Meer werken is makkelijker, niet beter Meer output in minder tijd - praktisch stappenplan

Jelle Hermus

Oprichter van soChicken en het Broednest. Jelle maakt een leuker leven graag zo simpel mogelijk. Hij is gepassioneerd over vooruitgang, duurzaamheid, reizen, technologie en broccoli.

Ik ben een ster in weinig werken

Serieus. Een normale werkdag begint voor mij rond 10:00 en eindigt rond 16:00-17:00. Gemiddeld ben ik drie maanden per jaar op reis. Dan werk ik wel, maar niet elke dag en ook zeker niet langer dan een uur of twee per keer. Toegegeven, ik werk heel hard voordat ik vertrek om alle artikelen klaar te zetten. Maar dan nog: hard en lang werken is wat mij betreft niet het doel.

Waarom niet? Omdat hard en lang werken in zichzelf vaak weinig toevoegt.

We worden vaak verplicht om veel uren te maken, door een baas, sociale druk of simpelweg je eigen schuldgevoel. De meeste mensen vullen hun tijd echter met bezigheden die weinig zoden aan de dijk zetten. Zowel voor hun persoonlijke doelen als die voor de organisatie waarvoor ze werken. Als ze al die bezigheden niet zouden doen (of zouden halveren), dan zouden ze hun doelen en dromen vaak net zo snel kunnen bereiken. Misschien zelfs wel sneller.

Is dat gek? Niet echt. Door minder te doen maar vooral te werken aan de zaken die je echt vooruit helpen, kom je sneller vooruit. Je voelt je minder gestrest, minder overweldigd, minder afgeleid en je kunt meer aandacht besteden aan kwaliteit.

Vroeger probeerde ik 101 balletjes hoog te houden. Tegenwoordig focus ik me op een paar zaken die echt belangrijk zijn voor mijn dromen en doelen. En de rest doe ik niet. Strategisch lui noemen we dat.

Dus laten we eens kijken hoe jij strategischer lui kan zijn. Hoe kun je jouw output verhogen terwijl je je werktijd vermindert?

1. Wees genadeloos in je selectie

Er zijn altijd een heleboel dingen die je kunt doen, maar er zijn tegelijkertijd slechts een paar dingen die er echt toe doen. Door je op die dingen te richten kom je sneller vooruit. Je doet minder dan normaal, maar de resultaten zijn een stuk indrukwekkender.

Word strenger in de opbouw van je todo lijst. Sterker nog, wees genadeloos.

Dit moet je kunnen beantwoorden: Draagt deze taak bij aan datgene dat ik probeer te bereiken? En als je geen idee hebt: Wat probeer je in hemelsnaam te bereiken?

Die vragen zijn van levensbelang als je minder wilt werken. Waarom? Omdat ze je helpen een keuze te maken.

Wat ik probeer te bereiken? Ik wil me gelukkig, vrij, liefdevol en gezond voelen terwijl ik ondertussen mezelf continu ontwikkel en bouw aan een wereld waarin anderen hetzelfde kunnen bereiken. Helpt schrijven voor soChicken me bij dat doel? Absoluut. soChicken levert me die uitlaatklep en het inkomen dat nodig is om mijn leven in die richting te bewegen.

Helpt het aangaan van een vage samenwerking met een vaag bedrijf – dat in potentie iets meer omzet oplevert – me bij het bereiken van dit doel? Niet echt. Omdat ik het niet leuk vindt, en omdat het me afleidt van mijn primaire doel. Door zo’n samenwerking niet aan te gaan maak ik ontzéttend veel tijd vrij (veel ondernemers onderschatten hoeveel tijd dat soort dingen kosten). En dat terwijl het geen enkele nadelige impact heeft op de omzet en veel positieve impact op mijn vrijheid en geluk.

Ja, zo loop je soms misschien een kans mis. Maar waarom zou je al die kansen willen grijpen? Voor het geld? Want zoveel geld heb ik niet nodig om mijn doel te bereiken. Sterker nog, ik leef vrij minimalistisch waardoor ik al meer verdien dan ik uitgeef.

Dus:

• Wat voor leven streef je na?
• Vraag jezelf af: gaat deze taak mijn leven op de lange termijn beter maken gezien het leven dat ik voor ogen heb?
• Kun je deze taak – of de volledige verantwoordelijkheid die erbij hoort – uit je leven gooien?
• Maakt deze taak je blij? Geef de taak een score van 0 tot 100. Scoort de taak lager dan 90? Schrap hem dan uit je leven.

Stel je voor dat je de meeste tijd besteedt aan taken die echt belangrijk voor je zijn. Die je echt vooruit helpen. Dan krijg je veel meer voor elkaar, in minder tijd.

Je kunt je hele leven achter geld aan blijven rennen, en altijd maar hard blijven werken om meer te verdienen. Maar sta eens stil om je af te vragen waar je nu eigenlijk voor werkt. En maak vervolgens de keuzes die daarbij passen.

• Waar ben je nou écht voor ingehuurd? Voor de moeilijke, interessante, uitdagende taken? Of voor de irritante repetitieve administratieve klusjes die steeds op je bord belanden?
• Van welke taken word je echt blij? Waar kun je je talenten bij inzetten, waar ben je goed in? En welke taken geven je keer op keer een naar gevoel?
• Wat zijn de dingen die je altijd maar voor je uitschuift, zaken die je blijkbaar niet leuk én niet belangrijk genoeg vindt? Misschien moet je hier maar eens afstand van doen?

Hoe meer je je kunt richten op die paar dingen die er écht toe doen, des te meer impact je werk heeft en des te minder je hoeft te werken voor hetzelfde resultaat.

2. Let op de overhead

Iedere keer wanneer je overschakelt naar een andere taak verlies je tijd. Om die reden is het vaak effectiever om een paar uur te blokkeren voor één belangrijke taak, en jezelf er helemaal in te verliezen.

Wanneer je moet switchen, is er altijd een kans dat je afgeleid raakt, of dat je het spoor kwijt raakt van waar je gebleven was. Het kost tijd en energie om je hersenen om te schakelen naar een andere taak, en weer terug te komen bij de originele taak.

Om die reden is het ook ontzettend belangrijk dat je je niet constant laat afleiden door kletsende collega’s, berichtjes en je favoriete nieuwssites. Kies liever een taak die je écht vooruit helpt, en neem de tijd om echt in de flow te komen. Voor je het weet heb je een berg werk verzet. Dan heb je je leven écht beter gemaakt, en heb je geen tijd verkwanseld aan dingen die je vooral een druk gevoel geven terwijl er in werkelijkheid niets gebeurt.

3. Batch je communicatie

Het zijn vaak communicatieve taken die je het meest van je werk houden. Je wilt even een vraag stellen aan je collega, waarna je een kwartier staat te kletsen. Of je ontvangt een berichtje van een vriendin, en voor je het weet ben je een halfuur afgeleid door inkomende berichtjes.

Om die reden is het slim om alle communicatie taken op te sparen en in één keer uit te voeren. Bijvoorbeeld aan het einde van de dag, of in een afgebakend uur in de middag. Heb contact met de wereld, zeg wat je moet zeggen, en gooi daarna de kleppen weer dicht. Zodat je je beter kunt concentreren.

4. Use the robots!

Oké, misschien niet. Maar automatiseer en optimaliseer taken die je veel tijd kosten.

Veel mensen hebben niet door dat ze elke dag dezelfde repetitieve taken uitvoeren. En al helemaal niet dat ze een deel hiervan zouden kunnen automatiseren. Daar heb je vaak niet eens een superslimme computer voor nodig. Een simpel filtertje hier of een appje daar kan al wonderen doen.

• Wees op je hoede voor taken die je vaak uitvoert op grofweg dezelfde manier. Als je op zo’n taak elke dag vijf minuten kunt besparen, scheelt dat je op jaarbasis 3-4 werkdagen!
• Zorg ervoor dat je minder hoeft na te denken over herhalende taken. Optimaliseer ze zo sterk dat ze zichzelf uitvoeren, of dat jij ze kunt uitvoeren zonder erover na te denken (zo spaar je kostbare hersenkracht).
• Zo kan een simpele checklist je bijvoorbeeld ontzettend veel tijd en energie schelen. Een voorbeeld is mijn ‘back to zero’ checklist (met taken als mailbox legen, reacties checken, transacties checken etc.) die ik o.a. gebruik als ik op reis ben. Ik weet dat, als ik die checklist doorlopen heb, ik alles heb gedaan om het bedrijf rustig door te laten lopen. Dat spaart tijd, verhoogt de kwaliteit en geeft veel rust.
• Soms kun je in een complexere workflow een aantal stappen optimaliseren zodat niet alles automatisch gaat, maar wel een deel ervan. Zoals het automatisch sorteren en labelen van inkomende mail, een slimmer formulier gebruiken dat je sneller kunt verwerken, een andere volgorde introduceren of een nieuwe app gebruiken waarmee het werk sneller gaat.
• Soms kun je taken écht automatiseren. Zo hebben wij thuis een dweil-robot. En heb ik allerlei slimme scriptjes geschreven voor soChicken en Billy’s website om onze werkdruk te verlagen en tegelijkertijd de kwaliteit te verhogen.
• Je kunt taken natuurlijk ook uitbesteden.

Er is niet één manier om je werk te automatiseren of optimaliseren. Het is vooral een mindset. Je moet continu op zoek zijn naar manieren om dingen slimmer, automatischer of met minder moeite te verrichten. Zowel high-tech als low-tech.

Als je met vier aanpassingen een halfuur per week bespaart dan heb je 6,5 werkdag gewonnen op jaarbasis. Tijd die je kunt besteden aan het lezen van 9 levensveranderende boeken bijvoorbeeld.

5. Houd je leven opgeruimd

Je werkt effectiever als je voorkomt dat je leven een chaos wordt. Zowel in praktische zin als in psychologische zin.

Waarom? Omdat orde helpt bij het ontwikkelen van focus en rust. En deze focus helpt je om te werken aan de taken die je echt vooruit helpen.

Dat is de reden dat ik zo’n fan ben van minimalisme. Je kiest ervoor om de spullen, relaties en projecten die passen bij je doelen te houden. De rest gooi je overboord. Minder zooi in huis betekent meer ruimte voor mij en mijn dromen. Het betekent minder zoeken, minder opruimen, minder schoonmaken.

Het betekent ook automatisch minder zooi in mijn hoofd, en meer ruimte voor rust, vrijheid en geluk.

6. Doe dingen niet, anders, of minder vaak

Wij draaien twee wasjes in de week. Ik weet niet hoe het komt dat andere 2-persoonshuishoudens soms twee tot drie keer zoveel wasjes draaien, maar bij ons gaat het prima zo. En ja, we verschonen ons beddengoed elke week. En ik krijg (gelukkig) nooit stank klachten.

Als het inruimen van de wasmachine, het uithangen en vouwen van de was 20 minuten per wasje kost, dan besteedt een persoon in ons huishouden grofweg 35 uur per jaar aan de was. Als je vier wasjes draait per week (zonder te drogen), dan is dit al 70 uur. Dat is bijna 3 dagen per jaar continu was inruimen, uithangen en opvouwen.

En we strijken vrijwel nooit (alleen overhemden). We kloppen de natte kleding goed uit, en de kreukels verdwijnen meestal vanzelf. En ja, ons beddengoed is kreukelig. En die kreukeligheid neem ik voor lief omdat ik weet dat het niet strijken ervan me zomaar 7-9 uur per jaar bespaart. Tijd die ik liever in bed doorbreng, eerlijk gezegd.

Door manieren te vinden om je was workflow te optimaliseren (en minder te wassen), kun je waarschijnlijk een berg tijd besparen.

Bijvoorbeeld:

• Doe langer met je kleding, hang het ’s avonds uit om te luchten
• Koop kleinere handdoeken en doe meerdere dagen met een handdoek
• Koop kleding met handige eigenschappen. Zoals kleding die minder snel gaat stinken zodat je er langer mee kunt doen.

Maar zo zijn er meer dingen die je gewoon niet kunt doen. Wij hebben geen magnetron, scheelt schoonmaakwerk. We hebben goedkope fietsen, dus ik hoef niet iedere keer dat ik de fiets parkeer twee minuten te frutselen met een hangslot. We volgen de oud-Delftse traditie rondom onderhoud aan ons huis. Dat wil zeggen dat de schilderwerk nét een jaartje (of twee) langer kan wachten dan ‘eigenlijk goed’ is.

We hebben een draadloze stofzuiger, scheelt ruimte en gedoe. We laten een wekelijks pakket met biologische ‘geredde’ groente bepalen wat we eten die week. Is gezonder en scheelt vergaderwerk over wat we moeten eten. Etc.

Vraag je af waarom je de dingen doet die je doet. Soms kun je ze gewoon niet doen, of anders aanpakken. Ja, dan vinden mensen je al snel een beetje gek. En dat ben je dan ook. En ondertussen maak je ook je leven een stuk leuker. :)

Hoe zit jij in je vel? Doe de gelukstest!

Ontdek hoe goed jij in je vel zit. Deze gratis test vertelt je in 2 minuten hoe gelukkig jij bent en welke stappen je kunt zetten om je leven leuker te maken.

Start de test