“The key is not to prioritize
what’s on your schedule,
but to schedule your priorities.”

Stephen Covey

Ik was hier niet altijd goed in

Het plannen van mijn week is niet altijd mijn sterkste kant geweest. Sterker nog – meestal plande ik erg weinig. Ja, concrete afspreken gingen in mijn agenda. Maar de rest ging op mijn takenlijst. En omdat ik voor mezelf werk en mijn tijd vrij kon indelen liet ik de dag vaak een beetje voor me ontvouwen.

En hoewel dat ontzettend fijn en vrij klinkt, was het in de praktijk verre van ideaal.

Zonder concreet plan ging ik gewoon in ‘werkhouding’ zitten, en bedacht ik dan pas waar ik aan zou werken. Dat leidde niet altijd tot de meest effectieve keuzes (geen zin in, geen zin in, even Instagram checken…). Bovendien was het hierdoor vaak lastig om echt te ontspannen op momenten dat ik vrij was, omdat ik altijd het gevoel had dat ik eigenlijk iets nuttigs moest doen.

Ik werk al jaren met takenlijsten en baseerde mijn werkwijze losjes op Getting Things Done van David Allen (heel compleet maar ook overweldigend) – maar het voelde altijd alsof ik faalde. En dat was geen prettig gevoel.

Ik kreeg veel gedaan ondanks – niet dankzij – mijn planning.

Grip op de week met slimme weekplanning

Ik krijg regelmatig boeken toegestuurd in de hoop dat ik er iets over schrijf. Als lezer weet je dat dit zelden gebeurt. En dat komt omdat de meeste boeken me nauwelijks raken. Ik ben niet zo snel onder de indruk. En eerlijk gezegd zijn er vrijwel geen boeken van Nederlandse bodem die daadwerkelijk impact hebben gehad op mijn leven.

Dus ik was blij verrast toen bleek dat GRIP – het boek van Rick Pastoor – deze trend deed keren.

Ik ben helemaal in mijn nopjes met dit boek. Niet omdat de ideeën in het boek zo nieuw zijn (dat zijn ze niet). De kracht van GRIP is dat Rick het voor elkaar heeft gekregen om een productiviteitssysteem samen te bundelen dat vóór je werkt. Doordrenkt van Hollandse nuchterheid en herkenbare voorbeelden en gereedschappen.

Alle afzonderlijke technieken heb ik al talloze keren voorbij zien komen (en geprobeerd). Maar het is de manier waarop hij de boel samenbindt die zorgt voor een synergie die ik nog niet eerder ben tegengekomen in productiviteitsland. Best fijn.

De GRIP methode is eenvoudig, toegankelijk, vereist weinig onderhoud en sluit volledig aan bij mijn adviezen op soChicken. Dus ik dacht: laat ik eens uitleggen hoe ik mijn week plan tegenwoordig, met behulp van deze methode.

Hoe ik mijn week plan

Elke week (meestal op zondag) ga ik zitten samen met Billy en een pot thee. We openen onze digitale agenda’s en lopen door de week heen.

  • Ik check mijn vorige week en bekijk of er dingen zijn die ik nog moet oppakken.
  • Ik loop door mijn taken inbox en organiseer deze taken.
  • Ik bekijk mijn afspraken voor komende week. Billy en ik delen ook een agenda voor gezamenlijke afspraken.
  • Ik check mijn kwartaaldoelen en lopende projecten, en bepaal welke taken ik komende week wil afronden.
  • Ik heb een checklist met taken die elke week moeten gebeuren, en ik zorg ervoor dat ik deze taken inplan.
  • Ik plan concrete tijdstippen in waarop ik aan deze taken ga werken. Bijvoorbeeld: donderdagochtend tussen 9:30 en 12:00 draft ik twee artikelen voor soChicken.
  • Als ik ergens moet zijn (zoals bij een signeersessie), plan ik ook de reistijd in.
  • Ik plan momenten in die ik vrij wil houden om te ontspannen.
  • Ik neem contact op met vrienden om te bekijken wanneer we kunnen afspreken die week. Van een aantal hechte vrienden en familieleden heb ik een lijstje met dagen waarop ze bijvoorbeeld standaard vrij zijn, dit helpt me eenvoudig afspraken voor te stellen.
  • Ik doe direct wat routinetaken die me helpen de week goed te beginnen (papieren wegwerken, mijn bureaublad opruimen, etc.)
  • Als ik klaar ben kijk ik een tijdje naar mijn weekplanning en vraag ik mezelf af: ”heb ik zin in deze week?” – zo niet, dan verander ik de planning zodat ik er wél blij van word. Vaak doorloop ik even deze checklist.

Vervolgens is het heel simpel. De week begint en ik hoef alleen de planning te volgen. Ik kan erop vertrouwen dat ik – als ik me aan de planning houd – alles doe wat er moet gebeuren.

Wanneer er iets verandert pas ik de planning gewoon aan – geen probleem. Maar het fijne is: ik hoef niet meer na te denken. Ik kan gewoon doen wat ik van plan was. Pas wanneer ik dat niet doe moet ik weer even nadenken om de boel opnieuw te organiseren.

Een paar voordelen van deze manier van werken

Door alle plannen in mijn agenda te zetten (en de rest van de GRIP methode te volgen) ervaar ik een paar voordelen:

  • Ik weet zeker dat er tijd is voor de belangrijkste werkzaamheden.
  • Ik hou mezelf niet meer voor de gek. Ik zie duidelijk wat ik wel en niet kan doen, en neem dus niet meer teveel hooi op mijn vork (dit is een enorme valkuil voor mij).
  • Ik heb meer regie over de balans van mijn week. Zo lukt het steeds beter om lucht in de planning te houden en niet alles vol te laten lopen.
  • Ik kom niet meer voor verrassingen te staan. Vooral met reisdagen hield ik mezelf voor de gek. Een afspraak van een uur in Amsterdam loopt al snel uit op een trip van 3-4 uur, iets wat ik vroeger een beetje over het hoofd zag.
  • Ik werk effectiever, omdat ik zie hoe weinig tijd ik heb om echt te werken. Hierdoor schrap ik overbodige werkzaamheden.
  • Ik voel me ontspannen omdat ik erop kan vertrouwen dat ik niets mis.
  • Op de zondag (wanneer we onze weekly review doen) voel ik me succesvol en krachtig, omdat ik de regie neem over mijn leven.
  • Dankzij dit wekelijkse raamwerk, is het simpel om extra verbeteringen te integreren. Ik doorloop een persoonlijke checklist na mijn weekly review, waardoor ik mezelf aan allerlei zaken kan herinneren (heb ik tijd ingepland om te sporten, breng ik tijd door met deze mensen, neem ik voldoende rust, moet ik kaartjes sturen of cadeautjes kopen? etc.) die ik normaal zou vergeten. Het helpt ook om eenvoudiger op koers te blijven met mijn doelen.
  • Ik krijg meer gedaan in minder tijd. Wat érg fijn is, nu we een kleine man in huis hebben.

Kortom: het leven loopt soepeler met minder stress en meer plezier. Mijn Apple Watch geeft me standaard een herinnering 15 minuten voordat mijn volgende afspraak begint, en toont me altijd mijn volgende afspraak om mijn pols. Hierdoor weet ik altijd wat me te doen staat en kan ik gewoon aan de slag.

Super fijn.

Mijn weekplanning geeft me de vrijheid om effectief en zorgeloos richting mijn doelen te werken. Met minder stress, meer plezier en een hogere kwaliteit.

Dus dit is mijn boekentip

Ja – als je graag succesvoller wilt worden, minder stress wilt ervaren en meer balans wilt creëren in je leven dan denk ik dat je GRIP moet lezen. Het boek staat vol met nog veel meer tips, technieken en slimme suggesties om effectiever te werken met minder moeite.

GRIP is bovendien ook een perfecte aanvulling op mijn cursus tegen uitstelgedrag, omdat het je helpt je opwaartse spiraal richting productiviteit sterker en sneller te maken.

Ontvang gratis tips om je leven leuker te maken!

Maak elke week steeds leuker met mijn gezellige maandagmorgen nieuwsbrief! Ruim 140.000 mensen gingen je voor! 😁

Goed om te weten
Je ontvangt elke maandagochtend versgelegde inspiratie en af en toe een extra update. Je kunt je altijd uitschrijven. Door op de knop te drukken ga je ermee akkoord dat we je gegevens met zorg en liefde verwerken volgens onze privacyverklaring. 💛