Laat email je leven niet overspoelen
Ben jij dagelijks enkele uren bezig met het verwerken en beantwoorden van email terwijl je andere dingen te doen hebt? Heeft je mailbox je in zijn greep, kun je niet meer stoppen met checken en antwoorden?
Dan ben je niet alleen. Veel mensen zijn tegenwoordig in de ban van hun mailbox. Ze reageren op iedere pieptoon, checken de mail de hele dag door en zijn uren bezig met het wegwerken van de stapel email die zich in een dag kan ophopen.
Naast dat je mailbox je gewoon veel tijd kan kosten, is het ook makkelijk om psychologisch in de greep van je mailbox te raken. Je hebt het gevoel dat je gevangen zit, dat iedereen zomaar ellende naar je toe kan gooien, dat het werk nooit ophoudt. Het kan zelfs zo erg worden dat je gevoelens van verdriet en angst voelt zodra je je mailbox opent.
Hoe maak je hier een einde aan? En hoe kun je dit voorkomen? Hoe zorg je ervoor dat email terug in zijn doosje gaat, en weer wordt wat het hoort te zijn: een communicatiemiddel? Wij hebben zeven praktische tips die je helpen bevrijden van je mailbox.
1. Schakel alle notificaties uit
Email is een asynchroon medium. Dat betekent dat de zender en de ontvanger niet op dezelfde tijd aanwezig hoeven te zijn om te communiceren. Wanneer iemand jou een mailtje stuurt, dan verwacht die persoon niet direct antwoord. Die verwachting past niet bij de aard van het medium.
Dat is een belangrijk besef. Email is een elektronische variant op de reguliere post, die (in tegenstelling tot email) slechts eenmaal per dag op een vast tijdstip wordt bezorgd. Uiteraard komt er op andere momenten van de dag nog wat reclame (spam) door de bus, maar de belangrijke post ontvang je maar één keer per dag.
Hoe nuttig zou het zijn als je de hele dag rond je brievenbus zou hangen? Niet, het is verspilling van je tijd. Je verzamelt de post eenmaal per dag waarna je het direct verwerkt.
Bedenk je nu eens hoe de meeste mensen met hun digitale brievenbus omgaan. Er is email op je computer, op je telefoon, op je tablet. Terwijl je aan het werk bent hoor je notificaties, je telefoon trilt: er is post! Je checkt het direct, misschien beantwoord je je mail ook direct. De zender krijgt snel antwoord en stuurt je meteen iets terug, waarop jij opnieuw email ontvangt en je telefoon opnieuw trilt.
Wanneer je leeft met email notificaties word je gedwongen om in je mailbox te leven. En hoe sterker je je verbonden voelt met je mailbox, des te groter zijn psychologische kracht wordt. Je wordt één met je mailbox, raakt verslaafd aan het checken van je mail, bent bijna teleurgesteld als er geen mailtje binnen komt.
Als je je vrij wilt voelen van je mailbox, is stap één het uitschakelen van alle notificaties. Maak email minder makkelijk voor jezelf. Gooi het van je telefoon af, laat je mailprogramma niet meer automatisch opstarten op je pc. Maak je mailbox gelijkwaardig aan je brievenbus. Een plek waar je naartoe moet lopen om te checken of er post is.
2. Verzamel de mail van twee dagen
Hoe minder dicht je betrokken bent bij je mailbox, des te makkelijker het is om perspectief te krijgen.
Daarom deze oefening die je als emailverslaafde bijzonder veel goed zal doen. Check je email twee dagen niet en laat de email rustig ophopen in je mailbox.
Klinkt dat eng? Bedenk dan dat de meeste zenders niet verwachten dat ze direct reactie krijgen. Een vertraging van ongeveer twee werkdagen wordt doorgaans geaccepteerd. En mocht iemand klagen over een belangrijk bericht dat je nog niet beantwoord hebt, zeg dan dat dit mailtje misschien in de spam map is gekomen.
Laat ondertussen je mailbox rustig vollopen en raak niets aan. Deze berg email gaat je namelijk helpen om de hoeveelheid email drastisch te verminderen.
3. Analyseer je mailbox en verminder je email structureel
De twee moeilijke dagen zijn voorbij. Je hebt je mailbox niet (of nauwelijks) gecheckt, en nu heb je te maken met een overvolle mailbox.
Wanneer je je mail de hele dag door checkt heb je vaak niet door hoeveel mailtjes je dagelijks moet weggooien of archiveren. Je hebt vaak niet door hoeveel tijd en energie sommige mails je kosten, terwijl ze compleet onnodig zijn.
Voordat je aan de slag gaat met het wegwerken van je mail, ga je je volle mailbox eens goed analyseren. Begin onderaan je mailbox, en open ieder mailtje één voor één. Stel jezelf bij ieder mailtje de volgende belangrijke vraag:
- “Hoe kan ik voorkomen dat dit soort mailtjes in de toekomst tijd en energie van mij vragen?”
Deze simpele vraag gaat je helpen het aantal emails dat je ontvangt drastisch naar beneden te brengen. Want in feite vraag je jezelf bij ieder mailtje af hoe je dergelijke mails nooit meer hoeft te ontvangen.
Ieder mailtje bevat een boodschap, een vraag, een probleem. En bijna ieder mailtje kan op één of andere manier voorkomen worden. Hoe? Hieronder enkele mogelijkheden:
- Schrijf je uit voor nieuwsbrieven, notificaties en social media mailtjes die je niet langer wilt ontvangen.
- Log in op je verschillende social networks en schakel alle email notificaties uit. Je hoeft niet van iedere scheet op de hoogte te zijn, kom gewoon af en toe langs om te zien wat er is gebeurd in je Facebook of Hyves.
- Meld ongewenste mail als spam, zodat het voortaan automatisch in de spam map zal belanden.
- Maak gebruik van filters (ook wel ‘regels’ genoemd) in je mailprogramma om hardnekkige mails waarvoor je je niet kan uitschrijven automatisch naar de prullenbak te sturen.
- Maak opnieuw gebruik van filters om notificaties die je wél wilt ontvangen (zoals Twitter follows) te filteren van je normale mailbox. Stop ze in een aparte map, zodat je ze kunt checken als je dat nodig vindt terwijl je zo de normale mailbox ontziet.
- Heb je een website? Zet dan boven je contactformulier een FAQ waarin je veelgestelde vragen beantwoord. Steeds als je een vraag in de mail ontvangt die vaker is gesteld voeg je deze vraag plus jouw antwoord toe op deze pagina. Dit kun je ook toepassen op je intranet of door handleidingen te maken voor collega’s. Zorg dat mensen over de benodigde informatie kunnen beschikken voordat ze je mailen.
- Geef mensen eigen beslissingsbevoegdheid binnen bepaalde marges, zodat ze je niet over iedere kleinigheid hoeven te mailen. Stel hiervoor regels op. Bijvoorbeeld: “Als de klant akkoord is kun je het doorsturen naar David, als de klant nog twijfelt overleg dan even met Saskia. Als het nou echt foute boel is, bel me dan even.”
- Maak gebruik van een autoresponder die de ontvanger uitlegt waar hij waarschijnlijk de benodigde informatie kan vinden (met link naar je FAQ of handleiding) en stel hierin de verwachtingen bij wanneer hij antwoord kan ontvangen.
Als het goed is blijft er na dit proces slechts een handjevol mailtjes over die écht jouw persoonlijke aandacht nodig hebben. Dit zijn de soort mailtjes die je in de toekomst wilt blijven ontvangen, de rest wil je afvangen.
4. Schakel zoveel mogelijk over op ‘stromende’ communicatie
Communicatie via email verloopt via een ‘wachtrij’ systeem. Mail komt op een stapel, en jij moet het één voor één beantwoorden omdat mensen dat nu eenmaal van je verwachten.
Wanneer je echter overstapt op ‘stromende’ communicatie, dan ontstaat er geen stapel. Er stroomt simpelweg communicatie voorbij, en jij kunt zelf bepalen of je antwoord geeft of niet.
Een populaire vorm van stromende communicatie is Twitter. Mensen kunnen jou noemen in hun tweet, maar niemand verwacht van je dat je ook echt antwoordt. Dit geeft je een stuk meer lucht, en maakt het systeem bovendien erg schaalbaar.
Stimuleer mensen daarom om contact met je te zoeken via stromende vormen van communicatie. Op die manier kun je nog meer email uit je mailbox houden terwijl je toch direct kunt communiceren.
5. Stop met het creëren van emails
Hoe meer email jij creëert, des te meer email je zult ontvangen. Stuur dus niet gedachteloos allerlei mailtjes rond, maar gebruik email bewust. Je kunt bijvoorbeeld ook kiezen om contact op te nemen via Twitter, telefoon of IM. Zo krijg je sneller antwoord op je vragen, en voorkom je een berg mail.
Daarbij is het belangrijk dat je de gewoonte afleert om snel te antwoorden. Hoe sneller jij antwoordt op email, des te groter de kans dat je direct antwoord ontvangt. Laat een mailtje liever minimaal een halve dag ‘sudderen’ in je mailbox, zodat er geen irritante en tijdrovende ‘chat’ in je mailbox ontstaat!
6. Maak van email checken een toegewijde taak
Nu je je mailbox sterk hebt vereenvoudigd, en de notificaties hebt uitgeschakeld voel je je waarschijnlijk een stuk rustiger.
Nu is het tijd om email weer terug op zijn plaats te zetten, en het te zien voor wat het is: een digitale postbus. Grijp terug naar de metafoor van de postbode die slechts één keer per dag langs komt. Zie je mailbox als een externe postbus die je bij het postkantoor hebt gehuurd. Je fietst slechts één keer per dag langs om de post te checken.
Doe dit ook met je mailbox. Check je mail één of twee keer per dag, en beschouw dit als een afzonderlijke taak. Doe dit dus niet even tussen de bedrijven door, maar ga zitten om je mail te checken én direct weg te werken.
Je laat na het checken van de post toch ook geen brieven achter in de brievenbus? Check je mail, en verlaat je mailbox niet voordat hij weer helemaal leeg is. Zo ontwikkel je een sterk gevoel van controle, en een gevoel van controle geeft je meer rust.
7. Pas de kunst van ‘daily decrease’ toe op je mailbox
“It’s not the daily increase but daily decrease”, een belangrijke quote van Bruce Lee. Het leven wordt niet mooier als je er dagelijks meer aan toevoegt, maar juist wanneer je het iedere dag simpeler maakt.
Pas de gewoonte van daily decrease toe op je mailbox. Niet eenmalig zoals je in stap drie hebt gedaan, maar elke keer als je je email checkt. Steeds als je een mailtje opent, herhaal je stap drie. Je stelt jezelf opnieuw de belangrijke vraag:
- “Hoe kan ik voorkomen dat dit soort mailtjes in de toekomst tijd en energie van mij vragen?”
Als je weet hoe, doe er dan meteen iets aan. Je zult namelijk merken dat je mailbox steeds leger en leger zal worden. Je ontvangt steeds minder mail, je hoeft steeds minder te beantwoorden.
‘Daily decrease’ betekent niet alleen een afname van het aantal emails, maar ook een afname van de hoeveelheid stress die hiermee gepaard gaat. Daarnaast houd je veel tijd over, voel je je veel vrijer en hierdoor een stuk gelukkiger.
Besteed je tijd aan taken die verschil maken
Nu je jezelf succesvol hebt bevrijd van je mailbox heb je veel tijd over. Je mail is terug in zijn doosje, en zal daar dankzij de gewoonte in stap zeven ook voor altijd blijven.
Voel hoe je langzaam af moet kicken van je email, ervaar hoe je plotseling wordt geconfronteerd met een leegte. Wat moet je doen als je je niet meer kunt laten afleiden door tientallen mailtjes?
Ik heb wel wat suggesties voor je: werk aan taken die je helpen je leven in de toekomst mooier te maken, besteed meer tijd aan je gezin, ga lekker sporten, mediteren, maak een gezonde maaltijd. Werk richting je dromen, lees een boek of voel je heerlijk in het moment terwijl je op een bankje in het park zit.
Je hebt de controle terug genomen, geniet ervan. Email is simpelweg een communicatiemiddel, en meer moet het ook niet worden!
Meer tips om jezelf te bevrijden van je mailbox
Wil je leren hoe je je mailbox beter kunt managen en bovendien meer gedaan kunt krijgen op een dag? Schrijf je dan in voor deze nieuwsbrief en ontvang regelmatig praktische tips om productiever te werken.
Leer meer over het vereenvoudigen van je leven, en het verminderen van email overload in de onderstaande boeken.
Reacties
Grappig: eerst het advies om notificaties uit te zetten en om mail twee dagen op te sparen; dan het advies om je voor twitterberichten open te stellen. Volgens mij leidt dat getwitter juist véél meer af.
En tenslotte het advies om je op (weer een nieuwe) e-mail nieuwsbrief te abonneren…
Twitter is een stream communicatie dienst. Je hoeft dus niet te reageren als je dat niet wilt. Bovendien raad ik ook hier niemand aan om notificaties in te schakelen. Je kunt Twitter ook gebruiken zonder notificaties.
Wat betreft de nieuwsbrief, bevrijd raken van je mailbox draait niet alleen om geen mail meer ontvangen, maar om zo weinig mogelijk mail te ontvangen die je een vervelend gevoel geeft. Een waardevolle nieuwsbrief kan je juist een goed gevoel geven, en valt dan dus in de categorie van email die je juist wél wilt ontvangen. Dat verschilt per persoon. Ik ben zelf ook geabonneerd op een aantal nieuwsbrieven die ik niet zou willen missen, maar die nieuwsbrieven dwingen me tot niets. Ik kan ze gerust weggooien of ze in een aparte map laten binnenkomen voor een regenachtige zaterdag.
“Je kunt bijvoorbeeld ook kiezen om contact op te nemen via Twitter, telefoon of IM. Zo krijg je sneller antwoord op je vragen, en voorkom je een berg mail.”
Ben je er wel van bewust dat de betreffende collega dan ook toevallig met hetzelfde onderwerp bezig moet zijn. Waarschijnlijk is hij met hele andere dingen bezig en leidt je hem juist af van zijn werk en haal je hem uit zijn concentratie.
Bedenk dus van te voren goed of je echt NU een antwoord moet hebben. Anders is juist e-mail weer een goed medium. Dan kan de collega op zijn eigen gekozen moment daar aandacht aan besteden.