“The key is not to prioritize
what’s on your schedule,
but to schedule your priorities.”
Stephen Covey
Ik was hier niet altijd goed in
Het plannen van mijn week is niet altijd mijn sterkste kant geweest. Sterker nog – meestal plande ik erg weinig. Ja, concrete afspreken gingen in mijn agenda. Maar de rest ging op mijn takenlijst. En omdat ik voor mezelf werk en mijn tijd vrij kon indelen liet ik de dag vaak een beetje voor me ontvouwen.
En hoewel dat ontzettend fijn en vrij klinkt, was het in de praktijk verre van ideaal.
Zonder concreet plan ging ik gewoon in ‘werkhouding’ zitten, en bedacht ik dan pas waar ik aan zou werken. Dat leidde niet altijd tot de meest effectieve keuzes (geen zin in, geen zin in, even Instagram checken…). Bovendien was het hierdoor vaak lastig om echt te ontspannen op momenten dat ik vrij was, omdat ik altijd het gevoel had dat ik eigenlijk iets nuttigs moest doen.
Ik werk al jaren met takenlijsten en baseerde mijn werkwijze losjes op Getting Things Done van David Allen (heel compleet maar ook overweldigend) – maar het voelde altijd alsof ik faalde. En dat was geen prettig gevoel.
Ik kreeg veel gedaan ondanks – niet dankzij – mijn planning.
Grip op de week met slimme weekplanning
Ik krijg regelmatig boeken toegestuurd in de hoop dat ik er iets over schrijf. Als lezer weet je dat dit zelden gebeurt. En dat komt omdat de meeste boeken me nauwelijks raken. Ik ben niet zo snel onder de indruk. En eerlijk gezegd zijn er vrijwel geen boeken van Nederlandse bodem die daadwerkelijk impact hebben gehad op mijn leven.
Dus ik was blij verrast toen bleek dat GRIP – het boek van Rick Pastoor – deze trend deed keren.
Ik ben helemaal in mijn nopjes met dit boek. Niet omdat de ideeën in het boek zo nieuw zijn (dat zijn ze niet). De kracht van GRIP is dat Rick het voor elkaar heeft gekregen om een productiviteitssysteem samen te bundelen dat vóór je werkt. Doordrenkt van Hollandse nuchterheid en herkenbare voorbeelden en gereedschappen.
Alle afzonderlijke technieken heb ik al talloze keren voorbij zien komen (en geprobeerd). Maar het is de manier waarop hij de boel samenbindt die zorgt voor een synergie die ik nog niet eerder ben tegengekomen in productiviteitsland. Best fijn.
De GRIP methode is eenvoudig, toegankelijk, vereist weinig onderhoud en sluit volledig aan bij mijn adviezen op soChicken. Dus ik dacht: laat ik eens uitleggen hoe ik mijn week plan tegenwoordig, met behulp van deze methode.
Hoe ik mijn week plan
Elke week (meestal op zondag) ga ik zitten samen met Billy en een pot thee. We openen onze digitale agenda’s en lopen door de week heen.
- Ik check mijn vorige week en bekijk of er dingen zijn die ik nog moet oppakken.
- Ik loop door mijn taken inbox en organiseer deze taken.
- Ik bekijk mijn afspraken voor komende week. Billy en ik delen ook een agenda voor gezamenlijke afspraken.
- Ik check mijn kwartaaldoelen en lopende projecten, en bepaal welke taken ik komende week wil afronden.
- Ik heb een checklist met taken die elke week moeten gebeuren, en ik zorg ervoor dat ik deze taken inplan.
- Ik plan concrete tijdstippen in waarop ik aan deze taken ga werken. Bijvoorbeeld: donderdagochtend tussen 9:30 en 12:00 draft ik twee artikelen voor soChicken.
- Als ik ergens moet zijn (zoals bij een signeersessie), plan ik ook de reistijd in.
- Ik plan momenten in die ik vrij wil houden om te ontspannen.
- Ik neem contact op met vrienden om te bekijken wanneer we kunnen afspreken die week. Van een aantal hechte vrienden en familieleden heb ik een lijstje met dagen waarop ze bijvoorbeeld standaard vrij zijn, dit helpt me eenvoudig afspraken voor te stellen.
- Ik doe direct wat routinetaken die me helpen de week goed te beginnen (papieren wegwerken, mijn bureaublad opruimen, etc.)
- Als ik klaar ben kijk ik een tijdje naar mijn weekplanning en vraag ik mezelf af: ”heb ik zin in deze week?” – zo niet, dan verander ik de planning zodat ik er wél blij van word. Vaak doorloop ik even deze checklist.
Vervolgens is het heel simpel. De week begint en ik hoef alleen de planning te volgen. Ik kan erop vertrouwen dat ik – als ik me aan de planning houd – alles doe wat er moet gebeuren.
Wanneer er iets verandert pas ik de planning gewoon aan – geen probleem. Maar het fijne is: ik hoef niet meer na te denken. Ik kan gewoon doen wat ik van plan was. Pas wanneer ik dat niet doe moet ik weer even nadenken om de boel opnieuw te organiseren.
Een paar voordelen van deze manier van werken
Door alle plannen in mijn agenda te zetten (en de rest van de GRIP methode te volgen) ervaar ik een paar voordelen:
- Ik weet zeker dat er tijd is voor de belangrijkste werkzaamheden.
- Ik hou mezelf niet meer voor de gek. Ik zie duidelijk wat ik wel en niet kan doen, en neem dus niet meer teveel hooi op mijn vork (dit is een enorme valkuil voor mij).
- Ik heb meer regie over de balans van mijn week. Zo lukt het steeds beter om lucht in de planning te houden en niet alles vol te laten lopen.
- Ik kom niet meer voor verrassingen te staan. Vooral met reisdagen hield ik mezelf voor de gek. Een afspraak van een uur in Amsterdam loopt al snel uit op een trip van 3-4 uur, iets wat ik vroeger een beetje over het hoofd zag.
- Ik werk effectiever, omdat ik zie hoe weinig tijd ik heb om echt te werken. Hierdoor schrap ik overbodige werkzaamheden.
- Ik voel me ontspannen omdat ik erop kan vertrouwen dat ik niets mis.
- Op de zondag (wanneer we onze weekly review doen) voel ik me succesvol en krachtig, omdat ik de regie neem over mijn leven.
- Dankzij dit wekelijkse raamwerk, is het simpel om extra verbeteringen te integreren. Ik doorloop een persoonlijke checklist na mijn weekly review, waardoor ik mezelf aan allerlei zaken kan herinneren (heb ik tijd ingepland om te sporten, breng ik tijd door met deze mensen, neem ik voldoende rust, moet ik kaartjes sturen of cadeautjes kopen? etc.) die ik normaal zou vergeten. Het helpt ook om eenvoudiger op koers te blijven met mijn doelen.
- Ik krijg meer gedaan in minder tijd. Wat érg fijn is, nu we een kleine man in huis hebben.
Kortom: het leven loopt soepeler met minder stress en meer plezier. Mijn Apple Watch geeft me standaard een herinnering 15 minuten voordat mijn volgende afspraak begint, en toont me altijd mijn volgende afspraak om mijn pols. Hierdoor weet ik altijd wat me te doen staat en kan ik gewoon aan de slag.
Super fijn.
Mijn weekplanning geeft me de vrijheid om effectief en zorgeloos richting mijn doelen te werken. Met minder stress, meer plezier en een hogere kwaliteit.
Dus dit is mijn boekentip
Ja – als je graag succesvoller wilt worden, minder stress wilt ervaren en meer balans wilt creëren in je leven dan denk ik dat je GRIP moet lezen. Het boek staat vol met nog veel meer tips, technieken en slimme suggesties om effectiever te werken met minder moeite.
GRIP is bovendien ook een perfecte aanvulling op mijn cursus tegen uitstelgedrag, omdat het je helpt je opwaartse spiraal richting productiviteit sterker en sneller te maken.
Reacties
Hoi Jelle,
Klinkt prachtig, van die planning. Maar wat doe je nu als dingen uitlopen? Als je (veel) meer tijd nodig hebt dan je van tevoren had ingeschat?
Hoi Linda! Als dat gebeurt (en dat gebeurt onvermijdelijk) dan pas je de planning gewoon aan, en heb je direct een hele goede les geleerd. Binnen een paar weken zul je merken dat je veel beter wordt in het inschatten van werktijden. 😊
Hallo Jelle,
Ik had eigenlijk ook een vraag. Vandaag heb ik een vrije dag. Ik had nog niet gepland wat ik vandaag zou doen qua huishoudelijke taken. Maar ik heb keelpijn en voel me niet zo top, dus dat maakt het lastig om er volle goeie moed in te vliegen. Voorlopig gewoon wat opgeruimd om alvast te zorgen voor orde.
Benieuwd naar jou advies hieromtrent.
Vriendelijke groet,
Stefanie
Dat boek klinkt als een goede keus.
Concrete vraag over dit boek; staat er ook een soort handleiding in voor “incident management”. Dat is voor mij een nog-niet-opgelost struikelpunt, ondanks dat ik erg flexibel ben.
Voorbeeld; onze dochter breekt een vinger afgelopen vrijdag, dus huisarts, spoedeisende hulp enz. De komende weken heeft zij dus extra zorg en aandacht nodig (op onvoorspelbare momenten) terwijl alle andere taken er ook zijn.
Alle tips zijn welkom, want ik voel me vaak overweldigd in deze situaties.
Hoi!
Ik denk dat alles rond ‘plannen’ afhangt van wat bij je past als persoon. Ook ik heb allerlei manieren uitgeprobeerd. Ik krijg bij een uitgebreidere planning steevast angst dat het me niet gaat lukken en het lukt me niet om daar verder in te groeien. Ik ben het gelukkigst als ik elke dag begin 1 of 2 belangrijke dingen en daarna zie wat de dag me brengt. In de praktijk doe ik op die manier ook het meest, omdat er dan geen energie naar ‘angst’ gaat.
Leuk dat je deelt hoe je dit doet Jelle! Toch klinkt het 100% als de getting things done methode en doe je dus op weekbasis een behoorlijk serieus review en planning proces. Hoe veel tijd besteed je hier aan op zondag? Toch al gauw drie uur, denk ik zo uit eigen ervaring. Ik doe nu zelf een light versie hiervan. Kost nog twee uur, maar absoluut de moeite waard.
Ik ben in een uurtje klaar hoor! 😁
Helemaal mee eens. Zo plan ik mijn week ook in en adviseer ik ook cliënten te doen.
Misschien wel een tip voor mensen die dit doen: plan niet uur tot uur in (ook niet als het kleinere taken zijn) dat kan een gejaagd gevoel geven. Wat ik doe is minimaal 2 uur reserveren en dan zet ik daar bijv. twee taken in, dan is er ruimte voor uit- en inloop.
Dit lijkt wel op de GTD methode, maar dan anders gebracht. Fijn dat jullie het handig vinden. Bij mij komt er per dag 1 belangrijke taak op m’n lijstje. Als die éne gedaan is (wat eigenlijk altijd lukt) is het prima.
Eerst en vooral wil ik je vertellen dat je artikels top zijn. Ik zorg er dan ook voor dat ik in mijn agenda een momentje vrijmaak om jou visies, tips en tricks door te nemen en actie te ondernemen om deze toe te passen. Helaas is planning op mijn werk ontzettend moeilijk omwille van ‘ad hock’ activiteiten. Ik probeer nochtans blokken van 2 uur vast te zetten om mij er ook aan te herinneren dat ik aan dergelijke projecten moet werken, alleen vallen die ook vaak in het water. Op het einde van de dag heb ik dan ook vaak het gevoel dat ik geen voortgang heb gemaakt. Resulteert dan in falen, geen rust vinden,…. Ik lees graag, maar als ik het doe voel ik me schuldig. Omdat er nog een hoop andere nuttiger taken liggen te wachten. Ik zou graag willen terug te kunnen genieten van mijn ontspanning die ik neem. Hoe kun je uzelf niet schuldig voelen?
Alsnog hartelijk bedankt Jelle voor de mooie inzichten.
Hoi Jelle,
Ik las dat je de app ‘Things’ gebruikt. Zie jij dit als een absolute must om de GTD methode goed toe te passen?
Ik heb een tijdje geleden geprobeerd om de diverse lijstjes elk in een iPhone-notitie te zetten via ‘maak een checklist’. Echter, ik vond dit nog niet ideaal:
(a) ik raakte snel het overzicht kwijt, o.a. doordat je lijstjes niet kon ‘dichtklappen’ (alles blijft in beeld; lijkt dus erg veel) en daarnaast moet je telkens switchen tussen notities om van ene lijstje naar andere lijstje te komen (bijv. iets verplaatsen van ‘later/misschien’ naar ‘eerstvolgende actie’);
(b) daarnaast vond ik het ook niet handig wegens bijv. het gebrek aan een ‘CTRL+Z’-knop op mijn telefoon, waardoor ik regelmatig hele stukken kwijt was en niet kon terugzetten… :’-)
Helpt ‘Things’ jou wel om makkelijk meer overzicht te krijgen?
En ken je nog andere gratis alternatieven?
Thanks!
Ik ben heel tevreden over Things, ik kan het absoluut aanraden. Er zijn meer goede apps (ik heb ze niet getest dus je zou even kunnen Googlen), maar ik zit al zo’n tien jaar bij Things. Het enige wat ik echt mis is een manier om real-time samen te werken met anderen (zoals Billy).
Je iPhone heeft overigens wél een ‘CTRL+Z’ functie – je moet hem schudden! 😉