TODO lijstjes horen snel te bewegen
Als je al een week tegen een TODO lijst aan zit te hikken ben je niet productief bezig. In de eerste plaats komen de taken op het lijstje niet gedaan, en in de tweede plaats ben je langzaam je eigen zelfvertrouwen aan het afbreken.
Zoals we schreven in het artikel ‘Afspraken met Jezelf: Vergroot je Zelfvertrouwen‘ betaal je een prijs telkens als je een afspraak met jezelf breekt. Een TODO lijst is een verzameling afspraken die je met jezelf hebt gemaakt.
Hierdoor is dit lijstje dus een verzameling kansen om je zelfvertrouwen te laten groeien, of een mogelijkheid om je zelfvertrouwen te verkleinen. Werk je de lijst snel en effectief de deur uit, dan voel je je super over jezelf. Krijg je de taken echter niet uit je leven dan voel je je waardeloos.
Het doel is dus om zo snel mogelijk afscheid te nemen van je TODO lijst. Je wilt de taken op je lijstje zo snel mogelijk wegwerken en ze uit je leven hebben. Met deze tips kun je vandaag nog afrekenen met dat zeurende lijstje zodat je met een goed gevoel de deur uit kunt lopen vanavond!
1. Wees super kritisch
In de eerste plaats is het goed om enorm kritisch naar je TODO lijstje te kijken. Als er taken op staan die je eigenlijk vorige week al had moeten doen dan zijn ze misschien helemaal niet zo urgent als ze lijken.
Het is de bedoeling dat je alle overbodige taken van je lijstje schrapt. Dingen die niet echt hoeven te gebeuren hoef je ook niet te doen op dit moment. Er staan wellicht zaken op je TODO lijst die verouderd zijn, niet urgent zijn, niet persé hoeven te gebeuren of die net zo goed door iemand anders kunnen worden uitgevoerd.
Doe je best om deze taken eruit te filteren zodat je alleen de meest belangrijke taken overhoudt. Wat doe je met taken die wel moeten gebeuren maar nog even kunnen wachten? Schrijf die op een nieuwe lijst die je later kunt raadplegen of schrijf ze in je agenda bij een specifieke dag.
2. Herformuleer je taken
Hoe inspirerend heb jij je taken geformuleerd? Heb je ze überhaupt geformuleerd als taken? Of schrijf je meer in ‘agendapunten’? Niemand raakt opgewonden van een takenlijst met taken als:
- Project A
- Project B
- Project C
En toch zien veel takenlijsten er zo uit. Deze lijst geeft weer waar je aan wilt werken. Het vertelt je niet wat je wilt doen. Het is goed om te weten aan welke projecten je wilt werken, maar als je al lang vast zit in je TODO lijst is het belangrijk dat je ook formuleert wat je precies wilt doen binnen deze projecten.
Door je lijst alsvolgt te formuleren wordt het veel aantrekkelijker om aan de slag te gaan:
- Voorbereiden meeting project A
- Bellen met persoon A
- Document X lezen
- Duidelijkheid krijgen over kwestie Y van persoon B
- Briefing doorlezen
- Plan van aanpak schrijven
- Pva voorleggen aan persoon C
- Storing in computer oplossen
- Nieuwe software installeren
Concrete taken geven je praktische handvatten om mee aan de slag te gaan. Werken aan een bepaald project is abstract. Iemand opbellen is eenvoudig en bovendien zo gedaan!
Door je taken op te breken en ze actief te formuleren krijg je een TODO lijst waar je iets mee kunt. En doordat je steeds kleine taken kunt wegstrepen voel je je goed en krijg je enorm veel energie. Voor je het weet sta je te stuiteren van enthousiastme en is die lijst voor je ogen weggesmolten! Lees ook ‘Motiveer Jezelf met Kleine Succesjes‘.
3. Ga aan de slag en blijf opvolgen
Zodra je een taak hebt afgerond is het geen tijd voor pauze. Zodra je een taak hebt afgerond is het tijd om jezelf af te vragen: “Oké, what’s next?”. Push jezelf om na iedere taak te bepalen wat de volgende stap is.
Je bereikt ieder doel door constant kleine stappen in dezelfde richting te blijven zetten. Als jouw doel is om vandaag afscheid te nemen van je TODO lijst dan zul je moeten blijven bewegen. Ga dus niet hangen in de koffiehoek voordat je je volgende taak hebt gedefinieerd.
Zodra je iets af hebt vraag je jezelf af wat de volgende concrete stap is die je kunt ondernemen. Door jezelf steeds te pushen om een nieuwe taak te bedenken blijf je niet ‘hangen’. Het nemen van de beslissing is vaak al het halve werk. Als je hebt bepaald dat de volgende stap is om iemand te mailen dan is deze taak zo uitgevoerd en ben je dus weer iets dichter bij je doel.
Blijf bewegen. Blijf volgende stappen definiëren en neem geen pauze voordat je een beslissing hebt gemaakt over wat je precies na je pauze gaat doen! Lees ook: ‘De Basis van Effectiviteit: Twee Vragen‘.
Kom je niet op gang?
Als je aan het begin van de week nog aanhikt tegen de TODO lijst van vorige week kan het lastig zijn om überhaupt aan de slag te gaan. Je voelt je een beetje ‘maandagmorgen-achtig’ en je zit met een weinig inspirerende lijst voor je neus.
In dat geval kunnen de volgende artikelen je waarschijnlijk verder helpen:
Nooit meer blijven hangen in een TODO lijst?
Ben je het zat om regelmatig vast te komen zitten in je werk? Dan kunnen we je de wereldwijde bestseller ‘Getting Things Done’ aanbevelen. In dit boek leer je een compleet nieuwe manier van werken die werkelijk je leven kan veranderen. Je leert hoe je meer gedaan krijgt met minder stress, zodat je zelfvertrouwen dagelijks groeit! Een goed boek om te lezen op vakantie omdat je dan meer overzicht hebt op je leven.
Je kunt de Nederlandse versie van GTD bestellen op Managementboek, en eenvoudig betalen met automatische incasso. Bekijk dit boek…
