1. Stop met nutteloze tijdvreters
Besteed jij je tijd weleens aan dingen die totaal nutteloos zijn? Nee? Oh, ik wel. Soms treuzel ik met stomme spelletjes op m’n iPhone waar ik niet eens plezier aan beleef. Soms raak ik verslaafd aan mijn mailbox, en blijf ik het constant checken. Soms bekijk ik YouTube videos die me niet interesseren, puur omdat ze op de voorpagina staan.
Het is makkelijk om je aandacht te laten ‘kapen’ door de media. Alles schreeuwt om aandacht. En als je niet selectief bent dan raak je gemakkelijk afgeleid. Door echter wat afspraken met jezelf te maken kun je op dit gebied ontzettend veel tijd besparen.
Sinds we onze tv de deur uit hebben gebonjourd kunnen we ons niet meer laten meeslepen door de eindeloze stroom aan ‘entertainment’ op televisie. Ook ben ik op een informatie-dieet gegaan. Het scheelt zoveel tijd als je niet al het nieuws probeert te volgen. Ja, soms gaat er wat nieuws langs me heen. En meestal gaat het dan om nutteloze hypes die niet relevant zijn voor mijn leven. En ik heb een hekel aan hypes, dus dat komt goed uit.
Wil je meer tijd hebben? Stop dan eens met:
- Voor de televisie hangen en kijken naar programma’s die je eigenlijk niet interesseren, die je alleen kijkt omdat ze zich ‘toevallig’ aandienen.
- Constant lezen van nieuws, kranten, nieuws apps en websites.
- Tijdrovende spelletjes op je smartphone of tablet die je verslaafd maken, maar niet gelukkig.
- Het constant checken van je mailbox, uit verslaving, niet omdat iemand er iets mee opschiet.
- Het continu checken van statistieken.
- Getreuzel.
Vraag jezelf af waarom je doet wat je doet. Als je ontzettend veel plezier beleeft aan een televisieprogramma, kijk het dan. Als je geen goede reden hebt om je tijd ergens in te investeren, kies dan opnieuw. Vroeger als ik een programma als X-Factor keek, voelde ik me aan het eind van de avond onrustig, onvoldaan en geërgerd. Daar ben ik dus mee gestopt. Van een aflevering Modern Family aan het einde van de dag word ik blij, dus dat houd ik erin.
Een redelijk dik boek leest een gemiddelde lezer uit in zo’n zes á zeven uur. Een week lang een uur televisie vervangen voor een uur lezen, en je hebt een boek uit. Wat heb je altijd al willen leren? Met een uur studeren per dag kom je razendsnel vooruit.
2. Stel (en visualiseer) korte deadlines
Als je weet dat je morgen een rapport moet inleveren, dan begin je nu met schrijven. Sterker nog, je werkt door totdat het rapport af is, al moet je ‘s nachts doorwerken.
Als je weet dat je het rapport volgende maand moet inleveren, dan begin je over een week of drie eens met schrijven. En als je bent zoals de meeste mensen, dan zul je het meeste werk verrichten op de dagen voor de deadline.
Hoe dichter bij de deadline, des te sneller en efficiënter je werkt. Dat is de ‘wet van Parkinson’, en het is een geweldig gereedschap om tijd te besparen. Je kunt een maand nemen om een droom waar te maken, je kunt het ook in een week doen. Omdat je werkt met grotere focus zul je zelfs ervaren dat je werk van hogere kwaliteit is. Haastige spoed is soms wél goed.
Heb je zelf je deadlines niet in de hand? Stel dan zelf een strakke deadline om jezelf te inspireren om tijd te besparen. Vind je het moeilijk om jezelf voor de gek te houden? Sluit dan je ogen, en visualiseer dat je baas je deze deadline oplegt. Zo houd je je onderbewuste een beetje voor de gek (dat gedeelte van je hersenen dat niet weet wat ‘echt’ is en wat niet), en zal je zelf opgelegde deadline echt urgent voelen.
3. Richt je pas in tweede instantie op kwaliteit
Deze tip heeft me niet alleen geholpen om sneller te schrijven, maar ook om de kwaliteit van mijn schrijven te verhogen. Veel taken die we verrichten willen we meteen goed doen. Vaak is het echter effectiever om het eerst gewoon te doen, en het daarna goed te maken. Dus eerst produceren, en dan redigeren.
In het geval van schrijven gooi ik eerst al mijn gedachten op het scherm. Ik maak een eerste ‘draft’ versie. Ik blijf schrijven zolang de ideeën komen, en maak me pas later druk over de opbouw, spelling en andere zaken. Eerst produceren, dan afpoetsen.
Door de verschillende fases van het werk duidelijk van elkaar te scheiden (een eerste versie produceren (draft), nalezen en corrigeren, opmaken en inplannen), ga ik als een speer vooruit. Deze denkwijze kun je ook toepassen op ander ‘productiewerk’ om sneller en effectiever te werken. Vaak helpt het om eerst grof te beginnen, en daarna stap voor stap je werk te verfijnen.
4. Batch taken en uitstapjes
Zolang je geen asbest hebt verwijderd, zet je je wasmachine niet aan voor ieder kledingstuk dat je in de wasmand gooit. Althans, ik niet. Je batcht je was – je spaart je kleding op – zodat je het in één keer kunt wassen. Lekker efficiënt. Het is slim om dit met meer taken in je leven te doen.
Door te batchen kun je ontzettend veel tijd besparen. Het enige nadeel is dat het vaak wat voorbereiding kost. Je moet namelijk van tevoren weten wat en hoe je taken kunt groeperen.
Slimme dingen om te batchen zijn het beantwoorden van je email, shoppen voor boodschappen en andere benodigdheden, schoonmaken, familiebezoekjes in dezelfde buurt, het draften van al je schrijfsels, het maken (en invriezen) van soep voor een paar dagen, meerdere afspraken en andere taken die gelijkwaardig aan elkaar zijn op een dag plannen.
Ik ben bijvoorbeeld veel productiever geworden sinds ik het draften van artikelen batch. Ik probeer een schrijfsel niet in één keer van draft naar af te krijgen. Ik batch eerst het draften van een heleboel artikelen, daarna batch ik het nalezen, opmaken en inplannen van al die drafts. Lekker efficiënt, omdat iedere stap in de workflow zijn eigen manier van denken vereist. Ik kan nu lang in een ‘productie mindset’ blijven, en zo snel vooruit komen.
5. Wees to-the-point in je communicatie
Vage, onduidelijke communicatie kost ontzettend veel tijd. Mensen die niet tot een punt komen zijn een nachtmerrie voor je effectiviteit. Mensen die je hele lappen tekst mailen, waarna jij vervolgens zelf moet uitpluizen wat deze persoon nu eigenlijk van je wil. Leer jezelf aan om meer to-the-point te worden, zowel in persoonlijke communicatie als digitale communicatie.
Je mailtjes hoeven meestal niet langer te zijn dan vijf regels om de boodschap over te brengen. Je gesprekken hoeven niet telkens over hetzelfde onderwerp te gaan als je direct duidelijk bent. Je voorkomt talloze vragen, overbodigheden en problemen als je duidelijk bent.
- Bedenk altijd of je boodschap op meerdere manieren kan worden geïnterpreteerd. Wat voor jou logisch of vanzelfsprekend is, hoeft dat voor een ander niet te zijn.
- Zorg altijd voor een duidelijke context wanneer je iemand iets vertelt. Verplaats je in de ander, en bekijk of je extra informatie moet overbrengen om je boodschap duidelijk te maken.
- Maak altijd duidelijk wat je van de ander verwacht.
- Krijg zo snel mogelijk duidelijk wat een ander van jou verwacht.
- Gebruik ‘if/else statements’ – zoals in programmeertaal – om mensen beter van dienst te zijn en terugkerende vragen te voorkomen. “Probeer deze oplossing eens. Als het niet werkt, probeer dan deze oplossing. Als dat ook niet werkt, neem dan even contact op met Piet – hij kan je dan verder helpen.”
- Leer beter luisteren. Hoor echt wat mensen tegen je zeggen, en stel vragen om meer duidelijkheid te krijgen.
- Train mensen om to-the-point te komen. Vraag ze bijvoorbeeld om hun lange vage mail voor je samen te vatten, omdat je weinig tijd hebt. Vraag dingen als: “Waar kan ik je mee helpen?”
Helder communiceren maakt je leven makkelijker en bespaart je veel tijd. Niet alleen tijdens het moment van communicatie, maar ook in alles wat daarna komt. Heldere communicatie voorkomt talloze misverstanden, ergernissen, fouten, dubbele werkzaamheden en ruzies.
En dat scheelt een hoop tijd. Tijd die je kunt besteden aan nuttig werk, of aan een fijn moment voor jezelf in de natuur.
Reacties
Geweldige tips! Thanx!
Ik vind vooral tip nummer 3 een heel erg goede.
Op kantoor merk ik vooral dat het lastig is om uren lang voor kwaliteit te werken. Ik denk dat je gelijk hebt, als ik eerst voor de kwantiteit ga en daarna pas op kwaliteit focus kan dat mijn productiviteit verhogen!
Ben helemaal voor!! Goede tips, herkenbare voorbeelden, altijd fijn jouw manier van tips geven. Maar nu…..”batchen”, pfff lastig taalgebruik, daar haak ik bijna op af. Ik moet het vier keer lezen om het tot me door te laten dringen…dat is dan weer géén tijdsbesparing😂
Stel niet uit tot morgen wat je vandaag door een ander kan laten doen…
kijk iedere week uit naar sochicken! fijne tips! heel inspirerend. maar waarom gebruik je steeds van die Engelse termen? kan het niet in gewoon Nederlands verwoord worden, alsjeblieft?
Dankjewel Olga! De Engelse termen dekken vaak de lading beter. Daarom leg ik ze tussen haakjes vaak in het Nederlands even uit (zoals bij batchen, wat opsparen betekent), zodat je vanaf daar begrijpt waar het over gaat. Batchen heeft een beetje een andere lading dan opsparen, vandaar dat ik kies voor het Engelse woord.