“The key is not to prioritize what’s on your schedule,
but to schedule your priorities.”

Stephen Covey

Prioriteiten stellen is niet altijd makkelijk

Soms is prioriteiten stellen geen probleem. Bijvoorbeeld wanneer jij of een dierbare ernstig ziek wordt. Dan is alles ineens super duidelijk: gezondheid is topprioriteit.

Maar op andere momenten zijn de prioriteiten minder duidelijk.

  • Er zijn dingen die eigenlijk snel moeten gebeuren omdat er anders ellendige dingen gebeuren. Zoals een belangrijke deadline halen voor je werk of studie.
  • Er zijn dingen die belangrijk zijn maar eigenlijk niet zo urgent zijn. Zoals je droom om je eigen bedrijf te starten.
  • Er zijn dingen die snel moeten gebeuren maar eigenlijk toch niet zo belangrijk zijn. Zoals gebruikmaken van een aanbieding die bijna afloopt.
  • Er zijn een heleboel dingen die rustig kunnen wachten en ook niet zo belangrijk zijn. Maar toch besteed je hier meer tijd aan dan je denkt. Zoals shoppen naar nieuwe schoenen tijdens werktijd.

Ik worstelde onlangs met mijn prioriteiten. Het takenbeheer was het probleem niet: ik had een goed overzicht van alles wat ik van mezelf verwachtte. De tijd was ook geen probleem. Ik werk nu vier dagen per week – en dat is al jaren voldoende voor me.

Het probleem lag bij mijn prioriteiten. Of eerder het gebrek eraan.

Ik realiseerde me dat ik teveel onbelangrijke dingen deed. Hierdoor lekte er zoveel tijd, aandacht en energie weg dat ik moeite hard om echt vooruit te komen richting mijn doelen.

Misschien herken je dit. Je bent de hele dag bezig, maar je behaalt je doelen niet.

Het komt veel voor. En de oplossing is altijd hetzelfde: je moet prioriteiten stellen. Je maakt onbelangrijke dingen te belangrijk. Hierdoor raakt de pijplijn verstopt met onbelangrijk werk – je krijgt te weinig uit je handen terwijl je je wél een slag in de rondte werkt.

Je kunt tóch niet alles doen

Na paar maanden trouw mijn weekplanning maken begon ik te zien wat er gebeurde. Ik zette allerlei projecten klaar voor de week, maar ze waren de week daarna niet afgerond.

Het was een cyclus die je misschien bekend voorkomt:

  • Ik wil graag een heleboel bereiken. Dus ik geef mezelf een heleboel te doen. ”Ah, dat kan ik ook nog wel even oppakken deze week.”
  • Vervolgens voel ik me overweldigd en kies ik vaak voor de ‘makkelijke’ of ‘leuke’ taken en projecten. Zoals research doen voor een nieuw bureau of handige app.
  • Dit zijn meestal niet de belangrijke, uitdagende, creatieve taken die me vooruit helpen richting mijn doelen.
  • Uiteindelijk had ik een hele ‘productieve’ week. Ik had veel taken afgevinkt – maar maakte weinig progressie richting mijn doelen.
  • Ik voelde me dus wel moe van al het werken, maar die energie heeft me vervolgens verrassend weinig resultaat gebracht.

Best zonde.

Ik zag heel duidelijk gebeuren wat ik in theorie wel wist: Je kunt niet alles doen.

Maar vaak voelt het alsof het ‘deze keer anders is’. Het is makkelijk om mezelf te overschatten en het werk te ónderschatten. Toch bewijst de praktijk keer op keer bovenstaand inzicht: ik kan niet alles doen.

En als ik het toch probeer, dan merk ik aan het einde van de week alsnog dat ik niet alles kon doen. Dus? Ik moest prioriteiten stellen. Er zit niets anders op.

Prioriteiten stellen is moeilijke keuzes maken

Bij mij is het altijd enthousiasme wat leidt tot stapels werk. Ik onderschat het werk, overschat mezelf en heb weinig geduld. Ik wil eigenlijk dat al die projecten gísteren al voltooid zijn.

Dat was vroeger al geen goede combinatie. Als vader is het helemaal hopeloos.

Maar het leidt tot een lastige situatie. Want wat ga ik dan doen, en wat laat ik los voor nu? Wat is het meest belangrijk?

Ik gebruik onderstaande hulpmiddelen om mijn prioriteiten te stellen. Wellicht helpen ze jou ook.

1. Ik zoek naar het domino-effect

Ik stel mezelf deze simpele vraag: ”Welke activiteit maakt een heleboel andere activiteiten eenvoudiger of zelfs overbodig?”

Een goede gezondheid verhoogt bijvoorbeeld mijn productiviteit, blijdschap, vermindert ziekteverzuim en vergroot mijn kansen op een lang leven.

Werken aan mijn gezondheid is dus onwijs strategisch en belangrijker dan de meeste werktaken. Sporten moet dus zéker tijd krijgen in mijn planning.

Maar ook in mijn werk maken bepaalde projecten alles eenvoudiger. Ik heb bijvoorbeeld een tijdje geïnvesteerd in het goed uitvoeren van takenbeheer. Hierdoor heb ik meer overzicht, voel ik me kalmer en ben ik productiever. Dit maakt alle andere zaken makkelijker.

Stel jezelf deze vraag ook eens. Welke taken leggen de fundering voor andere taken?

2. Wat is urgent én belangrijk?

Veel dingen zijn urgent, maar dat maakt ze niet belangrijk. Prima dat sommige mensen het liefst binnen een uur antwoord willen, maar dat maakt het niet plotseling mijn prioriteit.

Maar sommige dingen zijn urgent én belangrijk. Zoals mijn gratis wekelijkse nieuwsbrief klaarzetten. Dat is belangrijk voor mij en veel van mijn lezers – dus dat krijgt automatisch voorrang.

3. Wat zegt mijn hart?

Veel projecten start ik op omdat ik vind dat ik dit zou moeten doen. Ze zijn vaak best belangrijk en strategisch – maar ik vind ze verschrikkelijk saai.

Denk aan het optimaliseren van de website of het inrichten van de promotie van mijn cursussen.

De oplossing? Ik zoek eerst uit of ik het project kan schrappen of automatiseren (vaak kan dat). En als ik écht vind dat het moet gebeuren, schakel ik iemand in die het wél leuk vindt om te doen.

Als ik teveel werk moet doen waar ik geen zin in heb, word ik steeds minder productief. Bovendien loop ik kansen mis op andere gebieden. Want die tijd en energie had ik ook kunnen gebruiken voor taken die me wél goed liggen. Zoals schrijven en belachelijke Instagram Reels maken.

4. Haal het meervoud uit prioriteiten

Hoe meer prioriteiten je hebt, des te minder prioriteit je eraan kunt geven. Je kunt je tijd, aandacht, energie en geld niet blijven uitsmeren over steeds meer bezigheden. Op een bepaald moment smeer je zo dun dat het geen zin meer heeft.

Daar kwam ik achter toen ik mijn takenbeheer versimpelde. Ik realiseerde me dat ik allerlei prioriteiten had in allerlei categorieën. Toen ik die categorieën versimpelde, besefte ik ineens dat ik véél teveel projecten had lopen.

Hoe minder je tegelijkertijd probeert te doen, des te sneller je vooruit komt.

Daarom geef ik mezelf nu één focus per maand en werk ik met 1-2 projecten per week die me vooruit helpen richting dit doel. Het is soms lastig omdat ik hiermee heel bewust besluit dat bepaalde projecten voorlopig niet voltooid zullen worden.

Maar het is niet anders.

Als ik alles wil doen gebeurt er niets. Dus dan maar een duidelijke keuze maken voor datgene dat ik als eerste wil afronden. Geduld is een schone zaak, zullen we maar zeggen.

Bovendien: het maakt mijn leven een stuk simpeler én ik behaal mijn doelen uiteindelijk sneller.

Best fijn.

soChicken Gelukstest

Hoe zit jij in je vel? Doe de gelukstest!

Ontdek hoe goed jij in je vel zit. Deze gratis test vertelt je in 2 minuten hoe gelukkig jij bent en welke stappen je kunt zetten om je leven leuker te maken.

Start de test