One checklist to rule them all
Waar zouden we zijn zonder checklists? Onze medische zorg zou een stuk minder effectief zijn, onze auto’s een stuk minder veilig, de IKEA een stuk minder betrouwbaar en veel horeca keukens een stuk minder schoon. En ja, op soChicken zou je een stuk minder artikelen vinden.
Checklists kunnen je helpen je leven te stroomlijnen. Om de boel naar een hoger niveau te tillen met weinig moeite. Om je op weg te helpen wil ik je laten kennismaken met een super simpele én super krachtige wekelijkse checklist. Deze checklist zal je helpen effectiever te werken, je leven op orde te houden en zélfs je relatie te verbeteren (als je die hebt, natuurlijk).
Maar voordat we aan de slag gaan, laat me eerst even mijn enthousiasme over checklists ventileren. Waarom zouden we aan de checklists gaan?
Waarom zijn checklists zo krachtig?
Checklists zijn fantastisch. Waarom? Checklists maken denken overbodig. En dat is heerlijk. Denken kost veel energie. Door gebruik te maken van handige lijstjes kun je je gedachten ‘vangen’, en voorkom je dat je iedere dag opnieuw dubbel denkt.
- Checklists sparen je energie. Je denkt één keer goed na, en profiteert hier dan keer op keer van.
- Ze helpen je de kwaliteit van je leven te verhogen doordat je dingen doet die goed voor je zijn, zelfs op momenten dat je helemaal geen puf hebt om erover na te denken.
- Ze helpen je gewoontes, structuur en stabiliteit te ontwikkelen. Dat is een goed uitgangspunt voor een gelukkig en gezond leven.
- Ze maken de processen in je leven inzichtelijk waardoor je al snel efficiënter en effectiever gaat werken en leven.
- Ze geven je een heerlijk gevoel van voldoening. Niets is zo lekker als taken wegstrepen of vinkjes afvinken.
- Ze helpen je herinneren aan belangrijke taken en stappen die je zonder checklist waarschijnlijk zou vergeten.
Super. Checklists helpen je om de persoon te worden die je wilt zijn. En om een stuk effectiever te worden heb ik een handige wekelijkse checklist voor je klaarstaan.
Wekelijkse checklist voor meer effectiviteit
Ik gebruik deze wekelijkse checklist om het leven terug in zijn doosje te jagen. Om de chaos te beperken en er zeker van te zijn dat er geen belangrijke zaken zijn die ik over het hoofd zie. Deze checklist helpt me rustiger te worden, productiever te werken, mijn doelen sneller te bereiken en mijn hoofd leeg te houden.
De lijst is gebaseerd op het idee van de Weekly Review in het productiviteitssysteem Getting Things Done (of GTD). In dit systeem is het van belang dat je werkt met meerdere inboxen (een bak voor alle papieren, je e-mail inbox, een inbox voor taken etc.). Je hoeft echter niet het volledige systeem te gebruiken om te profiteren van deze wekelijkse checklist.
Ik gebruik momenteel Wunderlist om mijn taken te beheren. Hierin heb ik een simpele lijst met taken. Het leuke is dat je in Wunderlist subtaken kunt toevoegen aan een taak. Zo maak je dus kleine projecten, zoals deze wekelijkse checklist. Verder gebruik ik de ‘2 minuten regel’ uit GTD. Deze regel houdt in dat je taken die minder dan twee minuten kosten direct uitvoert.
Hieronder vind je mijn checklist. Je kunt deze als basis gebruiken om je eigen wekelijkse checklist te ontwikkelen.
- Papieren inbox legen
Zorg dat alle rekeningen, folders, bonnen en andere documenten worden behandeld en weggewerkt zodat mijn inbox weer leeg is. - Notitieboek legen
Doorbladeren of ik er afgelopen week geweldige ideeën in heb geschreven waar ik iets mee ‘moet’. Zo ja, dan komen ze op mijn takenlijst. - E-Mail inbox legen
Alle mailtjes wegwerken tot de mailbox leeg is. - Wunderlist inbox legen
Alle taken die ik de afgelopen dagen in mijn Wunderlist inbox heb verzameld bekijken en ze afwerken, verwijderen, delegeren, inplannen of op de lange baan schuiven. - Agenda terugkijken
Wat is er afgelopen week gebeurd? Zijn er nog dingen waar ik achteraan moet (zoals een bedankmailtje, terugkoppelen na een afspraak)? - Agenda vooruit kijken
Wat staat er komende week op de planning? Moet ik me hierop voorbereiden (verjaardagscadeautjes kopen enzo)? Zo ja, dan maak ik taken aan in Wunderlist. - Takenlijst evalueren
Welke taken heb ik op het programma staan? Welke taken kunnen weg, welke zijn voltooid? Welke taken zijn ‘vaag’ en hebben meer duidelijkheid nodig? - Projecten/doelen evalueren
Welke projecten en doelen streef ik na? Hoe ver ben ik vooruit gekomen? Welke doelen zijn behaald? - Waiting For evalueren
Dit is een lijst met dingen waar ik op wacht. Zoals uitgeleende boeken, een offerte waar ik op wacht etc. Ik gebruik deze lijst als herinnering. - Someday/Maybe evalueren
Een lijst met dingen die ik ooit misschien wil doen. Even checken of er dingen zijn die ik nu wel wil doen.
Mijn ‘Weekly Review’ staat ingesteld als terugkerende taak in Wunderlist. Het is dus een taak met subtaken die wekelijks op zondag omhoog komt. Zo word ik er iedere week aan herinnerd en is de gewoonte makkelijk vast te houden.
Extra checklist voor het ‘huishouden’
Naast de ‘Weekly Review’ voor het werk, heb ik een wekelijkse checklist ontwikkeld voor het ‘huishouden’. Het draait niet zozeer om schoonmaken en opruimen, maar meer om gezond eten, het stroomlijnen van de week en het ontwikkelen van de relatie tussen mij en Billy (mijn vriend). Deze checklist heb ik ontwikkeld naar aanleiding van de video in dit artikel. Het werkt (met wat aanpassing) ook voor gezinnen en je kunt de checklist uiteraard aanpassen naar behoefte.
We hebben een gedeelde lijst in Wunderlist, met daarin deze taak (met subtaken) die wekelijks terugkeert. Daarnaast hebben we een gezamenlijke ‘Boodschappen’ lijst in Wunderlist. Super handig!
- Hoe zijn we vooruit gekomen op onze voornemens van vorige week?
Dit is een terugkoppeling naar de week ervoor. Dus hier kunnen we evalueren of we vooruit komen. - Wat staat er op het programma?
We pakken samen de agenda erbij, en bespreken de komende week. Hier nemen we ook even de tijd om vrije tijd in te plannen, zodat de week niet ongemerkt ‘volloopt’. - Wat gaan we eten komende week?
Dit helpt ons om slimmer in te kopen. Voordat we deze vraag stelden haalden we bijna dagelijks boodschappen, en maakten we vaker ongezonde keuzes. We zoeken snel een paar lekkere gezonde recepten op, bedenken wat maaltijden en maken een boodschappenlijst. - Wat willen we komende week bereiken?
We stellen allebei een weekdoel zodat we niet worden ‘meegesleurd’ door het leven van alledag. Dit hoeft geen enorm hoogdravend doel te zijn, maar gewoon een belangrijke taak die ons vooruit helpt. Aangezien we allebei ondernemen lopen onze privé- en werklevens gedeeltelijk door elkaar. - Wat ging minder goed afgelopen week?
Bij deze vraag luisteren we zonder te oordelen of te onderbreken naar ‘klachten’ over elkaar. Dit is een belangrijk onderdeel in de checklist, omdat hier de meest interessante punten naar boven komen. Zonder elkaar te beschuldigen, laten we aan elkaar weten hoe wij het leven ervaren. - Wat ging goed afgelopen week?
Dingen die mis gaan zijn interessant, maar dingen die goed gaan nog veel interessanter. Deze vraag helpt ons na te denken over de fijne dingen in het leven, en doet ons beiden glimlachen. Er gaan namelijk altijd ontzettend veel dingen goed, zowel in het leven als in onze relatie. - Waar willen we op letten komende week?
Waar willen we de komende week op letten op persoonlijk en relationeel vlak? Dingen als ‘aardiger zijn voor elkaar’, ‘gezonder eten’, ‘vaker mediteren’ of ‘georganiseerde werken’ komen hier naar boven. Een soort voornemen voor de komende week.
Het is bijzonder hoeveel impact een lijst met een paar stomme vragen kan hebben. Vragen zetten je aan het denken. Een vraag levert een antwoord. Een checklist zorgt ervoor dat de vraag regelmatig wordt gesteld, en dus dat er regelmatig wordt nagedacht.
Meer tips
Wil je meer checklists? Geweldig, we hebben er genoeg! Hieronder vind je een selectie van de handigste checklists op soChicken.
- Simpel Gezond: Dagelijkse Checklist
- Praktische Checklist voor meer Productiviteit
- Geld Besparen – Simpele Checklist
- Boodschappen Checklist: Zo Blijf je (Bijna) Automatisch Gezond
- Relatie Checkup: 15 Vragen
Welke checklists gebruik jij op regelmatige basis? En hoe ervaar jij het werken met deze twee checklists? Deel je ervaringen via de reacties!
Reacties
Bedankt weer voor de tips, Jelle! Maar zegt die voorbeeld-checklist jou niet vooral dat je andere lijstjes moet nakijken? En hou je die lijstjes dan ook op deze manier bij? Schept dat niet veel onrust in je hoofd? Of maak je eerder van 1 hele grote berg meerdere kleinere, behapbare hoopjes? Is dat misschien de bedoeling van deze opzet?
Die Wunderlist lijkt me helemaal geweldig!
Ik ben hem nu aan het uitproberen, maar ik heb een probleem.
Ik heb hem op m’n laptop geïnstaleerd en ik wil de webversie gebruiken.
Bij het synchroniseren komen keurig de taken die ik op m’n pc heb gemaakt in de webversie.
Maar de subtaken zijn verdwenen!
Als ik in de webversie subtaken maak, dan verschijnen die wel op m’n pc na het synchroniseren.
Weet iemand waar dat aan ligt?
Geweldig artikel Jelle !
Ik vond het ook interessant om het filmpje over agile gezinsleven tegen te komen.
Het iets dat vast en zeker aan het denken zet. De wekelijkse checklist ga ik zeker uitproberen.
Handig, maar ik bezit geen smartphone en heb op het werk geen draadloos internet dus ga ik voor een papieren versie in mijn Filofax-agenda.