Check Upgrade je leven met checklists - 4 tips van een checklistnerd

“Checklists seem able to defend anyone,even the experienced,
against failure in many more tasks than we realized.”
Atul Gawande

Ik ben een checklist-nerd

Ja – ik ben gek op checklists. Sterker nog – pas toen ik me begon te verdiepen in checklists begreep ik hoe gek ik er op ben. Ik gebruikte ze overal in mijn leven zonder dat ik het zelf door had.

Bijvoorbeeld:

• Ik heb een checklist om mijn inboxen naar leeg te krijgen. Zoals de e-mail, social media kanalen, post etc.
• Ik heb een checklist voor mijn weekly review. Deze helpt me snel mijn week te plannen en de touwtjes in handen te krijgen.
• Ik heb een checklist voor het doen van de BTW aangifte die ervoor zorgt dat ik er doorheen vlieg.
• Ik heb een checklist voor het schrijven van artikelen.
• Ik heb een checklist voor het inplannen van nieuwsbrieven.
• Ik heb een collectie van checklists klaarliggen. Van ultra-light backpacken tot kamperen, van schoonmaken tot een feestje organiseren.
• Ik heb een dagelijkse checklist die me helpt een geweldige dag te hebben.

Het lijkt extreem. Maar deze checklists maken mijn leven kalmer, beter en efficiënter op zoveel manieren dat het bijna voelt als valsspelen.

De voordelen van checklists

Checklists hebben veel voordelen:

• Het kost je niets. En dat is niet veel voor iets dat je leven zo ontzettend kan verbeteren.
• Je verhoogt je levenskwaliteit. Omdat je zelf bepaalt welke zaken je op je checklists zet, kun je de kwaliteitsstandaard zo hoog maken als je zelf wilt. En omdat je nooit meer een stap vergeet, maak je je leven zo steeds beter.
• Het werk wordt eenvoudiger. Een checklist helpt je een routine te ontwikkelen waardoor je goede gewoontes opbouwt.
• Je kunt stoppen met nadenken. En dit is het grootste voordeel. Je verhoogt je levenskwaliteit en werkt efficiënter. En tegelijkertijd verbruik je minder hersenkracht omdat je alleen nog maar hoeft te doen wat er op je checklist staat. Het is de LED lamp van persoonlijke effectiviteit.

Mooi spul.

Maar maken die checklists me dan geen robot?

Nee. Sterker nog – ze maken je meer mens. Waarom? Omdat je de repetitieve taken uit je hoofd haalt. Je bevrijdt hersenkracht die je kunt toewijden aan zaken die het echt vereisen. Zoals relaties, creativiteit, strategisch denken en je dromen waarmaken.

Je stroomlijnt een deel van je leven terwijl je tegelijkertijd je kwaliteitsstandaarden kunt handhaven.

Het is echt het beste van twee werelden. Mits je goede checklists ontwerpt.

1. Zoek processen die je wilt verbeteren

Ga op zoek naar processen in je leven waarin je vaak stappen vergeet. En waar het onthouden van die stappen veel verschil zou maken in je levenskwaliteit.

Bijvoorbeeld:

• Je zou graag berichten sneller beantwoorden. Maar je vergeet steeds je berichtjes op LinkedIn of Facebook te checken.
• Je wilt graag elke dag lijnzaad gebruiken zodat je meer vezels binnen krijgt, maar je vergeet het steeds toe te voegen aan je maaltijden.
• Je wilt bepaalde gewoontes (mediteren, krachttraining etc.) opnemen in je ochtend- of avondroutine. Maar je vergeet er steeds een paar.
• Je wilt maandelijks een blik werpen op zaken als je financiën, je doelen, je relaties etc. Maar je krijgt het niet voor elkaar en je vergeet dingen.

Maak een checklist! Zoals een ‘berichten beantwoorden’ checklist met daarop alle inboxen die je wilt checken (apps, je mailboxen, social media kanalen, forums etc.).

Een ‘maaltijd upgraden’ checklist in de keuken, met toppings die je dagelijks wilt gebruiken (zoals lijnzaad, kurkuma of rood fruit).

Een ochtendroutine checklist waarmee je elke dag geweldig begint. Of een ‘maandelijkse review’ checklist met alle zaken die je maandelijks wilt checken.

Maak checklists voor dingen die je anders vergeet. Als je elke ochtend automatisch onder de douche stapt dan hoeft dit niet op je checklist. Als je steeds vergeet te mediteren, zet je dit er wel op.

2. Maak je checklist zo simpel mogelijk

Minder is meer. Echt waar. En ik weet dat het lastig is. Want als je eenmaal aan het checklisten slaat dan komt de checklist-nerd in je naar boven.

Plaats geen overbodige items op je checklist, houd het simpel. Geen lange zinnen en ingewikkelde instructies. Gewoon een simpel lijstje met een paar woorden – dat is meestal voldoende.

Prop er niet teveel op. Puur omdat je iets op een checklist kunt plaatsen, wil niet zeggen dat je het ook daadwerkelijk gaat uitvoeren.

Een dagelijkse ochtendroutine die je meer dan een uur kost om uit te voeren – wordt niet uitgevoerd. In zo’n geval is het belangrijk om prioriteiten te stellen.

Vraag jezelf af: ”welk effect probeer ik te bereiken met deze checklist? En wat is daar minimaal voor nodig?”

Heb je overbodige dingen toegevoegd omdat het leuk zou zijn? Haal ze er dan vanaf. Hoe simpeler je checklist, des te groter de kans dat je hem daadwerkelijk uitvoert.

3. Verbeter je checklist stap voor stap

Het draait niet om de checklist. Het draait om het resultaat. Als een checklist je niet helpt dit resultaat te bereiken, dan moet er iets veranderen.

Merk je dat je checklist niet past bij je leven? Dat het je niet lukt om de items af te vinken of dat het je een gehaast gevoel geeft? Pas hem dan aan en experimenteer verder.

De kans is groot dat je checklist niet meteen perfect is.

Je checklist is perfect als:

• De checklist je helpt het gewenste resultaat te bereiken;
• Je er bijna niet meer overdenkt.

Zodra je merkt dat je checklist een integraal deel vormt van je taak, is hij geslaagd.

4. Gebruik de juiste checklist apps

De beste checklist apps stellen je in staat je checklist te hergebruiken. Enkele apps die dit doen zijn:

• De Notes app op iOS of macOS
• Checklist.com app
• Wunderlist
• Evernote
• Google Keep

Een andere – meer geavanceerde – manier is het gebruiken van een terugkerende takenlijst. Ik gebruik hiervoor Things voor macOS en iOS, maar er zijn meer opties verkrijgbaar.

Ik maak bijvoorbeeld een ‘berichten wegwerken’ project. Vervolgens stel ik in dat dit project 3 dagen na afronding opnieuw in mijn lijst komt. En de ‘BTW indienen’ checklist verschijnt automatisch aan het einde van het kwartaal.

Zo komen relevante checklists automatisch in mijn leven wanneer ik ze nodig heb. Waardoor ik niet eens meer hoef na te denken dat ik ze erbij moet pakken.

Een andere optie is je checklist fysiek ophangen zodat je hem elke dag ziet. Meestal is het namelijk niet eens nodig om een checklist daadwerkelijk af te vinken. Het zien van een korte checklist op de juiste plek helpt je vaak al niets te vergeten. Zoals in de keuken, op het toilet of op je kantoor.

Aan de slag

Checklists zijn cool. En ze kunnen je leven upgraden op allerlei fronten. Ben je een echte checklist-nerd? Dan kan ik het boek The Checklist Manifesto van harte aanbevelen.

Ben je op zoek naar inspiratie? Wat dacht je van een complete website vól met checklists? ;)

Welke checklists gebruik jij om je leven eenvoudiger en leuker te maken?