Werk slimmer met minder werk Slimmer werken - waarom je 80% van je taken moet schrappen

“Step with care and great tact,
and remember that life’s a great balancing act.”
Dr. Suess

Slimmer werken tip – de meeste taken doen er niet echt toe

Als je bent zoals de meeste mensen – zoals ik – dan doe je een heleboel dingen die er weinig toe doen.

Je werk bestaat uit een pakket taken en projecten waarmee je je werkdagen vult. Maar dat wil niet zeggen dat al die werkzaamheden ook impact hebben.

Bijvoorbeeld: Ik kan úren besteden aan e-mail checken (en beantwoorden), statistieken checken en kleine optimalisaties. Ik kan complete dagdelen besteden aan gezellige meetings die niets opleveren. Of eindeloos rondhangen op social media om populair te lijken en ‘bij te blijven’.

Bezigheden die nuttig lijken, maar stuk voor stuk weinig impact hebben op wat ik daadwerkelijk probeer te bereiken: meer mensen bereiken met steeds toffere ideeën en tips.

Dus? Dus kan ik beter mijn tijd besteden op de plekken die me direct helpen dat doel te bereiken.

Ik kan het best:

1. Dit soort artikelen schrijven.
2. Online cursussen ontwikkelen
3. Video’s maken
4. Toffe posts plaatsen op onze Facebook, Twitter en Pinterest pagina’s.

Maar het gekke is – als ik niet oplet dan besteed ik slechts 20% van mijn werktijd aan de taken die écht impact hebben.

En dat geldt ook voor jou.

Wat er gebeurt als je 80% van je taken schrapt

Als je, net als ik, werkt met je hoofd dan gebeurt er meestal weinig slechts als je dit soort taken overboord gooit. Omdat het gros van de dingen die je doet simpelweg bezigheden zijn.

Shuffling papers noemen ze dat in Amerika. Dingen die nuttig voelen maar niet écht nuttig zijn.

Het is alsof je met een vrachtwagen boodschappen gaat doen en terug komt met één appel.

Terwijl je je tijd en aandacht kunt richten op taken die veel meer impact hebben. Zodat je gewoon terug komt met een volle vrachtwagen. Veel efficiënter, en veel nuttiger.

Welke taken voegen de meeste waarde toe?

Vraag jezelf af: ”welk handjevol bezigheden creëert voor mij de meeste waarde?”

Hoe je waarde definieert hangt af van wat je wilt bereiken. Het kan gaan om geld. Maar het kan ook gaan om plezier, rust, geluk, connectie, vrije tijd of gezondheid.

• Welke paar dingen helpen je het meest vooruit?
• Voor welke paar bezigheden word je ingehuurd?
• Welke paar taken creëren de meeste waarde voor je werkgever, klanten of bezoekers?
• Welke zaken zouden je leven beter maken, als je er meer van zou doen?
• Welk handjevol bezigheden levert je het meeste resultaat op?

Door deze vragen te beantwoorden kom je al snel tot de essentie van jouw werk. En kun je beslissen welke zaken je overboord kunt gooien.

Hoe schrap ik de 80% ‘overbodige’ werkzaamheden?

Maar hoe kom je dan van al deze ‘overbodige’ taken af die toch moeten gebeuren?

• Schrap de taken. Sommige taken kun je volledig schrappen. En als dat niet lukt, kun je het wellicht minder vaak doen. Dingen als statistieken checken, e-mail checken, ‘op de hoogte blijven’ en andere taken die weinig toevoegen hoeven niet elke dag.
• Automatiseer de taken. Bedenk of er manieren zijn waarop de taak kan worden uitgevoerd zonder dat jij er moeite in hoeft te steken. Door processen te stroomlijnen (met o.a. checklists) of te automatiseren kun je vaak veel tijd besparen.
• Bespaar tijd met batchen. Verzamel een heleboel kleine, gelijkwaardige taken en voer ze in één keer uit. Check je e-mail bijvoorbeeld één keer per dag. Reageer één keer per dag op social media. Handel alle administratie in één keer af of check eenmalig het nieuws.
• Besteed de taken uit. Misschien kan een collega of ZZPer je taak overnemen. Soms kost dit een beetje geld. Maar daarvoor krijg je een stuk vrijheid terug die je kunt besteden aan taken die écht waarde toevoegen, of aan opladen en je creativiteit voeden.

Met iedere stap die je zet word je iets vrijer, en vergroot je je kansen op succes. Omdat je minder naar beneden wordt gehouden door al deze overbodige ballast.

Hoe helpt dit me succesvoller worden?

Simpel. Doordat je minder ballast hebt die je naar beneden trekt, kun je makkelijker vooruit komen.

Je hebt meer tijd, lucht en vrijheid om te werken aan die paar strategische gebieden die je echt vooruit helpen. Om je werktijd te gebruiken om echt waarde toe te voegen voor je klanten, werkgever, bezoekers én jezelf.

En hoe meer waarde jij kunt toevoegen, des te meer waarde je terug zult ontvangen. In de vorm van inkomen, waardering en talloze andere fijne dingen.

Hoe kan ik nog slimmer werken?

Taken die écht waarde toevoegen zijn vaak ook creatieve, uitdagende werkzaamheden. Dingen als schrijven, plannen, optimaliseren, brainstormen, vormgeven etc.

Merk je dat je uitstelgedrag vertoont bij deze belangrijke taken? Dan kun je je impact vergroten door bewust te werken aan je uitstelgedrag. Mijn stappenplan helpt je eenvoudig van je uitstelgedrag af. Zodat je met meer discipline én plezier je doelen bereikt en je dromen waarmaakt.

Lees meer over dit anti-uitstelgedrag stappenplan…