“My goal is no longer to get more done,
but rather to have less to do.”
Francine Jay
1. Effectief werken begint met een plan
Elke ochtend bepaal ik welke 1-3 taken ik wil voltooien volgens de eierdoostheorie. Ik schat in hoe lang ik met ieder van deze taken bezig zal zijn. Vervolgens plaats ik ze in mijn dagplanning.
Hierdoor krijgt mijn dag direct een ‘geraamte’ en weet ik wat me te doen staat. Dit maakt mijn plan realistisch en overzichtelijk. Ik raak minder afgeleid en besteed mijn tijd aan taken die echt belangrijk zijn.
Creatief werk (zoals schrijven) probeer ik zoveel mogelijk in de ochtenden te plannen. Dan ben ik het meest creatief en effectief. Administratieve werkzaamheden doe ik in de namiddag. Tussendoor plan ik een moment om de mail te checken en kleine taken weg te werken.
2. Ik knip mijn taken op
Mijn brein maakt kleine, simpele dingen graag complex en overweldigend. Zodra dat gebeurt loop ik meestal snel vast, omdat ik als een berg tegen het werk opzie.
Hoe kan ik dan toch effectief werken? Ik houd mijn taken zo veel mogelijk klein, praktisch en overzichtelijk. Een taak moet binnen een uur afgerond kunnen worden. Kan dat niet? Dan maak ik de taak kleiner.
Een artikel publiceren is voor mij bijvoorbeeld niet één taak. Het is een proces met vier stappen:
- Het artikel plannen en de outline opstellen.
- De eerste kladversie schrijven.
- Het artikel redigeren.
- Het artikel inplannen, afpoetsen en klaarzetten voor publicatie.
Soms doorloop ik iedere stap op een andere werkdag. Vaak smelten stappen 1 & 2 samen, net als stappen 3 & 4. Maar als ik weinig motivatie heb kan ik het losknippen en me richten op één kleine, overzichtelijke stap. Zo kan ik veel effectiever werken met minder moeite.
3. Ik werk zonder afleiding
Alle apparaten gaan op niet storen, ik stop mijn noise canceling AirPods in, ik zet fijne instrumentale muziek op en ik werk aan de taak tot mijn werktimer afgaat of tot de taak is afgerond.
Ik heb mijn iPhone zo ingericht dat hij me vooruit helpt, in plaats van me af te leiden.
Vaak leg ik mijn iPhone zelfs aan de andere kant van de kamer, zodat ik ook niet snel in de verleiding kom om hem even te checken. Als ik moeite heb met concentreren schakel ik ook mijn internet uit wanneer ik aan het schrijven ben. Ik schrijf altijd met de app op volledig scherm zodat ik niets anders zie dan mijn werk.
Hierdoor raak ik minder afgeleid en kan ik me beter concentreren. Dit zorgt ervoor dat ik niet alleen effectief werk. Het zorgt ook voor betere kwaliteit.
4. Ik werk ik korte sprints
Vaak werk ik grofweg volgens de pomodoro methode. Ik selecteer een taak, zet een timer van 25 minuten, ik werk gedurende die tijd met aandacht aan die ene taak. Als de timer afloopt houd ik 3-5 minuten pauze.
Vervolgens selecteer ik een nieuwe taak en herhaal ik het proces. Dit systeem helpt me sneller en dieper te concentreren.
Soms zit ik na een tijdje zó diep in mijn werk dat ik de timers loslaat en gewoon doorwerk. Het is voor mij een goede methode om op stoom te komen met effectief werken. Als ik eenmaal in die flow zit vind ik die timers eerder afleidend.
5. Ik maak vaak een wandeling tussendoor
Ik plan in mijn werkdag meestal een moment van rust in. Bijvoorbeeld een lange lunchpauze waarin ik ook tijd maak om een uurtje te wandelen. Tijdens mijn wandeling luister ik dan bijvoorbeeld een luisterboek of podcast over een werk-gerelateerd onderwerp.
Als ik dit doe voel ik me later in de dag frisser en vrolijker, waardoor ik effectief blijf werken. Het is ook gewoon fijn om een tijdje weg te zijn van een scherm.
6. Ik doe minder dan de meeste mensen
Effectief werken begint bij je taakselectie. Ik probeer niet alles te doen. En ik probeer ook niet al mijn werkuren vol te maken. Als ondernemer zijn er natuurlijk áltijd dingen die je kunt doen, maar in de praktijk zijn veel taken sterk onderhevig aan de law of diminishing returns.
Simpel gezegd: sommige taken voegen onevenredig veel waarde toe, een heleboel andere taken kosten vooral heel veel tijd en voegen veel minder waarde toe.
Denk aan rondhangen op social media, statistieken checken, de mail checken, kansen proberen te grijpen die je vooral afleiden van je echte doelen, etc.
Ik spendeer het gros van mijn werktijd aan de eerste soort taken. Taken die onevenredig veel waarde toevoegen. Dat zijn werkzaamheden zoals schrijven voor soChicken en het Broednest en werken aan de processen die alles soepel laten lopen.
Hierdoor kan het dus zo zijn dat ik mijn geplande en belangrijke taken af heb en gewoon de rest van de dag vrij neem. Het is niet mijn missie om mijn werktijd vol te maken, het doel is de belangrijke taken af te ronden zodat ik dichter bij mijn doelen kom.
Ik heb per week vier dagen beschikbaar om te werken (in verband met de kids). Soms gebruik ik alle dagen, vaak werk ik drie dagen.
7. Als ik vastloop doe ik een stap terug
Als ik één ding heb geleerd over mijn werk is het wel dit: als ik er tegen aan hik moet er iets veranderen.
En ik ben het met je eens – soms moet je niet zeuren en gewoon even je schouders eronder zetten. Maar als je voor jezelf werkt kan het knap lastig zijn om jezelf te motiveren om iets te doen waar je écht geen zin in hebt.
Ik ga dan dus even terug naar de tekentafel en vraag mezelf af: waarom hik hier tegenaan? Vaak helpt Billy me dan even om mijn perspectief terug te pakken.
Als het bijvoorbeeld gaat om een artikel waarin ik vastloop, helpt het vaak om de invalshoek te veranderen zodat ik er ineens wél zin in krijg. Soms is het beter om een project gewoon los te laten en me niet te laten gijzelen door de sunken cost fallacy (er zit al zoveel moeite in, dus nu moet ik het afmaken).
Niets is zo bevrijdend als mezelf losworstelen uit een vervelende taak om vervolgens te beseffen dat diezelfde taak heel leuk is vanuit een ander perspectief.
8. Ik automatiseer en stroomlijn taken
Als een computerscript het kan doen hoef ik het niet te doen. En als ik een complexe taak eenvoudiger kan maken door hem te stroomlijnen, maak ik mijn leven een stuk makkelijker.
Het is lastig in te schatten hoeveel tijd ik precies bespaar doordat ik mijn eigen oplossingen programmeer, maar het is een heleboel.
Sommige automatiseringen programmeer ik zelf. Voor veel andere zaken gebruik ik gewoon een checklist. Ik denk de stappen één keer goed door, waarna ik er nooit meer over na hoef te denken.
Het is verbazingwekkend hoeveel tijd en moeite een simpele checklist kan besparen terwijl het bovendien de kwaliteit van mijn werk verhoogt.
Ik kijk altijd naar mijn werk door een bril van tijdsbesparing. Hierdoor kan ik mijn taken vaak verrassend snel en effectief afronden.
9. Ik ben niet bang om te schrappen
Combineer schrappen met stroomlijnen, en er ontstaat een magische combinatie. Ik richt me vooral op de meest belangrijke taken. En die taken optimaliseer ik zoveel mogelijk zodat ze minder tijd en moeite kosten.
Het resultaat is dat ik in veel minder tijd (en met veel minder moeite) veel meer gedaan krijg.
Om die reden ben ik niet bang om taken en projecten te schrappen. Waar veel mensen zich richten op de misgelopen kansen en het verlies, richt ik me op de winst die het me oplevert.
Ik zal altijd kansen moeten laten schieten. Niet alleen kan ik onmogelijk alle kansen grijpen – het pakken van een kans heeft ook een prijs. Bijvoorbeeld een toegenomen complexiteit in mijn werk waar ik niet gelukkig van word. Of een te hoge werkdruk waardoor andere levensgebieden (gezondheid, gezin, relaties, persoonlijke groei) eronder lijden.
Ik houd de boel liever simpel, dat maakt me veel gelukkiger. Dus ik zoek naar plekken waar ik een hefboomeffect kan realiseren. De rest probeer ik zo goed mogelijk te schrappen.
10. Ik investeer in tijdsbesparing
Om bovenstaande redenen is het vaak heel lonend om flink te investeren in tijdsbesparing. Zo heb ik bijvoorbeeld geleerd om steeds meer taken uit handen te geven.
Daarnaast ben ik bereid om een flink deel van mijn tijd te investeren in tijdsbesparing. Ook heb ik geleerd om vooruit te investeren in (vaak kostbare) technologie die me helpt tijd te besparen in de toekomst.
In onderstaand schema zie je hoe verrassend winstgevend zo’n investering kan zijn.
Als je het voor elkaar krijgt om een dagelijkse taak een minuut korter te maken, dan kun je er gerust een hele dag aan besteden om dit mogelijk te maken. Je hebt die tijdsinvestering dan in vijf jaar terugverdiend.
Bron: xkcd
Tijdsbesparing stapelt zich op. Hierdoor is de terugverdientijd van zo’n investering vaak verrassend kort. Ik doe dit op talloze kleine en grote manieren, waardoor ik extra effectief kan werken.
11. Ik neem echt vrij
Toen ik net voor mezelf werkte ging de laptop constant open. In de avond, in het weekend, op vakantie – overal.
Al snel leerde ik dat deze aanpak me niet productiever maakte en zeker niet effectiever. Het maakte me vooral onrustig en moe.
Daarom hanteer ik nu een hele duidelijke regel die des te belangrijker is geworden sinds ik vader ben: om 17:00 gaat de laptop dicht en in het weekend blijft de laptop dicht.
Er wordt alleen gewerkt op mijn ‘werkdagen’. Want hoewel mijn werk belangrijk voor me is, zijn er meer dingen in het leven die mijn volledige aandacht verdienen.
Je dag plannen voor minder stress
Zijn ingewikkelde time-management systemen niets voor jou? De eierdoostheorie helpt je je doelen realiseren met minder moeite - in slechts 3 minuten per dag.
In deze Bundel ontdek je de kracht van de eierdoostheorie en ervaar je al snel hoe deze methode je een stuk productiever maakt.
Deze cursus ontving een gemiddelde waardering van 9,3 door duizenden deelnemers.
