voor mij is gewoon doen wat moet gebeuren op dat moment, daarna opschrijven wat je allemaal hebt gedaan.