Tienduizenden e-mails

Gmail was revolutionair toen het lanceerde in 2004. Met een gigabyte gratis opslagruimte (andere aanbieders boden toen 2-30 MB ruimte aan) hoefde je nooit meer een mailtje te verwijderen.

Nou, ik omarmde dat idee direct. En vanaf 2004 drukte ik bijna nooit op Verwijder en vrijwel altijd op Archiveer. Dat kon makkelijk, want die gigabyte gratis opslag werd steeds meer en meer.

Het resultaat? Een mailbox van 15 gigabyte met tienduizenden mailtjes.

Eh. Ja.

En toen werd ik minimalist. En begon al die digitale bagage toch een beetje aan me te knagen. Volle harde schijven, rommelige documentenmappen, uitpuilende online opslag… Het werd me al snel duidelijk dat ik een enorm digitaal slijmspoor achter me aan trok, en ik wilde er vanaf. 🐌

Dus? Dus tijd voor digitaal ontspullen. De volgende stap in minimalisme. Spullen opruimen die je niet kunt zien, om je leven tóch beter te maken.

Digitaal ontspullen. Deel op Pinterest

Waarom maakt digitaal ontspullen je leven beter?

Goede vraag. Want al die bestanden nemen geen kastruimte in beslag. En het kost je ook nauwelijks geld. Je hoeft ze niet af te stoffen en als je er niet naar kijkt is het net of het er niet is.

Nou – niet helemaal.

Digitale rommel mag dan onzichtbaar zijn – je brein weet dondersgoed dat het er is. En het weet dat jij er verantwoordelijk voor bent. En die extra verantwoordelijkheid maakt je leven minder simpel en ontspannen.

Ik kwam op een dag tot de volgende conclusie: het opruimen van mijn digitale leven voelt nutteloos – maar ooit zal ik het toch eens moeten organiseren. Hoe sneller ik eraan begin, des te beter.

Nu gaat het nog om tienduizenden mailtjes. Over vijf jaar misschien wel over honderdduizend. Digitale rommel wordt alleen maar meer, niet minder.

En vroeger was dat makkelijker. Want dan crashte gewoon je computer, en was je alles kwijt. En dan begon je weer met een schone lei. Maar in een wereld met cloud backups is dat een ander verhaal. Je zeult je data voor altijd met je mee.

Welke voordelen heeft het concreet om digitaal te ontspullen?

  • Je verbetert je veiligheid en privacy. Data die niet bestaat kan niet lekken of gestolen worden door hackers. Het kan niet worden ingezien door overheden, door algoritmes en toekomstige kunstmatige intelligentie software.
  • Je bespaart geld. Opslag wordt steeds goedkoper, dat is waar. Maar hoe meer zooi je hebt, des te meer je betaalt voor harde schijven of cloud abonnementen. Het is alsof je een garagebox huurt voor je afval – dat is gek.
  • Je spaart het milieu. De productie van elektronica is behoorlijk vervuilend. En de datacentra waarop jouw cloud documenten staan opgeslagen verbruiken onwijs veel energie. Minder data betekent minder verbruik.
  • Je voorkomt vervelende ongelukken. Door je data op te ruimen kun je er ook meteen goed voor zorgen. Die babyfoto’s van je dochter wil je nooit kwijtraken, dus je kunt meteen zorgen voor goede backups.
  • Je digitale leven wordt compacter. Het is fijn om te weten wat je hebt, waar het is en hoe je erbij kunt. En het is nog fijner als al je bestanden eenvoudig op één veilige plek passen met een automatische backup.
  • Je voorkomt werk in de toekomst. Hoe eerder je begint met goede gewoontes, des te minder rommel je in de toekomst hoeft te sorteren. Je kunt nu eenmalig opruimen wat je hebt, en vanaf nu voorkomen dat er weer rommel ontstaat.
  • Je voelt je rustiger en vrijer. Net zoals je je rustiger voelde toen je je huis minimaliseerde, zo zul je je ook rustiger voelen met minder digitale rommel.

Dus laten we eens kijken wat je kunt doen om digitaal te ontspullen.

1. Je e-mail grondig ontspullen

We hebben allemaal een berg e-mail. Zou het niet lekker zijn als je je mailbox kon gebruiken op een manier waarop het niet zoveel digitaal materiaal produceert?

Dat kan.

E-mail – elektronische post – is opgezet vanuit de metafoor van fysieke post. Je krijgt een ‘elektronische brief’ en die belandt in je ‘elektronische postbus’. Simpel.

Hoe ga je om met een fysieke postbus? Stel dat je in een flat woont waar je in de portiek een postbus hebt. Als je je post checkt, laat je dan post achter in je postbus?

Nee, natuurlijk niet. Je neemt alles mee. En je loopt door je poststukken heen.

  1. Vervolgens gooi je 95% van de post weg.
  2. Op een klein deel onderneem je actie (zoals je aangifte doen n.a.v. een brief van de Belastingdienst). Daarna gooi je het alsnog weg.
  3. Een heel klein deel bewaar je een tijdje. Vaak maximaal een paar maanden, heel soms langer (zoals brieven of kaarten van dierbaren).

Van onze fysieke post blijft heel weinig hangen in ons leven. Dit kun je ook doen met je e-mail.

Vraag je kritisch af: ”Waarom bewaar ik deze mailtjes?”

Soms bewaar je mailtjes omdat je ‘er nog iets mee moet’. Bedenk dat je deze informatie dan ergens anders kunt opslaan.

  • Wachtwoorden gaan in je wachtwoord beheer app, mail kan weg.
  • Afspraken gaan in je agenda, mail kan weg.
  • Taken gaan op je takenlijst, mail kan weg.
  • Notificaties kun je bekijken, mail kan weg.
  • Nieuwsbrieven kun je lezen, daarna kunnen ze weg.
  • Foto’s gaan in je foto’s app, mail kan weg.
  • Documenten gaan in je documenten map, mail kan weg.
  • Etc.

Ik heb in korte tijd een enorme berg meer dan tienduizend mailtjes kunnen verwijderen. Net zoals ik al mijn normale post heb verwijderd. Want post van zes jaar geleden is simpelweg niet relevant meer.

  1. Ik scande mijn mailbox en zette berichten die ik echt wilde bewaren in een aparte map. Zoals de eerste mailtjes met Billy – onze digitale liefdesbrieven – die bewaar ik.
  2. De overige berichten van 2 jaar of ouder ging richting te prullenbak.

Zo. Lekker opgeruimd.

Gebruik je veel verschillende mailboxen? Stel ze dan zo in dat ze allemaal doorsturen naar één mailbox. Zo heb je al je mail bij elkaar op één plek, wel zo overzichtelijk.

2. Digitale conversaties ontspullen

Is het nodig om app conversaties van drie jaar geleden te bewaren? Als je normaal met iemand praat bewaar je de conversatie toch ook niet?

Als ik bij jou op de bank zit, en we kletsen over ons leven, dan nemen we die conversatie niet op om hem over drie jaar nog eens terug te luisteren.

Dus waarom zou je app conversatie wel langer bewaren? Het maakt je relaties niet beter, het maakt de privacy van je dierbaren niet beter, het maakt jouw smartphone niet opgeruimder.

  • In sommige apps (zoals Apple iMessage) kun je instellen dat berichten ouder dan 30 dagen of 1 jaar automatisch worden verwijderd. Dit is perfect omdat je er niet meer over na hoeft te denken.
  • Andere apps (zoals WhatsApp) hebben zo’n functie niet. Hier kun je eens in de zoveel tijd handmatig doorheen lopen om te app op te schonen.
  • Dit geldt ook voor social media apps zoals Messenger (Facebook) en Instagram berichten.
  • Er zijn ook apps waarbij je zelf kunt instellen hoe lang jouw berichtjes zichtbaar blijven voor de ander, zoals Signal. Heel veilig, maar lastig om je vrienden te overtuigen om ze te gebruiken.

Haal eerst de gegevens uit de conversatie die je nog nodig hebt. Data voor in je agenda, foto’s om te bewaren, etc. En verwijder daarna de conversatie. Lekker rustig.

3. Je digitale foto’s ontspullen

Foto’s wil je met speciale zorg behandelen. Foto’s kunnen niet zomaar weg, maar je wilt ze ook niet allemaal bewaren.

Eerst wil je ervoor zorgen dat je al je foto’s verzamelt op één plek of in één foto beheer app. Zelf gebruik ik de Foto’s app van Apple. Voor Android gebruikers ligt Google Photos meer voor de hand.

Het ontspullen van een fotocollectie kan overweldigend zijn, omdat het al snel gaat om duizenden foto’s. Daarom raad ik aan om er gewoon rustig doorheen te gaan, en elke week een uurtje te nemen om je foto’s te sorteren.

  • Verwijder dubbele foto’s (dit kan vaak automatisch).
  • Verwijder foto’s die lijken op andere foto’s. Houd de mooiste, verwijder de rest.
  • Geef de voorkeur aan foto’s met mensen. Als je twintig foto’s hebt gemaakt van een mooie berg, kun je dit misschien terugbrengen naar 1-2 foto’s. Over dertig jaar kan die berg je niet zoveel schelen, dan wil je zien hoe je kinderen eruit zagen toen ze vier waren. En hoe jij eruit zag met meer collageen in je huid.
  • Verwijder foto’s die onterecht in je foto’s terecht zijn gekomen (zoals screenshots of foto’s die via WhatsApp zijn toegezonden, dit kun je overigens uitschakelen).
  • Vraag jezelf af: ”Zou ik dit nog willen zien over dertig jaar? Zouden mijn achterkleinkinderen dit willen zien?”

En als je je foto’s hebt gesorteerd, zorg er dan voor dat je de hele collectie opslaat op 2-3 plekken. Eentje thuis, eentje in de cloud bijvoorbeeld. Of op de cloud, op je laptop en op een externe harde schijf die je jaarlijks bijwerkt.

Zo is de kans groot dat je foto’s jou overleven, en dat je er nog van kunt genieten met je achterkleinkinderen om te laten zien hoe gek het leven was toen we nog zelf eten moesten koken, zelf auto’s moesten besturen en met onze computers communiceerden met een toetsenbord.

4. Documenten en online opslag ontspullen

Door naar al die andere bende. Documenten:

  • Op je computer
  • Op externe harde schijven
  • Op USB sticks
  • Op cloud opslagdiensten (Google Drive, Dropbox, iCloud Drive etc.)

Wat sleep je allemaal met je mee? En welke paar dingen wil je echt bewaren, en wat kan weg?

Waarschijnlijk een heleboel. Sorteer je bestanden op grootte en/of op ‘laatst geopend’. Zo kun je er snel doorheen werken. Verzamel je belangrijke bestanden op één plek zodat je er makkelijk een backup van kunt maken.

5. Versimpel je digitale leven

Wil je je digitale leven verder versimpelen? Er zijn natuurlijk nog veel meer dingen die je kunt doen:

  • Verwijder jezelf van sociale netwerken die je niet blij maken.
  • Minimaliseer overbodige apparaten. Minder apparaten betekent meer eenvoud.
  • Ontvolg mensen, bedrijven en nieuwsbrieven die je niet blij maken.
  • Versimpel je muziek collectie, of ruim je streamingdienst (zoals Spotify) op zodat je alleen nog afspeellijsten volgt die je gelukkig maken.
  • Zeg accounts op bij websites die je niet meer bezoekt.
  • Etc.

Wil je meer tips? In dit artikel heb ik nog veel meer suggesties voor je klaarstaan om je digitale leven te versimpelen.

Want hoe simpeler je digitale leven, des te simpeler je echte leven. Fijn is dat.

Meer ontspullen en versimpelen

Wil je ook zo graag een simpel en ongecompliceerd leven? In mijn praktische online cursus Minder meuk, meer leuk laat ik zien hoe je dat voor elkaar krijgt.

We lopen samen door je hele leven heen, en zetten tientallen kleine stappen om je leven simpeler, leuker en beter te maken.

Lees meer over deze online cursus…

Ontvang gratis tips om je leven leuker te maken!

Maak elke week steeds leuker met mijn gezellige maandagmorgen nieuwsbrief! Ruim 140.000 mensen gingen je voor! 😁

Goed om te weten
Je ontvangt elke maandagochtend versgelegde inspiratie en af en toe een extra update. Je kunt je altijd uitschrijven. Door op de knop te drukken ga je ermee akkoord dat we je gegevens met zorg en liefde verwerken volgens onze privacyverklaring. 💛