1. Efficiënt: zoveel mogelijk gedaan krijgen
Als je efficiënt werkt krijg je veel gedaan in weinig tijd. Systemen als Getting Things Done zorgen ervoor dat je al je taken bijhoudt, ordent en vervolgens zo snel mogelijk uitvoert. Efficiëntie zit hem in het bedenken van systemen, dingen steeds eenvoudiger maken voor jezelf zodat ze minder tijd kosten.
Voorbeeld van efficiënt werken: 500 e-mails per dag
Frank heeft een succesvol internetbedrijf. Hij ontvangt dagelijks ruim 500 e-mail berichten over allerlei uiteenlopende onderwerpen. Veel berichten gaan over foutmeldingen van de servers, andere berichten zijn vragen van klanten. Omdat de stroom aan e-mails hem teveel tijd kostte besloot hij een geavanceerd systeem van filters te ontwikkelen.
Wanneer er een mailtje binnenkomt wordt het op een aantal punten gescand, waarna het naar de juiste plek wordt doorgestuurd. Ook heeft hij een ‘FAQ’ op zijn site gezet om zodoende veel voorkomende vragen direct te beantwoorden. Frank wil al zijn klanten tevreden stellen om zoveel mogelijk geld te verdienen, en hij is blij dat dat nu mogelijk is met zijn systeem. Hij ontvangt minder mail en kan het sneller beantwoorden.
2. Effectief: alleen doen wat nodig is
Wanneer je effectief werkt, werk je naar een doel toe dat je wilt bereiken. Het is een doel wat je van binnenuit graag wilt bereiken, en wat je op een bepaald moment kunt afvinken als ‘behaald’. In je dagelijkse werkzaamheden vraag je je bij alles wat op je pad komt het volgende af: “Brengt dit mij dichter tot mijn doel(en)?”. Als het antwoord ‘nee’ is probeer je het te elimineren uit je leven.
Voorbeeld van effectief werken: 10 e-mails per dag
Frank ziet het aantal mails in zijn mailbox dagelijks toenemen, en zijn filtersysteem moet worden aangepast om het te kunnen verwerken. Het kost hem steeds meer tijd om zijn mail te beheren. Frank vraagt zich af: “Kan dit niet anders?”.
Hij heeft zichzelf ten doel gesteld om dit jaar 40% meer omzet te maken. Als hij eens rustig naar zijn cijfers kijkt komt hij tot de conclusie dat ruim 90% van zijn omzet afkomstig is van 15 grotere zakelijke klanten. Zijn consumentenproduct is populair en verkoopt goed, maar hij haalt er nauwelijks winst uit. Bovendien zijn het de niet-zakelijke klanten die hem overspoelen met E-Mails.
Frank maakt een moeilijke beslissing. Hij besluit zijn consumentenproduct te verkopen aan een ander bedrijf, zodat hij meer tijd overhoudt om zich te focussen op de grotere zakelijke klanten. Hij wil meer van dit soort klanten binnenhalen en op die manier zijn omzet laten groeien met 40%.
Een paar maanden later ontvangt Frank ongeveer 10 mailtjes per dag van zijn goed betalende klanten. Hij verdient veel meer geld en heeft meer tijd over om zich bezig te houden met wat hij echt leuk en belangrijk vindt.
Efficiëntie in effectiviteit
Dus – wat ben jij? Werk je zo handig en snel mogelijk om alles wat je op pad komt weg te werken? Of kies je bewust waar je aan werkt, om zodoende naar een doel toe te werken? Je begrijpt natuurlijk dat effectief werken uiteindelijk een beter resultaat op zal leveren, hoewel het soms moeilijk kan zijn. Mag je dan niet efficiënt werken? Juist wel. Je boekt het meeste resultaat als je efficiënt werkt in je effectiviteit.
Voorbeeld – efficiënt en effectief werken
Frank kwam tot de conclusie dat hij zich op zakelijke klanten moet richten om zijn doel te bereiken. Nu hij die afweging heeft gemaakt kan hij heel efficiënt werken. Hij focust zich nu op het binnenhalen van nieuwe klanten, en dat doet hij zo efficiënt mogelijk. Het verschil met vroeger is wel dat hij zich focust op dat wat hem resultaat gaat brengen. Als er andere dingen op zijn pad komen die hem niet dichter bij zijn doel brengen, gooit hij het uit zijn leven. Sommige dingen schrijft hij op een lijst voor later (Someday/Maybe), andere dingen gooit hij gewoon overboord.
Frank houdt zijn focus vast en bereikt 44% extra omzet dat jaar door effectiever te werken.
Getting Things Done (GTD) onder de knie krijgen?
Reacties
Interessant om na te denken over efficiënt (= doelmatig, met weinig middelen), effectief (= doeltreffen, doel bereikt), doelgericht (doe alleen zaken die bijdragen aan het halen van het doel), doelbewust (leef continu gericht op je gestelde doelen)