Meer te doen dan je kunt doen
Gaat de werkdruk je even boven de pet? Tijd om in te grijpen. Want als je je gestrest en overweldigd voelt kom je in een neerwaartse spiraal van paniek en ellende.
Laten we die takenlijst eens goed bekijken en onderzoeken of je je rust terug kunt pakken.
1. Schakel alle afleidingen uit en vind je toewijding
Of beter nog, zet je smartphone in Vliegtuigmodus en leg hem in een andere ruimte. En schakel je internet uit (als het kan). Zet een koptelefoon op je hoofd, doe wat fijne muziek aan en laat je niet afleiden.
Wat je nodig hebt is focus. Want dan krijg je meer gedaan met minder moeite, stress en energie.
En herinner jezelf eraan hoe lekker het gaat voelen als je straks door die takenlijst heen bent. Je gaat dit nog één laatste keer doen, en daarna ga je stappen zetten om het nooit meer zo ver te laten komen.
Nog één keer, dat kun je wel toch? Klaar? Laten we beginnen!
2. Zoek uit wat echt vandaag moet en KAN gebeuren
Als je dit nog niet gedaan hebt, begin dan met het maken van een takenlijst met daarop alles wat er nog moet gebeuren. Alle werkdruk die op je schouders ligt op dit moment, schrijf het van je af.
Kijk vervolgens naar je takenlijst en vraag jezelf heel kritisch af: ”welke van deze dingen MOETEN echt vandaag af?”
En ik schrijf moeten niet voor niets met hoofdletters. Dit gaat niet om ‘het zou leuk zijn als dit af komt’. Daar hebben we nu geen tijd voor. Leuk komt later wel. De vraag is: ”Wat moet vandaag echt af?”
Schrijf deze zaken op een aparte takenlijst. Dit is je takenlijst voor de rest van de dag. Dit zijn de dingen die je vandaag gaat afwerken.
Kijk nog eens naar deze nieuwe takenlijst. Gaat dit allemaal lukken in de tijd die je over hebt? Is dit realistisch? Of staan er nog steeds ‘leuk om af te ronden’-taken tussen? Wees eerlijk tegen jezelf.
Als je klaar bent met je lijst is het tijd om door te gaan.
3. Schuif de rest door naar een strategisch later tijdstip
De taken die niet je lijstje voor vandaag hebben gehaald kun je doorschuiven naar een later tijdstip. Kijk even in je agenda – wanneer zou je deze werkzaamheden realistisch gezien kunnen uitvoeren?
Verspreid de taken over de komende dagen en zet ze direct in je agenda als afspraak zonder tijdstip. Zo weet je zeker dat je deze taken niet vergeet.
4. Schrap wat je schrappen kunt
Terwijl je aan het inplannen bent, kijk opnieuw kritisch naar de taken. Want zijn deze taken echt belangrijk? Moet je ze echt uitvoeren? Of zitten er dingen tussen die net zo goed volgende maand of zelfs volgend jaar kunnen worden uitgevoerd?
Zo ja, plan ze dan niet in maar schrap ze voorlopig. Je hebt al genoeg aan je hoofd. Het is nu belangrijk dat je je richt op de dingen die essentieel zijn. De rest zal moeten wachten.
Jouw geestelijke en lichamelijke gezondheid is belangrijker dan onbelangrijke taken. Verlies dit perspectief niet uit het oog. Taken komen en gaan, maar jij moet nog een paar jaar mee.
5. Kies de meest belangrijke taak van vandaag
Oké – terug naar je takenlijst voor vandaag. Wat is de meest belangrijke taak? Of – anders geformuleerd – welke taak zal je het meest opluchten als hij afgerond is?
Selecteer die taak. Maak een schatting van de tijd die deze taak in beslag zal nemen en zet een timer.
6. Werk alleen aan deze meest belangrijke taak
Ga aan de slag en werk met volledige focus aan deze ene taak. Negeer eventuele afleidingen die toch nog doorkomen. Breng je aandacht direct terug naar de taak.
Besef hoe fijn het zal voelen als dit af is, laat dit gevoel je motiveren. En besef tegelijkertijd dat de taak uitvoeren makkelijker is dan het eerst leek. Het is gewoon een kwestie van je lichaam bewegen op de juiste manier en een beetje nadenken. Dat kun je wel.
Probeer niet te oordelen over de leukheid van de taak. Het is wat het is. Een neutrale gebeurtenis op deze planeet. Een activiteit die jij uitvoert. Als je brein tegenstribbelt, herinner jezelf dan aan alle voordelen die je zult ervaren als deze taak straks afgerond is.
Gaat de timer af? Neem dan even pauze en ga daarna weer verder. Is je taak af? Neem dan even pauze en herhaal stappen 5-6 tot je lijst voor vandaag af is.
7. Plan een moment in om te vereenvoudigen
Plan – als je takenlijst afgerond is – een moment in om op een later tijdstip je leven te vereenvoudigen. Dit kun je niet nu doen, hier heb je een vers brein voor nodig.
Selecteer 2-3 uur vrije tijd, waarin je een moment neemt om te reflecteren op je werk en hoe je het slimmer kunt inrichten. Gebruik daarbij de volgende artikelen als uitgangspunt:
- Meer tijd overhouden – 3 oefeningen
- Slimmer werken – waarom je 80% van je taken moet schrappen
- Weekplanning maken checklist – 5 stappen
Overweldigd zijn is niet effectief. Wat je wilt doen is je doelen bereiken, niet constant druk zijn. Persoonlijk zie ik druk zijn als een teken dat er iets mis gaat. Je wilt niet druk zijn, je wilt rustig zijn en je doelen bereiken. En dat is mogelijk als je de bovenstaande stappen doorloopt.
Pak je uitstelgedrag aan
De kans is groot dat je in deze toestand bent beland doordat je taken te lang voor je uit hebt geschoven. Hoe kun je leren om minder uitstelgedrag te vertonen en meer discipline op te brengen?
In mijn praktische online cursus help ik je in enkele weken van je uitstelprobleem af.
Deze cursus is ontwikkeld om je direct te helpen en je een hoop tijd te besparen. Zodat je snel weer aan het werk bent, je taken kun afronden en je doelen kunt bereiken – zónder uitstelgedrag.
De cursus werd al meer dan 8.000 keer gevolgd en deelnemers boeken onwijs goede resultaten.
Reacties
Heel typisch had ik dit artikel nodig.
Ik heb taken lijsten maar heb moeite met prioriteiten stellen en focussen.
Daardoor voel ik dat ik te veel gedaan moet krijgen en niet kan ontspannen.
Na het overlijden van mijn moeder zit ik met een zolderkamer vol met spullen van haar en mijn grootouders. Sommige dingen kan ik niet zo maar naar de vuilstort of kringloopwinkel doen omdat er (emotionele) waarde aan zit.
Bepaalde dingen kunnen ook geld waard zijn en/of zijn antiek of uniek en ik weet niet wat het waard kan zijn en waar ik er het beste mee heen kan. Ik heb nu niet eens de ruimte en/of tijd om dingen op marktplaats te zetten.
Eigenlijk wil ik zo graag snel mogelijk van die overtollige spullen af want ik was al moeizaam bezig met het minimaliseren van mijn spullen.
Het overweldigd mij…
Bedankt voor je tips!
Hoi Peter! Ik kan heel goed begrijpen dat je hiermee worstelt. Hoewel het niet al je problemen oplost, vind je wellicht in dit artikel tips.
Een heel fijn artikel, maar ik heb het gevoel dat ik nog net wat mis. In mijn geval wordt mijn uitstelgedrag veroorzaakt door faalangst en daardoor hoor ik eigenlijk constant de roep van afleiding en de roep van falen. Heb je toevallig ook tips hoe ik dat eerst aan kan pakken?
Hoi Laura! Ik begrijp wat je bedoelt. Jazeker, ik heb zelfs complete uitstelgedrag cursus ontwikkeld! 😉
Wat een fijn artikel, bedankt! Als je niet toekomt aan taken, die je wel belangrijk vindt, dan kun je overweldigd raken. Dat maak ik nu mee en ben het zat. Het is mijn leven en ik pak heel graag weer die rust terug met jouw tips.