“Checklists seem able to defend anyone,even the experienced,
against failure in many more tasks than we realized.”
Atul Gawande
Ik ben een checklist-nerd
Ja – ik ben gek op checklists. Sterker nog – pas toen ik me begon te verdiepen in checklists begreep ik hoe gek ik er op ben. Ik gebruikte ze overal in mijn leven zonder dat ik het zelf door had.
Bijvoorbeeld:
- Ik heb een checklist om mijn inboxen naar leeg te krijgen. Zoals de e-mail, social media kanalen, post etc.
- Ik heb een checklist voor mijn weekly review. Deze helpt me snel mijn week te plannen en de touwtjes in handen te krijgen.
- Ik heb een checklist voor het doen van de BTW aangifte die ervoor zorgt dat ik er doorheen vlieg.
- Ik heb een checklist voor het schrijven van artikelen.
- Ik heb een checklist voor het inplannen van nieuwsbrieven.
- Ik heb een collectie van checklists klaarliggen. Van ultra-light backpacken tot kamperen, van schoonmaken tot een feestje organiseren.
- Ik heb een dagelijkse checklist die me helpt een geweldige dag te hebben.
Het lijkt extreem. Maar deze checklists maken mijn leven kalmer, beter en efficiënter op zoveel manieren dat het bijna voelt als valsspelen.
De voordelen van checklists
Checklists hebben veel voordelen:
- Het kost je niets. En dat is niet veel voor iets dat je leven zo ontzettend kan verbeteren.
- Je verhoogt je levenskwaliteit. Omdat je zelf bepaalt welke zaken je op je checklists zet, kun je de kwaliteitsstandaard zo hoog maken als je zelf wilt. En omdat je nooit meer een stap vergeet, maak je je leven zo steeds beter.
- Het werk wordt eenvoudiger. Een checklist helpt je een routine te ontwikkelen waardoor je goede gewoontes opbouwt.
- Je kunt stoppen met nadenken. En dit is het grootste voordeel. Je verhoogt je levenskwaliteit en werkt efficiënter. En tegelijkertijd verbruik je minder hersenkracht omdat je alleen nog maar hoeft te doen wat er op je checklist staat. Het is de LED lamp van persoonlijke effectiviteit.
Mooi spul.
Maar maken die checklists me dan geen robot?
Nee. Sterker nog – ze maken je meer mens. Waarom? Omdat je de repetitieve taken uit je hoofd haalt. Je bevrijdt hersenkracht die je kunt toewijden aan zaken die het echt vereisen. Zoals relaties, creativiteit, strategisch denken en je dromen waarmaken.
Je stroomlijnt een deel van je leven terwijl je tegelijkertijd je kwaliteitsstandaarden kunt handhaven.
Het is echt het beste van twee werelden. Mits je goede checklists ontwerpt.
1. Zoek processen die je wilt verbeteren
Ga op zoek naar processen in je leven waarin je vaak stappen vergeet. En waar het onthouden van die stappen veel verschil zou maken in je levenskwaliteit.
Bijvoorbeeld:
- Je zou graag berichten sneller beantwoorden. Maar je vergeet steeds je berichtjes op LinkedIn of Facebook te checken.
- Je wilt graag elke dag lijnzaad gebruiken zodat je meer vezels binnen krijgt, maar je vergeet het steeds toe te voegen aan je maaltijden.
- Je wilt bepaalde gewoontes (mediteren, krachttraining etc.) opnemen in je ochtend- of avondroutine. Maar je vergeet er steeds een paar.
- Je wilt maandelijks een blik werpen op zaken als je financiën, je doelen, je relaties etc. Maar je krijgt het niet voor elkaar en je vergeet dingen.
Maak een checklist! Zoals een ‘berichten beantwoorden’ checklist met daarop alle inboxen die je wilt checken (apps, je mailboxen, social media kanalen, forums etc.).
Een ‘maaltijd upgraden’ checklist in de keuken, met toppings die je dagelijks wilt gebruiken (zoals lijnzaad, kurkuma of rood fruit).
Een ochtendroutine checklist waarmee je elke dag geweldig begint. Of een ‘maandelijkse review’ checklist met alle zaken die je maandelijks wilt checken.
Maak checklists voor dingen die je anders vergeet. Als je elke ochtend automatisch onder de douche stapt dan hoeft dit niet op je checklist. Als je steeds vergeet te mediteren, zet je dit er wel op.
2. Maak je checklist zo simpel mogelijk
Minder is meer. Echt waar. En ik weet dat het lastig is. Want als je eenmaal aan het checklisten slaat dan komt de checklist-nerd in je naar boven.
Plaats geen overbodige items op je checklist, houd het simpel. Geen lange zinnen en ingewikkelde instructies. Gewoon een simpel lijstje met een paar woorden – dat is meestal voldoende.
Prop er niet teveel op. Puur omdat je iets op een checklist kunt plaatsen, wil niet zeggen dat je het ook daadwerkelijk gaat uitvoeren.
Een dagelijkse ochtendroutine die je meer dan een uur kost om uit te voeren – wordt niet uitgevoerd. In zo’n geval is het belangrijk om prioriteiten te stellen.
Vraag jezelf af: ”welk effect probeer ik te bereiken met deze checklist? En wat is daar minimaal voor nodig?”
Heb je overbodige dingen toegevoegd omdat het leuk zou zijn? Haal ze er dan vanaf. Hoe simpeler je checklist, des te groter de kans dat je hem daadwerkelijk uitvoert.
3. Verbeter je checklist stap voor stap
Het draait niet om de checklist. Het draait om het resultaat. Als een checklist je niet helpt dit resultaat te bereiken, dan moet er iets veranderen.
Merk je dat je checklist niet past bij je leven? Dat het je niet lukt om de items af te vinken of dat het je een gehaast gevoel geeft? Pas hem dan aan en experimenteer verder.
De kans is groot dat je checklist niet meteen perfect is.
Je checklist is perfect als:
- De checklist je helpt het gewenste resultaat te bereiken;
- Je er bijna niet meer overdenkt.
Zodra je merkt dat je checklist een integraal deel vormt van je taak, is hij geslaagd.
4. Gebruik de juiste checklist apps
De beste checklist apps stellen je in staat je checklist te hergebruiken. Enkele apps die dit doen zijn:
- De Notes app op iOS of macOS
- Checklist.com app
- Wunderlist
- Evernote
- Google Keep
Een andere – meer geavanceerde – manier is het gebruiken van een terugkerende takenlijst. Ik gebruik hiervoor Things voor macOS en iOS, maar er zijn meer opties verkrijgbaar.
Ik maak bijvoorbeeld een ‘berichten wegwerken’ project. Vervolgens stel ik in dat dit project 3 dagen na afronding opnieuw in mijn lijst komt. En de ‘BTW indienen’ checklist verschijnt automatisch aan het einde van het kwartaal.
Zo komen relevante checklists automatisch in mijn leven wanneer ik ze nodig heb. Waardoor ik niet eens meer hoef na te denken dat ik ze erbij moet pakken.
Een andere optie is je checklist fysiek ophangen zodat je hem elke dag ziet. Meestal is het namelijk niet eens nodig om een checklist daadwerkelijk af te vinken. Het zien van een korte checklist op de juiste plek helpt je vaak al niets te vergeten. Zoals in de keuken, op het toilet of op je kantoor.
Aan de slag
Checklists zijn cool. En ze kunnen je leven upgraden op allerlei fronten. Ben je een echte checklist-nerd? Dan kan ik het boek The Checklist Manifesto van harte aanbevelen.
Ben je op zoek naar inspiratie? Wat dacht je van een complete website vól met checklists? ;)
Welke checklists gebruik jij om je leven eenvoudiger en leuker te maken?
Zo maak je je leven steeds leuker ☀️
Volg onbeperkt compacte cursussen, stappenplannen, video-meditaties en meer. Start vandaag jouw opwaartse spiraal. 🌱
Reacties
Interessant! Ik maak ze wel maar vind ze dan of niet volledig of vergeet ze te gebruiken uiteindelijk. Zou jij je belastingaangifte checklist met mij willen delen? ;)
Hoi Michelle! Het heeft niet zoveel zin hem hier te delen, omdat hij helemaal is afgestemd op mijn situatie (welke facturen ik moet downloaden etc). Bekijk gewoon welke stappen je zet om je aangifte te kunnen doen, en schrijf mee. Zodat je het volgende keer kunt doen vanaf je checklist. :)
Ik ben ook dol op checklists! Ik hou ze vooral bij in mijn agenda. Ik ben wel benieuwd naar je checklist voor een geweldige dag! :)
Wat is het voordeel van Things boven Wunderlist? Die gebruikte je toch eerst? Gebruik je die ook nog, of nu alleen Things?
Hoi Anne! Ik had Things al eens gekocht voor iPhone, iPad en Mac – en vind het iets fijner werken. Bovendien ondersteunde Wunderlist destijds de ‘herhalen na x dagen’ functie niet. Misschien nu wel, maar dat was voor mij de reden om Things te gebruiken. Wunderlist is mijn tweede keus en de app die ik meestal aanbeveel omdat hij cross-platform én gratis is. :)
Ik gebruik een Bullet Journal. Dit is al erg leuk en ontspannend om te maken en erg handig om alles op te schrijven!
Dank! Ben altijd blij met je maandagmail. Inspiratie om de week mee te beginnen.
Super handig inderdaad om checklist bij te houden! Zo gebruikte ik al een week en avondchecklist en uiteraard een to do lijstje per dag. Vooral de avondchecklist was voor mij een uitkomst want ik ben nu smorgens veel relaxter omdat mijn kleding klaar hangt, tas klaar staat, ontbijt gemaakt is etc. Wunderlist is inmiddels ook gedownload en werkt top vooral gezien het feit dat je lijstjes kunt delen. (en er zit inmiddels een repeat functie op :) )
Thanks!
Eerlijk is eerlijk…telkens wanneer ik je mail lees haal ik er energie uit.Van de week zat ik er even doorheen ergens in mijn achterhoofd weet ik dat ik iets niet goed doe….en hop daar is soChiken weer om me inzicht te geven in wat ik doe en wat ik kan doen om er uit te komen. En nu zijn we weer op volle toeren met mijn business.
ik lees ze graag dus keep on keeping on.
Hi Jelle,
Zo herkenbaar! Love it en wil t veel meer gebruiken, maar iets met van uitstel komt afstel enzo (also a work in progress)
Sinds dit weekend heb ik kennisgemaakt met Evernote en zag dat je dit als 1 van de Checklist tools benoemd. Gebruik je zelf Evernote en heb je hier nog tips en tricks voor?
Ben zelf ook een echte fan van pen en papier, maar t neemt zoveel tijd in beslag.
Heb nog niet echt gezocht, maar deel je hier ook checklist voorbeelden?
Groetjes,
Camhyra
Ik gebruikte Evernote veel voor checklists die ik af en toe uit de kast trek. Zoals checklists voor reizen. Sinds de standaar Notes app op iOS en macOS ook checklists ondersteunt gebruik ik het echter steeds minder. Ik heb nu een iCloud mapje voor dit soort checklists. Maar Evernote is een geweldige app, zeker als je meer dan alleen checklists wilt bewaren en organiseren.
Hoi Jelle, ik hou ook van checklistjes en zo, maar gebruik Google Keep. Ik denk dan ook dat je Google Keep bedoelt i.p.v. Google Drive. Klopt dat?
Groetjes,
Joyce
Wat leuk, dankjewel. Ik kende Google Keep niet eens. Ik heb de link aangepast. :)
Ik heb sinds kort ” Bullit Journal” ontdekt. Eerder veel apps en papiertjes proberen te gebruiken. Steeds versloft t weer. Maar nu, met boekje en stift, ben ik elke avond heel vrolijk bezig met mijn lijstjes!
Hopelijk houd ik dit heel lang vol!
Hoi Jelle,
Wederom een leuk artikel! Ik zou graag een checklist willen voor een aantal dingen die ik dagelijks wil doen (zoals mediteren, wandelen enz). Een die ik kan afvinken en wat elke dag herhaald wordt ( en ik zo nodig aan kan passen)
Weet jij welke daar geschikt voor is?
Vr. Groet
Aukje
Hoi hoi
Ik ben ook gek op lijstjes en wist ook niet dat ik het was totdat ik bullet journal zag via pinterest. Daar staan ook erg veel leuke en handige voorbeelden van lijstjes / checklists.
Ik gebruik sinds kort ook Evernote maar nog niet echt fan, eens kijken wat Wunderlist is. Bedankt voor weer een leuk en handig toepasbaar artikel.
Groetjes
Goeie artikel!
Zelf ben ik ook weg van Checklists. Ik heb er wel wat aan.
Op mijn telefoon heb ik notities staan, met als titels bijvoorbeeld Checklist Onthouden, of een TODO Lijst Thuis of TODO Lijst Werk, Checklist Ideeën etc.
Heel handig!
@Aukje: ik heb daar de Balanced app voor (iOS) . Als je max 5 dingen erin wilt dan is het gratis en voor meer kan je upgraden.
Ik heb laatste tijd een heel vol hoofd dus deze tips komen als geroepen. Ik ben erg benieuwd naar je dagelijkse checklist voor een geweldige dag. Wat houdt dit zoal in? Wat zet je dan op de checklist? Zou leuk zijn als je hier wat meer over kunt vertellen :)
Hoi Jelle, ken je ook http://www.habitica.com? Via die website verandert je checklist in een game. Samen met medespelers kun je ‘challenges’ aangaan om elke week je taken af te krijgen. Ik gebruik het voor mijn promotieonderzoek.
Hoi Jelle,
Ik heb nu zin om lekker met checklist(apps) te experimenteren. Ik probeer Wunderlist nu een paar dagen uit maar mis 2 opties. -om de checklist zelf te kunnen herhalen (het lukt mij alleen om de verschillende elementen uit je lijst te laten herhalen) en -om iets uit je checklist op bepaalde dagen te herhalen (alleen doordeweeks).
Wie weet welke checklist dit kan? Heerlijk artikel Jelle, wat ben ik blij met jou site!
Hoi hoi,
Ik wilde nog even toevoegen dat als je Google agenda gebruikt je Taken kan toevoegen (via de website, in de app van Google agenda zelf nog niet). Die kan je ook laten herhalen op bepaalde dagen of vooraf een melding laten sturen.
En de app CloudTasks laat je wel op je mobiel taken toevoegen. T is niet echt een bekende app, maar ik vind hem perfect! Alles wat ik met een checklist wil kunnen zit er in. De basisversie kan veel en de pro-versie kost een paar euro.