“It is not enough to be busy. So are the ants.
The question is: What are we busy about?”

Henry David Thoreau

Een te volle agenda en het gevoel dat je constant tekort schiet

We ontwaken allemaal in een dag met zo’n 16-17 uur beschikbare tijd. In die tijd moet je ook nog eten, douchen, opfrissen, omkleden, reizen, je woonruimte leefbaar houden en meerdere malen het toilet bezoeken.

We kunnen onze tijd nog zo efficiënt indelen (niet ontbijten, 30 seconden douchen, je plas langer ophouden en rondlopen in een onesie) – uiteindelijk lopen we allemaal tegen dezelfde beperking aan: we kunnen een heleboel dingen gewoon niet doen.

We moeten keuzes maken. En als de keuzes die je momenteel maakt leiden tot het gevoel dat je constant tekort schiet – tot een veel te volle agenda – dan is het misschien tijd om andere keuzes te maken.

Wat kun je doen tegen een te volle agenda? Dit zijn mijn tips.

1. Besef dat je simpelweg teveel dingen wilt

Je hebt een probleem. Het is een herkenbaar probleem, ik worstel er ook mee. En het is een probleem dat waarschijnlijk voortkomt uit een hele mooie eigenschap: je bent enthousiast.

Je wilt zoveel doen omdat je overal kansen en mogelijkheden ziet om het leven beter te maken voor jezelf en de mensen om je heen.

Fijn, goed – heel mooi. Maar ook mooie eigenschappen zijn als chocolade, slagroom en gesmolten kaas: je hebt er al snel teveel van.

En ik weet hoe je je voelt. Je denkt bij jezelf: het gaat er niet om dat ik teveel wil, ik moet gewoon een beter systeem ontwikkelen zodat ik wél alles kan doen.

En weet je – misschien is dit waar. Misschien zijn er stappen die je kunt zetten om je week effectiever te plannen en zo meer gedaan te krijgen met minder stress. Maar weet je wat? Zodra je bandbreedte toeneemt vul je hem waarschijnlijk direct weer op. En dan zit je gewoon in hetzelfde schuitje.

Werk gerust om je systeem te verbeteren. Maar werk tegelijkertijd ook aan de manier waarop je het systeem gebruikt. Want hoe slim je ook werkt, je krijgt nog steeds dezelfde hoeveelheid tijd per dag.

2. Onderzoek wat je echt kunt schrappen

Als je een te volle agenda hebt dan doe je waarschijnlijk een heleboel overbodige dingen. Wat zijn overbodige dingen? Bezigheden die je beschouwt als essentieel, terwijl ze in werkelijkheid meer vallen in de categorie ’dit zou leuk zijn om te doen.’

En voel je niet slecht, mijn leven loopt ook over van zulke bezigheden. Het zijn de zaken die in werkelijkheid niet zo heel belangrijk zijn maar in de praktijk alle aandacht en tijd opslokken.

Wat voor dingen?

  • Werken om nóg succesvoller te worden terwijl je al behoorlijk succesvol bent.
  • Nog een project erbij pakken omdat je collega’s dan tegen je op kijken.
  • Een uitgebreid feest organiseren terwijl je er eigenlijk helemaal geen tijd voor hebt.
  • Proberen allerlei mensen te helpen waardoor je kinderen ondertussen niet de aandacht krijgt die ze verdienen.
  • Je kapot werken om meer te verdienen, terwijl je nu al prima rond kunt komen.

Er zijn maar een paar dingen in het leven echt belangrijk. Zaken als je gezin, familie, vrienden en je gezondheid. Je geluksniveau en je persoonlijke groei. De rest is allemaal leuk voor erbij en is in werkelijkheid niet zo belangrijk als je jezelf wijsmaakt.

Het zijn zaken die je helpen bij je status, je populariteit en je zelfbeeld. Maar als die zaken je overweldigen, dan zijn het vaak je relaties, je geluksniveau en je gezondheid die eronder lijden. De belangrijkste dingen.

Denk eens mee met dit scenario wat ik oppikte uit een van mijn favoriete boeken, Een werkweek van 4 uur:

Je komt bij de dokter met een ernstige hartaandoening. De dokter zegt dat je vanaf nu nog maar 2 uur per dag mag werken, anders ga je dood. Met welke bezigheden zou je deze 2 uur vullen?

Door deze vraag voor jezelf te beantwoorden kom je snel tot de kern. Deze bezigheden zijn essentieel voor jou.

3. Onderzoek de achterliggende redenen

Nog een manier om dieper te gaan is door uit te zoeken wat de achterliggende reden is voor je keuzes. Veel dingen die we willen doen komen in onze agenda vanwege angst.

De angst om de boot te missen, om gezien te worden als lui. Het gevoel dat we niet goed genoeg zijn en dat we onszelf moeten bewijzen. De angst voor een inherent onzekere toekomst waardoor we extra grip en controle verlangen.

De angst om een slechte moeder of vader te zijn, waardoor je allerlei uitstapjes inplant. De angst om achter te lopen waardoor je steeds meer hooi op je vork neemt.

Welke activiteiten onderneem jij vanuit angst? Wat is je echte motivatie achter deze taken? Het is interessant om hier goed naar te kijken, omdat je je te volle agenda mogelijk kunt wegnemen door te werken aan deze angsten.

Er is niets inherent goed aan een druk leven, net zoals er niets inherent slecht is aan een rustig en kalm leven. Dit zijn verhalen die we onszelf vertellen, verhalen die ons hele leven kunnen bepalen.

Vraag je af: ”Hoe ziet mijn ideale leven eruit?”

Want als we heel diep in ons hart kijken zien we vaak dat we onze agenda’s vol plannen zodat we in de toekomst eindelijk rust kunnen ervaren. En in alle drukte zien we over het hoofd dat deze strategie zelden werkt.

Drukte veroorzaakt meestal meer drukte – je leven wordt niet plotseling kalm door je agenda voller te stoppen. Want je zult nooit alle taken afronden. Als je gewend bent om je agenda vol te plannen uit angst en een drang naar controle, dan zul je dat blijven doen totdat je deze obstakels in jezelf overwint.

En die zaken overwin je alleen door rust te nemen. Misschien kun je daar eens tijd voor inplannen.

4. Vergroot je slagkracht

Oké – dus dat is de psychologische kant. Wat kun je nog meer doen? Simpel: je kunt de knelpunten onderzoeken en ze oplossen op nieuwe manieren.

Sinds ik veeleisende taken – zoals vragen beantwoorden in het Servicenest, techniek en administratie – uitbesteed is mijn leven daadwerkelijk een stuk rustiger geworden. Ik werk minder en ik verricht vooral werk wat ik leuk vind om te doen.

Soms zijn er momenten dat ik niets te doen heb, maar dat mijn werk wel wordt verricht. Dat is de magie van slimme optimalisatie. Dit werkt in vier stappen:

  1. Schrap de zaken die overbodig zijn zoveel mogelijk. Want taken die er niet zijn hoef je niet te optimaliseren. Dit scheelt tijd, geld en energie.
  2. Optimaliseer de zaken die overblijven zoveel mogelijk. Hoe minder tijd en energie een taak kost, des te effectiever je wordt en des te meer je kunt doen. Ik gebruik checklists en slimme workflows om taken sneller te verrichten. Je kunt hier ook denken aan investeren in beter gereedschap (een goede laptop, een effectieve keukenmachine, etc.) zodat je je taken sneller kunt verrichten.
  3. Automatiseer taken waar mogelijk. Als een geautomatiseerd systeem het werk kan verrichten hoef jij het niet te doen en hoef je er niemand voor in te huren. Zo kun je veel tijd én geld besparen, en toch veel voor elkaar krijgen. De robotstofzuiger is inmiddels een klassiek voorbeeld. Maar subtielere automatiseringen zijn bijvoorbeeld een automatisch gekoppelde boekhouding, terugkerende afspraken of taken in je agenda, automatische incasso’s instellen, automatisch sparen, strategische smart home apparaten en andere strategische aanpassingen. Ik ben een beetje een nerd, dus ik haal hier veel plezier uit. Maar kleine, slimme automatiseringen kunnen werken voor iedereen.
  4. Besteed je geoptimaliseerde taken uit waar het loont. Nadat ik het Servicenest had gestroomlijnd heb ik deze taak uitbesteed. Door eerst te optimaliseren bespaar ik veel geld, want hierdoor kost het ook een ander minder tijd. Wanneer je bijvoorbeeld een huishoudhulp inschakelt bespaar je veel geld als je eerst je huis minimaliseert en nadenkt over een efficiënte huishoud workflow.

Schrap, versimpel, automatiseer of besteed het uit. Dit helpt je om meer betekenisvolle zaken gedaan te krijgen in minder tijd.

5. Bouw speelruimte in

We weten allemaal hoe dit werkt, ik weet dat ik hier regelmatig in trap. Het leven loopt lekker. Je voelt je blij, energiek en ontzettend enthousiast. Het leven lacht je toe. Dus wat doe je? Je pakt allerlei projecten op waar je onwijs blij van wordt.

Je biedt je hulp aan, je sluit je aan bij een vereniging, je pakt een nieuwe sport op, je neemt een nieuwe verantwoordelijkheid op je, je besluit de slaapkamer te verbouwen.

Allemaal leuk. Je voelt je sterk, je bent effectief – je hebt alles onder controle.

En dan begint het tij te keren. Je wordt verkouden, je krijgt ruzie met iemand, de maandelijkste periode komt eraan of je hebt een paar slechte nachten. En ineens blijkt dat al die projecten je ver boven de pet gaan.

Je hebt moeite om alle ballen hoog te houden. En dat is niet zo vreemd. Als je je agenda steeds vult tot 99% van je capaciteit dan krijg je problemen wanneer je capaciteit met 10% afneemt.

Om mezelf te redden uit deze cyclus van blijdschap en drama bouw ik daarom speelruimte in. Ik ga er altijd vanuit dat ik minder kan doen dan mijn gevoel zegt.

Duurt een taak waarschijnlijk een uur? Dan plan ik er 1,5 uur voor in. Kost een project een week? Dan trek ik er twee weken voor uit. Voel ik me nu sociaal en energiek? Dan houd ik toch een paar avonden vrij volgende week, voor het geval dit verandert.

Ik doe ook mijn best om bijvoorbeeld vooruit te werken, zodat ik een buffer achter de hand heb op momenten dat het even minder goed gaat.

In de praktijk betekent dit twee hele fijne dingen:

  1. Als zaken langer duren dan gedacht, dan heb ik de ruimte om dit op te vangen. Hierdoor voel ik me toch goed en succesvol.
  2. Als zaken korter duren dan gedacht, heb ik extra tijd om te besteden aan andere zaken. Ik kan iets meer ontspannen (altijd fijn), of gewoon meer nuttige dingen doen (ook fijn).

Speelruimte voorkomt haast, stress en ellende. Het betekent dat mijn planning meewerkt met het feit dat ik een mens ben en geen machine. Wil je meer lezen over de kracht van speelruimte in je leven?

Lees: 5 manieren waarop speelruimte mijn leven beter maakt

Tips om slimmer met je tijd om te gaan

Wil je meer inspiratie om beter met je tijd om te gaan zodat je meer gedaan kunt krijgen met minder moeite?

Lees dan ook mijn eerdere artikelen:

Ontvang gratis tips om je leven leuker te maken!

Maak elke week steeds leuker met mijn gezellige maandagmorgen nieuwsbrief! Ruim 140.000 mensen gingen je voor! 😁

Goed om te weten
Je ontvangt elke maandagochtend versgelegde inspiratie en af en toe een extra update. Je kunt je altijd uitschrijven. Door op de knop te drukken ga je ermee akkoord dat we je gegevens met zorg en liefde verwerken volgens onze privacyverklaring. 💛