Meer willen doen is niet altijd productief
Hoe groter je todo lijst, des te meer je moet doen. Je moet een heleboel werk verzetten, en je moet dit doen in beperkte tijd. De druk gaat dus omhoog, net als de werklast en stress.
Toch worden veel mensen niet productiever van een lange todo lijst. Vaak groeien de taken op je lijst sneller dan dat je ze kunt wegwerken, en je hebt het gevoel dat je aan het dweilen bent met de kraan open. Het werkt ontmoedigend, het lijkt net of je voor niets aan het werk bent.
Als je veel te doen hebt dan heb je wellicht de neiging om het bijltje erbij neer te gooien. Het is te veel, te ingewikkeld, te veel stress. “Nu eerst even op Facebook rondhangen, en dan ga ik echt aan de slag.”
Te veel te doen en gebrek aan prioriteiten
Een enorme hoeveelheid taken werkt in veel gevallen contraproductief. Je voelt je overweldigd en gaat hierdoor treuzelen en uitstellen. Hiermee los je uiteraard niets op, maar je kunt je wel even afsluiten van ‘al die ellende’.
Het is echter goed om je af te vragen waarom je todo lijst eigenlijk zo lang is geworden. Waarom moet je zoveel doen? In veel gevallen komt het namelijk neer op een gebrek aan prioriteiten.
Als je niet definieert welke taken het meest belangrijk zijn zwem je in een zee van werk. Je hebt geen idee waar je moet beginnen of op welke taken je je aandacht moet vestigen.
Maak het jezelf gemakkelijk
Wil je stoppen met uitstellen en gewoon dingen gedaan krijgen? Maak het jezelf dan makkelijk. Hoe makkelijker je werk wordt, des te waarschijnlijker het wordt dat je je taken af zult ronden.
Als je werkt met een todo lijst met slechts drie belangrijke taken dan is het veel makkelijker om deze af te ronden. Je takenlijst ziet er niet zo gecompliceerd uit, je voelt je minder overweldigd en je kunt de hele lijst afwerken in één dag. Dat zorgt voor een bevredigend gevoel in plaats van een gevoel van teleurstelling.
Door minder te willen krijg je dus meer gedaan. Het is tijd om je todo lijst door een zeef te halen, alle rommel in de zeef achter te laten en alleen aan de slag te gaan met het echte werk.
Doe minder, dus meer
Het klinkt heel mooi, meer gedaan krijgen door minder te doen. Maar hoe pak je dit aan? Het begint bij het stellen van prioriteiten.
Vraag jezelf af welke taken op je lijst absoluut vandaag af moeten. Wees hierbij heel kritisch, en laat je niet verleiden door taken die ‘leuk zijn’ om vandaag af te hebben.
Kies maximaal drie belangrijke taken waarmee je je dag kunt vullen. Als het kan, kies dan nog liever voor twee of zelfs een belangrijke taak voor de dag. Noteer deze taken op een nieuwe lijst, los van je grote todo lijst.
Zijn er daarnaast nog kleine taken, zoals het kopieren van een document, die ook vandaag moeten gebeuren? Schrijf die dan onderaan de pagina, en combineer deze taken bijvoorbeeld aan het einde van de dag als je je belangrijke taken hebt afgerond.
Maak het jezelf makkelijk om de lijst af te ronden. Kies dus geen enorme taken waarvan je nu al weet dat je die vandaag nooit kunt afronden. Selecteer liever te weinig werk dan te veel. Gun jezelf het bevredigende gevoel van het afwerken van de hele lijst. Als je vroeg klaar bent kun je altijd nog een extra taak toevoegen!
Focus tot de taak voltooid is
Nu je weet wat je vandaag te doen staat is het tijd om te beginnen. Je doel is om vandaag deze beperkte todo lijst helemaal af te ronden.
Focus je dus op de eerste belangrijke taak, en rond hem zo snel mogelijk af. Ga daarna direct verder met de tweede taak en eventueel de derde taak. Schakel afleidingen uit, en focus je zo lang mogelijk.
Door je todo lijst simpeler te maken wordt het plotseling heel makkelijk om veel voor elkaar te krijgen. Aan het einde van de dag heb je maximaal drie belangrijke taken afgerond, en nog wat andere klusjes voltooid.
Dat is een stuk productiever dan de hele dag tegen een overweldigende todo lijst aan te zuchten, en je tijd door te brengen op Facebook! Je kunt lekker op tijd naar huis zonder schuldgevoel!
Meer tips om productiever te werken
Ontdek hoe je je uitstelgedrag snel onder de duim krijgt aan de hand van effectieve bewezen technieken die je snel kunt leren.
Deze cursus is ontwikkeld om je direct te helpen en je een hoop tijd te besparen. Zodat je snel weer aan het werk bent, je taken kun afronden en je doelen kunt bereiken – zónder uitstelgedrag.
De cursus werd al meer dan 8.000 keer gevolgd en deelnemers boeken onwijs goede resultaten.
Reacties
Ik zou nog graag iets willen toevoegen aan deze manier van werken:
Heb je iets af beloon jezelf dan! Ga een stukje lopen, kijk een tijdje uit het raam, haal een kop thee of koffie, maak een praatje.
Neem een korte pauze zodat je daarna weer vol energie aan je volgende klus kunt werken. Echt het helpt om aan het einde van de dag tevreden te zijn over je werk.
Hei,
Ik heb zo een handig takenplannertje op mijn smartphone geinstalleerd (gratis, astrid takenplanner) en dat is echt superhandig.
Maar nu ik een hele lijst had van mijn dagdagelijkse taken, heeft een kleine rekensom , (tijd per taak) mij doen inzien dat het onmogelijk is om alles uit te voeren binnen 1 dag.
Dus, voor alle drukke mensen met grote deathlines, bedenk je eens hoeveel tijd je nodig hebt en of dit haalbaar is, zoniet, let de lat lager .
grts
Goed advies! Ik was eerder ook van de ellenlange to do-lists, waar ik dan ook echt álles op ging zetten. Dit kwam natuurlijk nooit af en dat voelde aan het eind van de dag nooit goed.
Sinds een paar maanden zet ik ook 3 doelen per dag. Daarnaast schrijf ik de volgende ochtend op wat mijn wins waren van de vorige dag. Hier komen dus ook alle extra dingen op die ik heb gedaan. Dat is een fijn begin van de dag :-)!
Nadat ik de wins van de vorige dag heb opgeschreven schrijf ik pas mijn doelen voor de nieuwe dag op. Dan heb je meteen meer zin en motivatie om te beginnen!
Sinds ik dit doe zijn mijn dagen veel meer gefocust en voel ik me veel meer in controle over wat ik doe, aanrader dus om uit te proberen!
Hallo,
Als een grote klus heb. Zoals het huis opknappen. Dan maak ik twee lijsten. 1 met de dingen die verplicht moeten gedaan worden (+deathline) en 1 met met alle kleine klusjes. Dus de klusjes die ik ook wél even kan doen als ik er geen zin in heb, zoals even de kast afstoffen of de gordijnen in de was doen. :D als je dan dingen in een verplichte tijd af moet hebben. (want dat gebeurt best vaak) verspil je iniedergeval geen tijd maar ben je bezig met nuttige dingen. Maar met alles moet je altijd een pauze houden! :D