“Focus on being productive
instead of busy.”
Tim Ferriss
Productiever met minder moeite
Ik zal het maar eerlijk zeggen: ik ben nooit fan geweest van lang en hard werken.
Ik vind hard werken prima, maar niet voor lang. En lang werken vind ik best oké, maar dan niet te hard – als het even kan. Ik optimaliseer het liefst op luiheid, zodat ik me niet te druk hoef te maken.
Tegelijkertijd ben ik wél ambitieus. Want hoewel ik in mijn fantasie graag een hele middag onder een palmboom vertoef met een goed boek, wil ik na een week uitrusten tóch weer van alles ondernemen.
Lui én ambitieus dus. Het is een combinatie die prima werkt voor mij. Het zorgt er namelijk voor dat ik altijd de voorkeur geef aan effectief werken.
- Ik bepaal duidelijk hoe mijn ideale leven eruit ziet;
- Ik bepaal welke taken en projecten essentieel zijn om daar te komen;
- Ik richt daar mijn aandacht op, de rest probeer ik zoveel mogelijk te minimaliseren;
- De dingen die ik wél doe, probeer ik zo efficiënt mogelijk te doen.
Sinds 2004 heb ik een hoop geleerd over productiviteit. In dit artikel deel ik 11 productiviteitstips die mij vrijer maken. Ik leg ook uit waarom én hoe je deze tips zelf eenvoudig kunt toepassen.
Laten we eens kijken.
1. De dag van tevoren plannen
In 2007 ontwikkelde ik de eierdoostheorie: een handig klein gereedschap om het leven van je dromen vorm te geven. Stap voor stap, ei na ei.
Deze methode (inmiddels omgetoverd tot deze Broednest Bundel) helpt me tot op de dag van vandaag effectiever te werken.
De basis is simpel:
- Aan het einde van mijn werkdag leg ik mijn drie eieren;
- Dit zijn drie belangrijke taken die ik de volgende werkdag wil afronden;
- Ik zorg ervoor dat ik deze drie eieren makkelijk kan voltooien;
- Ik begin ’s ochtends direct aan mijn eerste ei.
Er zitten nog een aantal belangrijke nuances in, in de Bundel lopen we daar doorheen. Maar in de basis zorgt deze methode voor een aantal positieve dingen:
- Het is simpel, waardoor ik het zelden uitstel.
- Het dwingt me om prioriteiten te stellen. Het mogen ten slotte maar drie eieren zijn.
- Dit zorgt ervoor dat ik echt werk aan belangrijke taken.
- Ik maak het haalbaar, waardoor ik elke dag een gevoel van succes ervaar.
- Ik weet ’s ochtends direct wat me te doen staat, waardoor ik minder tijd verspil.
Met andere woorden: de eierdoostheorie maakt me veel effectiever én productiever. Best fijn.
Hoe pas je dit zelf toe? Bepaal nu 3 taken voor je volgende werkdag – je kunt de Bundel volgen voor meer details.
2. Bewust minder plannen dan ik kan doen
”Gun jezelf een wedstrijd die je kunt winnen.” Dit is een rode draad in hoe ik mijn leven plan.
Ik pas het toe met de eierdoostheorie en ik gebruik het ook in mijn weekplanning. Dit principe helpt me voorkomen dat ik overweldigd raak.
Het zorgt ervoor dat ik mijn werkdag afsluit met een voldaan gevoel. Het betekent niet dat ik niets meer doe als de taken voltooid zijn.
De tijd die ik niet inplan gebruik ik voor andere nuttige bezigheden. Zoals de mail wegwerken, een wandeling maken of werken aan projecten die minder belangrijk zijn maar wel leuk.
Hoe pas je dit zelf toe? Schat hoeveel tijd je nodig hebt voor je taken, en zorg ervoor dat je ruim minder tijd inplant dan je beschikbaar hebt.
3. De kikker slikken
Ik heb natuurlijk niet altijd zin in iedere taak op de planning. Het boekje Eat that frog van Brian Tracy leerde me jaren geleden dat je het beste kunt beginnen met de taak waar je het meest tegenop ziet.
Waarom? Omdat je er dan lekker vanaf bent.
Het vermindert uitstelgedrag, het maakt je werkdag leuker én het geeft je een krachtig gevoel. Hierdoor ontstaat er een opwaartse spiraal van effectiviteit én werkplezier.
Als het ergste achter de rug is, wordt het vanaf daar alleen maar leuker en leuker. Het is dolle pret.
Kijk naar je dagplanning en begin met de taak waar je het minste zin in hebt.
4. Werken in focus modus
In 2007 liet ik me vooral afleiden door mijn spelcomputer, inmiddels zijn het voornamelijk appjes van vrienden, mijn favoriete sub-Reddits of taken die nuttig lijken maar het niet zijn (zoals kleding bestellen).
Ik ben steeds beter geworden in werken zonder afleiding. En hoe meer ik afgeleid raak, des te strakker ik de focus modus maak voor mezelf:
- Ik doe mijn AirPods Pro in met geluidsonderdrukking aan.
- Ik draai muziek waar ik op dat moment zin in heb.
- Ik zet al mijn apparaten op stil, zodat alleen Billy en de deurbel er nog doorheen komen. Als ik écht wil concentreren zet ik hem helemaal op stil, maar dan laat ik het Billy van tevoren even weten.
- Vaak stop ik mijn iPhone in mijn rugzak, zodat hij niet in het zicht ligt.
- Als ik het niet nodig heb voor mijn taak schakel ik het internet uit.
- Voor bepaalde taken werk ik lekker met een pomodoro timer: 25 minuten geconcentreerd werken, gevolgd 5 minuten pauze.
Werken met diepe focus is zóveel productiever. Ik vlieg dan door mijn taken heen, waardoor ik eerder klaar ben en er meer tijd overblijft voor andere dingen.
Probeer het zelf ook eens. Selecteer een taak, sluit jezelf af en werk met volledige focus.
5. Als ik vastloop neem ik een stap terug
Soms voel ik me – ondanks de planning – toch overweldigd. In zo’n geval heb ik geleerd om in plaats van door te bijten een stap terug te doen.
Als het werk te moeilijk voelt, is dat meestal een teken dat ik even moet plannen.
Het kan zijn dat ik de taak probeer uit te voeren met onvoldoende informatie. Of dat ik meerdere dingen door elkaar doe, waardoor ik vastloop. Een paar minuten plannen en nadenken is dan veel effectiever dan verder ploeteren.
Je kunt jezelf even afvragen: “Wat is de reden dat ik vastloop? Wat heb ik nodig om weer in beweging te komen?”
6. Ik wissel mijn werktaken af
Het doel van mijn ‘werktijd’ is investeren in een ‘goed leven’.
Ik moet tijd besteden aan mijn werk, uiteraard. Maar werk is vaak niet het meest belangrijk. Regelmatig besluit ik dat het – voor een goed leven – beter is om te gaan hardlopen, lang te lunchen met een vriendin of een dutje te doen in plaats van te schrijven of programmeren.
Mijn ideale dagen zijn een mix van werktaken, huishoudelijke taken, investeren in mijn gezondheid én tijd maken voor fijne mensen.
Onderzoek voor jezelf hoe je je werkdagen afwisselender kunt maken. Soms is het heerlijk om – na een paar meetings – even de was weg te vouwen of de vaatwasser op kantoor in te ruimen.
7. Ik probeer altijd minder te doen
Ik hou ervan om minimalistisch te ondernemen. Het is bijvoorbeeld niet mijn ambitie om een enorm team aan te sturen – eerder het tegenovergestelde.
Ik houd het leven graag simpel, en probeer vanuit die situatie zoveel mogelijk impact te hebben. Dat dwingt me om kritisch te zijn en mezelf steeds af te vragen: ”Is dit nodig? Kan dit eenvoudiger? Kan ik dit schrappen?”
Zodra je een bepaalde mate van succes hebt, ontstaan er ineens overal kansen en mogelijkheden. Dat is geweldig, maar het kan ook een valkuil zijn. Want al die mogelijkheden kunnen je afleiden van de dingen die je in de eerste plaats succesvol maakten!
Ik ben dus altijd erg kritisch omdat ik niet wil dat het werk mijn hele leven overneemt. Een heleboel dingen doe ik niet, zodat ik me vooral kan richten op een paar dingen die ik belangrijk vind.
Neem je werktaken en -projecten onder de loep en onderzoek of je dingen kunt schrappen – kan het simpeler zodat je meer impact kunt hebben?
8. Ik werk met een vaste ‘ideale weekplanning’
Omdat mijn werkzaamheden redelijk voorspelbaar zijn gebruik ik een ‘ideale weekplanning’ als een kapstok voor mijn weekplanning.
Een greep uit de planning: op maandag- en dinsdagochtend schrijf ik gefocust. Op vrijdagochtend plan ik de nieuwsbrief in. Na de lunch maak ik een wandeling. In de namiddag werk ik kleine taken weg en vrijdagmiddag maak ik mijn planning, enzovoort.
Deze standaard planning helpt me ervoor te zorgen dat alle belangrijke gebieden in mijn werk én de rest van mijn leven aan bod komen. Als ik me gewoon aan deze planning houd, heb ik een behoorlijk effectieve week.
In de praktijk pas ik deze planning altijd aan, maar het is fijn om er niet iedere week zo diep over na te hoeven denken.
Kijk eens naar de taken die je iedere week moet verrichten. Kun jij een standaard ‘ideale’ weekplanning voor jezelf ontwerpen?
9. Ik zorg voor beweging in mijn werkdag
Zoals je misschien weet ben ik dol op mijn wandelbureau. Ook op mijn coworking space werk ik veel achter een stabureau. Daarnaast plan ik altijd een moment in om even te wandelen.
Vaak maak ik een rondje langs de Schie met een podcast of luisterboek in. Het breekt de werkdag en het helpt me fris te blijven – ook als ik veel achter een scherm moet zitten.
Vraag jezelf dit ook eens af als je veel zittend werkt: “Hoe kan ik wat meer beweging in mijn werkdag verweven?”
10. Ik werk in belachelijk kleine stapjes
Ik raak verrassend snel overweldigd door mijn werk. Dat komt omdat ik de lat vaak hoog leg voor mezelf, maar ook omdat ik overal mogelijkheden zie. Een project wordt dan al snel enorm groot, waardoor een deel van mijn brein roept: ”Je bekijkt het maar, ik ben moe!”
Op zulke momenten ligt uitstelgedrag op de loer. Daarom help ik mijn brein kalmeren door het heel simpel te maken: ik richt me op de volgende, praktische stap.
- Ik kan vandaag geen nieuwe Broednest Bundel schrijven, dat is veel teveel werk. Ik kan nu wél alvast beginnen met een eerste outline.
- Ik heb nog een heleboel te doen, dat is waar. Maar dat maakt niet uit, ik pak gewoon dit mailtje op en ga hem beantwoorden.
- Ik heb geen zin in deze taak die op de planning staat. Maar in plaats van dit tóch van mezelf te verlangen en uit te stellen, pak ik een andere nuttige taak op waar ik wél zin in heb. Zo kom ik toch vooruit.
Dat is de grap van de kleine stap. Ik krijg mezelf altijd aan het werk als ik de stap maar klein genoeg maak, of mezelf toesta aan iets anders te werken.
Als je ook vastloopt, maak de volgende stap dan belachelijk klein.
11. Ik houd de boel georganiseerd
Ik gedij slecht op chaos. Hoe overzichtelijker mijn werkomgeving is, des te productiever ik ben.
- Ik ruim altijd het bureaublad op mijn MacBook op aan het einde van de dag. Geen icoontjes, bestanden, mappen en ander gedoe.
- Ik ruim altijd mijn fysieke bureau op als ik klaar ben met werken.
- Ik houd graag mijn kantoor opgeruimd.
- Ik werk meerdere keren per week alle mail weg. Mijn mailbox is vaak helemaal leeg.
- Ik beantwoord regelmatig appjes die een antwoord nodig hebben, zodat dat niet blijft ‘hangen’.
- Ik ga door mijn taken inbox en bepaal wat ik met deze taak wil doen, en parkeer het op de juiste plek.
- Etc.
Tegelijkertijd kan deze drang naar orde ook een valkuil zijn. Soms kan mijn brein net doen alsof alles opruimen belangrijker is dan werken aan een waardevolle taak.
Soms moet ik tijdelijk chaos tolereren om vooruit te komen. Maar zodra het project voltooid is, zorg ik snel weer voor orde – dat werkt voor mij het lekkerst.
Hoe kun je je productiviteit verdubbelen?
Wat zou het voor jou betekenen als je je productiviteit kon verdubbelen?
In mijn praktische Bundel ontdek je een aantal technieken die je kunt combineren voor enorm resultaat. Zo krijg je meer voor elkaar in minder tijd, met minder moeite.
Je kunt deze Bundel nu bovendien gratis proberen.
Verdubbel je productiviteit
Verdubbel je productiviteit in kleine stappen. Stel een effectief doel, verminder afleiding, leer om gewoon te beginnen, ontwikkel focus en werk met een slimmere takenlijst die vóór je werkt.
In deze compacte cursus verhogen we samen je productiviteit door het simpel te houden. Geen ingewikkelde processen maar een aantal fundamentele technieken die echt werken. Zodat je effectief kunt werken richting je ideale leven.
Ben je klaar om je dromen waar te maken?
Deze cursus ontving een gemiddelde waardering van 9,4 door duizenden deelnemers.
