Niet rennen, versimpelen. 3 dingen die ik doe als ik me overweldigd voel in mijn werk

Jelle Hermus

Oprichter van soChicken en het Broednest. Jelle maakt een leuker leven graag zo simpel mogelijk. Hij is gepassioneerd over vooruitgang, duurzaamheid, reizen, technologie en broccoli.

Hard werken en niets bereiken

Ik straal wanneer ik me kan focussen.

Ik houd mijn werkdagen daarom liefst zo simpel mogelijk. Want zodra er meer dan een paar dingen door elkaar lopen, raak ik vrij snel overweldigd.

Ik verlies dan het overzicht en ga allerlei dingen door elkaar doen. Dan ben ik de hele dag in de weer, maar heb ik het gevoel dat ik niets voor elkaar krijg. Aan het einde van de dag voel ik me vermoeid, onvervuld en gestrest.

Gelukkig heb ik inmiddels strategieën ontwikkeld om deze neerwaartse spiraal te stoppen. Laten we eens kijken.

Ik ga niet harder duwen

Hoe lukt het me om niet meer zo vaak overweldigd te raken?

Dit is mijn geheim:

Wanneer ik me overweldigd voel ga ik niet nog harder werken. In plaats daarvan gebruik ik dit onrustige gevoel als signaal dat het tijd is voor eenvoud.

1. Tijd om te bepalen wat nu het meest belangrijk is en de rest schrappen.
2. Tijd om een vlugge planning te maken.
3. Tijd om input te verminderen.

Zo loop ik er doorheen.

1. Een prioriteit maakt alles eenvoudiger

Je voelt je niet overweldigd omdat je zoveel te doen hebt. Je voelt je overweldigd omdat je gelooft dat al die taken even belangrijk zijn.

Er is maar één ding het meest belangrijk. Wanneer ik dat weer in zicht heb, weet ik wat ik moet doen en voel ik me weer kalm. Bovendien helpt dit me bepalen welke taken ik (voorlopig) kan schrappen.

Zo ga ik meestal te werk:

• Ik pak een vel papier of een lege notitie op mijn iPad.
• Ik schrijf in het midden TODO.
• Eromheen noteer ik alle zaken die ik probeer te doen. Alle taken die nu door mijn hoofd zweven en aandacht vragen.
• Vervolgens neem ik even afstand en vraag ik mezelf af: ”Wat is nu echt het meest belangrijk?” en ”Wat kan weg of wachten?”

Ik kan niet alles tegelijk, en ik gedij het beste op focus.

Dus door me te concentreren op 1-3 prioriteiten kan ik daadwerkelijk vooruit komen. Ik maak daarom in mijn ochtenden tijd vrij voor de belangrijkste taken. Zonder afleiding, een paar uur gefocust werken. De rest zal even plaats moeten maken.

Maar wat doe ik met de taken die ik nu niet kan oppakken?

• Als ze kunnen wachten, schuif ik ze door in de planning.
• Als ze niet kunnen wachten, probeer ik ze door te schuiven naar een collega.
• Als dat niet kan plan ik de taak in voor het einde van de dag, zodat ik mijn beste energie kan gebruiken voor de belangrijkste taken.

Stel prioriteiten. Zodra je weet wat je te doen staat, voel je je direct minder overweldigd.

2. Een vlugge planning geeft rust

Deze gedachte heb ik bij het oud vuil gezet: ”Ik heb het zo druk, in plaats van tijd besteden aan het maken van een planning, kan ik beter gewoon aan de slag gaan!”

Vijf minuten plannen doet meer dan een middag rondrennen als kip zonder kop. Plannen helpt tijd en energie bespáren. Het creëert ook een hoop rust.

Ik plan mijn dag in een paar minuten volgens de eierdoostheorie: drie belangrijke taken, plus ruimte voor wat losse taken.

Want als ik mijn dag zorgvuldig plan, weet ik op ieder moment dat ik werk aan de belangrijkste taak. Ik kan vertrouwen op mijn eerdere denkwerk.

• Ik plaats mijn belangrijkste taken in mijn agenda. Zo weet ik precies wat ik ga doen en wanneer.
• Ik houd voldoende ruimte. Door ervaring weet ik ongeveer hoeveel tijd een taak kost. Als de taak uitloopt, pas ik achteraf de planning aan zodat ik later kan zien hoeveel tijd de taak me daadwerkelijk kostte.
• Als ik uitstelgedrag vertoon plaats ik dit ook met terugwerkende kracht in mijn agenda. Op deze manier leer ik hoe ik mijn tijd gebruik, en stimuleer ik mezelf om mijn tijd goed te benutten.
• Ik maak mijn dag bewust niet te druk. Door te plannen geef ik mezelf de mogelijkheid om een fijne, gebalanceerde dag te ontwerpen. Ik blokkeer bijvoorbeeld een uur voor een wandeling, en plan mijn drie belangrijke taken er omheen.

Het resultaat is een simpele, gebalanceerde dag. Drie uur werken in focus, lunch, wandelen, nog 1-2 uur werken in focus en daarna wat tijd voor losse eindjes en de volgende werkdag plannen.

Een paar minuten plannen doet wonderen voor mij.

3. Input verminderen

Hoe meer input mijn brein krijgt, des te sneller het overweldigd raakt.

Dus ik heb stappen gezet om de input te verminderen en mindfulness te vergroten:

• Mijn iPhone krijgt nauwelijks notificaties.
• Ik krijg overdag alleen directe notificaties van Billy, de deurbel en een paar andere apps.
• De rest verschijnt in mijn startscherm waar ik af en toe een blik op werp.
• Ik heb geen nieuws apps.
• Ik gebruik geen sociale media apps op mijn iPhone.
• Mijn startscherm is saai ingericht.

Ik doe ook mijn best om – zeker tijdens werkuren – op mijn laptop geen sociale media, YouTube, Reddit of nieuws te checken. Soms luister ik tijdens mijn wandeling een podcast of luisterboek, maar vaak kies ik ervoor om gewoon helemaal niets te luisteren.

Dan luister ik naar de geluiden van een bruisende stad. Auto’s, vogels, fietsen, het klotsende water van de Schie en mijn voetstappen op het grind. Ik gebruik mijn wandeling als een mindfulnessoefening.

Aan het begin van de wandeling zit mijn brein dan vol gedachten. En na zo’n twintig minuten merk ik hoe mijn aandacht als vanzelf in het moment zakt en de gedachten stoppen.

Lekker rustig.

Door externe prikkels bewust te doseren voel ik me rustiger. Ik kan me beter concentreren en krijg zo meer gedaan met minder moeite. Het scheelt stress, energie en vruchteloze gedachtenspiralen over zaken waar ik toch geen controle over heb.

Bovendien heeft mijn werk meer impact en voel ik me voldaan en trots aan het einde van de dag.

Voel je je overweldigd? Maak je leven simpel.

Eenvoud maakt je leven beter:

1. Bepaal wat het meest belangrijk is en schrap de rest (voor nu).
2. Maak een vlugge planning, bijvoorbeeld met behulp van de eierdoostheorie.
3. Doseer prikkels zodat je je rustiger voelt.

Niet rennen, versimpelen. 💪

Je dag plannen voor minder stress

Zijn ingewikkelde time-management systemen niets voor jou? De eierdoostheorie helpt je je doelen realiseren met minder moeite - in slechts 3 minuten per dag.

In deze Bundel ontdek je de kracht van de eierdoostheorie en ervaar je al snel hoe deze methode je een stuk productiever maakt.

Gratis deelnemen aan cursus

Deze cursus ontving een gemiddelde waardering van 9,3 door duizenden deelnemers.

Hoe zit jij in je vel? Doe de gelukstest!

Ontdek hoe goed jij in je vel zit. Deze gratis test vertelt je in 2 minuten hoe gelukkig jij bent en welke stappen je kunt zetten om je leven leuker te maken.

Start de test