Telefoneren is een vreemde communicatievorm
Wanneer je telefoneert mis je een groot deel van de non-verbale communicatie van je gesprekspartner. Vaak weet je niet hoe de andere persoon er uitziet en je weet niet wat hij uitstraalt. Bovendien kunnen er tijdens een telefoongesprek geen lange stiltes vallen, dat voelt ongemakkelijk.
Als je merkt dat het zweet je uitbreekt zodra je een telefoontje moet plegen heb je last van telefoonangst. In dit artikel behandelen we de meest voorkomende – en meest lastige – vorm van telefoonangst: Angst om te bellen.
1. Waarom ben je bang om te bellen?
Het is belangrijk om te herkennen waarom je bang bent om te bellen. Bij wat voor soort telefoongesprekken komt het voor? Voel je je angstig bij het bellen van instanties? Of voel je dit alleen bij gesprekken waarvan ‘iets afhangt’ zoals met een potentiële klant?
Ook is het goed om te kijken of deze onderwerpen betrekking hebben op jouw gevoel. Ben je voornamelijk angstig als je moet praten over zaken waar je geen verstand van hebt? Gaat het gesprek over een gebied waarop jij weinig zelfvertrouwen hebt?
2. Stel een gespreksplan op
Een goede voorbereiding is 80% van het werk. Door een gespreksplannetje op te stellen voor jezelf krijg je grip op het gesprek. Je kunt opschrijven welke punten je wilt bespreken, je kunt ook opschrijven hoe je het gesprek wilt openen zodat je door de stress geen onzin uit gaat kramen.
Maak voor jezelf een lijstje met alle vragen die je hebt en alle punten die je wilt bespreken. Dit geeft je veel houvast tijdens het gesprek. Bovendien kun je tijdens een ‘ongemakkelijke stilte’ snel op je lijstje kijken om het volgende punt aan te halen.
3. Oefen je telefoongesprek
Het kan een beetje lullig klinken maar het oefenen van je telefoongesprek kan je meer zelfvertrouwen geven. Je hebt aangegeven welke punten je wilt behandelen. Je kunt het gesprek oefenen aan de hand van een standaard opbouw die je in elk (zakelijk) telefoongesprek kunt toepassen.
Een voorbeeld van de opbouw van een telefoongesprek kan er als volgt uitzien:
- Begroeting: Goedemorgen/-middag/-avond, met [naam].
- Context: Ik heb een vraag over… / Ik bel naar aanleiding van… etc.
- Doorverwijzing: Je kunt direct vragen naar een persoon, of je naar aanleiding van de context laten doorverwijzen naar de juiste persoon.
- Gesprek: Voer het gesprek ontspannen, check je lijstje regelmatig en werk het af.
- Volgende stappen: Wie gaat wat naar aanleiding van dit gesprek doen? Mailen, bellen etc.
- Afsluiten: Samenvatten, bedanken.
4. Voer je telefoongesprek
En nu komt het er op aan. Als je telefoonangst hebt breekt je het zweet uit en zit je enkele minuten met de hoorn in je hand te twijfelen. Je wordt boos op jezelf maar je kunt er weinig aan doen. Door de bovenstaande stappen te doorlopen heb je meer zelfvertrouwen gekregen over het gesprek. Hieronder hebben we nog wat tips die je over de streep kunnen trekken om gewoon te gaan bellen!
- Besef dat de persoon aan de andere kant het heel normaal vindt om gebeld te worden en jou (waarschijnlijk) geen kwaad wil doen.
- Schrijf voor jezelf uit wat het allerergste is wat er zou kunnen gebeuren als jij alles verkeerd doet tijdens dit gesprek, je zult zien dat het meevalt. Je kunt je angsten pas loslaten als je ze eerst omschrijft.
- Ga niet zitten zweten met de hoorn in je handen. Ga iets anders doen (zoals de keuken aan kant maken) en loop hierna direct naar de telefoon en bel. Zo geef je jezelf niet de kans om jezelf gek te maken in je hoofd.
- Valt er een ongemakkelijke stilte in het gesprek? Stel dan een vraag, lees hier meer over deze strategie.
Reacties
Tip voor als je niet zoveel angst hebt, maar net genoeg om toch steeds niet te bellen:
Denk eerst na over je telefoongesprek.
Vervolgens ga je iets anders doen.
Dan pak je zonder er echt bij na te denken de telefoon een belt. Dit laatste binnen een paar seconden.
Doordat je er niet over nadenkt houdt angst je minder tegen.
Mijn ervaring heeft me geleerd dat je toch heel veel kunt horen aan de stem ook al zie je de persoon niet. Je kunt jezelf afleiden door heel goed actief te luisteren. Daarnaast kun je ook eerst vragen of je gelegen belt. Zo ja dan heb je een veel prettiger gesprek en positieve ervaringen helpen je om je angst snelller kwijt te raken. Zo nee, dan spreek je een tijd af die wel schikt. En verder geldt: gewoon veel bellen des te eerder ben je er vanaf.
ik heb altijd dat lijstje, wat ik wel zeggen en wil vragen.. bij sommige telefoontjes heb ik vaak genoeg de hoorn in de hand.. stelde al 5 jaar uit om een nieuwe huisarts te regelen.. de laatste jaar gaat het goed.. zelfs na hotel waar alleen frans engels word gesproken.. op vakantie na verhuurbedrijven..
hoewel ik het nog liever per email zou doen.. of gewoon persoonlijk.
ik bel nog niet graag bijv. de kapper op.. terwijl ik wel zo de winkel in zou durven lopen.
Moet bellen voor afspraken voor job maar de angst breekt me uit.
Heb namelijk geen controle over gebeuren